Если оборудование по транспортировке грузов управляется с автотранспортного средства работниками склада, водителю, ответственному за экспедирование грузов, следует строго контролировать перемещение товаров и следить за тем, чтобы на склад отгружался только тот товар, который для него предназначен.
Работа по разгрузке товара является первой в последовательности работ по приёмке товаров, заканчивающихся размещением товаров на складе для последующего хранения. Осуществление ряда последовательных операций от приёма товара до его передвижения к месту хранения на складе напоминает работу конвейера.
Для выгрузки товаров применяют различные типы подъёмно-транспортного оборудования: конвейеры, электропогрузчики, транспортёры, средства малой механизации. Товары в различной таре (мешках, кипах, ящиках) по транспортёру перемещают из машины и укладывают на освобождённом для разгрузки пространстве.
Товар по мере отгрузки должен проверяться. Однако, операцию распаковки осуществляют для проверки качества полученного товара. Иногда в таре находятся по разному упакованные товары, в этом случае также требуется распаковка. Товар в упаковке предприятия-производителя обычно не проверяется, исключение составляют только случаи обнаружения какого-либо повреждения тары.
Затоваренные контейнеры освобождаются от товара, который затем перемещается в места, отведённые для его хранения.
Качественная проверка товара способствует лучшей организации хранения, учёта и последующего отпуска товара со склада.
Распаковка позволяет организовать упорядоченное складирование товаров на складе и сокращает время вьшолнения заказов потребителей.
Большое скопление грузов на неотгруженных товарных платформах не позволяет осуществлять проверку товара. В случае большого скопления товара, необходимо, как можно быстрее, разгрузить товарную платформу без проверки товара, соблюдая при этом идентификацию отдельных грузов. Во избежание неразберихи и смешения грузов следует выделить в пределах выделенного отгружаемого пространства для каждого груза специальное место.
Методы проверки товара
Сущность этой операции заключается в проверке соответствия фактически полученного товара заказу оптовой организации на закупку товара. Такая проверка имеет целью идентифицировать отгруженный товар, определить его количество и качество и сравнить полученные в результате проверки данные с заказом на поставку.
В практике при проверке товара используют следующие методы:
· проверка товаров по накладной;
· метод слепой проверки;
· метод неполной слепой проверки.
Метод проверки по накладной.
Поставщик, как правило, перед отгрузкой товара посылает покупателю (предприятию оптовой торговли) копию своей накладной для того, чтобы грузополучатель мог сравнить полученные товары по накладной с заказом на поставку товаров. Торговый агент, ответственный за осуществление закупки, пересылает затем накладную на склад для последующего использования при приёмке товара. По завершении приёмки товара накладная подписывается работником, осуществляющим приём груза, и возвращается вместе с копией грузовой накладной агенту по закупкам. Агент по закупкам проверяет грузовую накладную и направляет её в бухгалтерию для оплаты. При приёмке при обнаружении работником склада каких-либо расхождений в наименовании или количестве полученных товаров с данными накладной, следует немедленно вновь пересчитать товар до отправки его на складское хранение. Этот метод имеет существенный недостаток, который состоит в том, что работники, ответственные за прием товара, могут в момент проверки проявить халатность и слепо довериться данным накладной поставщика. Не осуществив фактической проверки товара, они могут засвидетельствовать правильность накладной. Другой недостаток состоит в том, что накладная может разорваться, испортиться при пересылке и стать нечитабельной. Метод проверки по накладной менее точный по сравнению с другими методами, но более быстрый. В случае утери или отсутствия накладной поставщики пользуются методом слепой проверки.
Метод слепой проверки.
Этот метод не требует наличия накладной. Работники склада идентифицируют товар и определяют его количество по этикеткам и надписям на упаковочной таре. Когда товар после разгрузки поступает для проверки в освобождённую зону, ответственный за приёмку товаров работник выполняет все необходимые операции по их проверке, а затем составляет отчёт о приёме товара, в который заносит все полученные в результате проверки данные. По завершении проверки отчёт (акт) о приёме пересылается агенту по закупкам, который сравнивает его с накладной поставщика и заказом на закупку. Проверка завершается передвижением товаров на склад для хранения.
