Управляющий должен предоставлять торговым агентам фирмы и потребителям необходимую информацию о существующих транспортных тарифах и расценках. Ознакомление с такой информацией оказывает большую помощь торговым агентам при определении будущего товарного ассортимента.
Доставку строго контролируемых товаров (наркотики, огнестрельное оружие и др.) управляющий транспортным отделом может организовать при помощи уведомительной почты или коммерческих служб почтовых отправлений.
В обязанности управляющего складом или контролёра по отгрузке товаров входит ведение документации, связанной с осуществлением транспортных перевозок грузов.
В каждой компании принята собственная система документирования. Одни документы ведутся постоянно, другие — временно. Анализ документации, связанной с авариями и несчастными случаями при доставке грузов, позволяет выявить необходимость изменения системы подготовки водителей или условий страхования грузов. Анализ документов позволяет также осуществлять изменения в уровне обслуживания потребителей, маршрутах движения транспорта, более эффективно планировать использование новых видов транспортных средств. Документы могут использоваться для сравнения транспортных расходов при различных способах доставки грузов.
По каждой единице транспортного средства или оборудования ведется специальная карточка. В ней отражаются данные по эксплуатации транспортного средства или оборудования с момента его приобретения до замены или последующей продажи. Эти карточки снабжают контролёра необходимой информацией для оценки использования того или иного вида транспорта.
Путевой лист готовится в момент отгрузки товаров и выдаётся водителю с целью оказания ему помощи при следовании по маршруту. В нем указываются адреса потребителей, обслуживание которых осуществляется в пределах данного маршрута. В путевой лист могут включаться также потребители, которым требуется оказать другие виды услуг. В путевом листе отражается количество грузовых мест, принадлежащих конкретному заказу. Он может содержать также
информацию о форме оплаты товара.
Доставка грузов потребителю
Доставка грузов осуществляется водителем по намеченному маршруту. Водитель может получить от контролёра дополнительные указания об остановке в определённом пункте маршрута для принятия от заказчика товара обратно на склад. Указания о подобного рода остановках и всяких отклонениях в маршруте, не связанных с прямой доставкой заказов потребителям, уполномочены давать водителю управляющий складом или контролёр, ответственный за отгрузку товаров.
Водитель должен чётко следовать по намеченному маршруту. При правильном соблюдении расписания движения, контролёру легко определить местонахождение водителя и дать специальные указания при изменениях в маршруте. Если водитель по каким-либо причинам не укладывается в расписание, ему необходимо при очередной остановке сообщить контролёру о возникших затруднениях.
При доставке товара водитель должен убедиться в принадлежности заказа данному потребителю.
Системы доставки грузов.
Некоторые оптовые компании при доставке грузов -пользуются услугами коммерческих транспортных агентств. Другие обязуют своих заказчиков вывозить товары собственным автотранспортом. Третьи используют только государственную систему почтового обслуживания или коммерческие службы доставки. Однако, большинство компаний при доставке грузов пользуются собственным или арендованным парком автотранспортных средств. Практика показывает, что организация собственной системы доставки значительно выгоднее, чем пользование услугами коммерческих транспортных агентств.
Оптовая компания может принять одну из вышеуказанных систем доставки грузов. Избранная система доставки зависит от многих факторов, главным из которых является удовлетворение постоянно меняющихся потребностей товарополучателей. Следует также иметь ввиду, что при доставке грузов на большие расстояния выгоднее пользоваться услугами коммерческих транспортных агентств. Сравнение затрат при использовании различных систем доставки позволяет сделать наиболее экономичный