Компании, в которых практикуется составление отчёта при приёмке товара, для улучшения учёта товаров прибегают к способу, при котором в обращении находятся несколько экземпляров отчёта о приёмке товаров. 4 экземпляра отчёта считаются минимальным количеством. На складе в отделе (секции) приёмки товаров готовится отчёт о приёмке товара в 4-х экземплярах, 3 из которых затем направляются вместе с товаром в отдел хранения, а один экземпляр поступает в отдел учёта товаров.
В отделе хранения товар вновь проверяется по отчёту и в случае полного соответствия, два экземпляра отчёта индоссируются. Первый экземпляр возвращается в отдел приема склада для формирования дела, а другой экземпляр отправляется в отдел учёта. Третий экземпляр остаётся в отделе хранения для ведения делопроизводства.
Отдел учёта получает таким образом 2 экземпляра отчёта. Один экземпляр приходит из отдела приёма, другой — из отдела хранения. Эти два экземпляра проверяются на соответствие, после чего полученный товар ставится на учёт. Один экземпляр отчёта отправляется агенту по закупкам, другой - сохраняется в отделе учета для формирования отчётных документов.
Метод неполной слепой проверки.
Неполная слепая проверка представляет собой комбинацию первых двух методов и использует специальные накладные, идентифицирующие товары, но не указывающие их количества. Когда товар идентифицирован и подсчитан, отвечающий за приём товара работник, в пустой графе накладной против каждого наименования товара указывает его фактическое количество. Такую форму накладной грузополучатель вправе потребовать от поставщика. Недостатки этого метода состоят в том, что его применение занимает много времени и задерживает операцию проверки. Этот метод точнее первого, но медленнее. С другой стороны, этот метод быстрее второго, но менее точный.
В практике складов принято бункеры активной зоны хранения пополнять запасами из резервных зон, а резервные зоны наполнять новыми товарами по мере их поступления. При таком порядке осуществляется расходование запасов в порядке их прихода на склад. Для каждого наименования товара устанавливается определённая зона хранения. Товар перемещается в выделенную зону и укладывается в штабели, стеллажи, либо размещается в специально отведённом в бункере месте. Контролёр отдела приёма должен вести схему размещения товаров на складе.
Работники склада при комплектовании заказов потребителей должны хорошо знать точное место хранения каждого наименования товара. Для облегчения поиска товаров на складе применяется индивидуальная маркировка контейнеров или стеллажей, заводятся специальные карточки учёта однородного товара, хранящегося в разных местах. Движение товара к выделенным зонам не должно представлять неупорядоченное передвижение грузов, а быть хорошо подготовленной и организованной операцией. Управляющий склада несёт материальную ответственность за каждый имеющийся в наличии товар и обязан знать ассортимент и общее количество находящихся на хранении товаров.
Документы, необходимые для приемки товара
Для контроля и учёта товарных потоков, проходящих через отдел приёма, используют самые разнообразные формы документов. В них фиксируются все действия по приёму товаров, начиная с их разгрузки и кончая размещением на складе.
Наличие таких документов обеспечивает детальное документирование всей деятельности по приёму товаров. Документы этой группы имеют учётное значение и входят, как составная часть, в общие учётные документы оптового предприятия. Главное назначение этих документов состоит в том, чтобы обеспечить тщательный учёт всех товаров, поступающих на склад.
Правильное безошибочное оформление документов имеет особо важное значение для приёмки товаров. Ошибки в составлении и оформлении документов при приёмке товаров отрицательно сказываются на всех дальнейших операциях технологического процесса складской обработки товаров.
Ниже приводятся наиболее часто используемые документы:
· упаковочный лист;
· коносамент;
· транспортная накладная;
· грузовая накладная;
· журнал регистрации приёма товаров;
· квитанция о приёме товаров;
· журнал регистрации приёма возвращённых товаров;
· справка, санкционирующая прием возвращённых товаров;
· накладная;
· заказ на закупку товара.
Определение места хранения товаров и перемещение их для хранения
Каждый товар после завершения его приёмки и проверки следует немедленно поместить в отведённое ему на складе место. Для перемещения товара на хранение требуется:
· решить вопрос о том, какое количество товара разместить в активной складской зоне и какое – в резервной;
· определить необходимые для размещения товара размеры активного и резервного складского пространства;
· распределить товары по маркировке;
· определить место хранения товара;
· переместить товар к отведённому на складе месту.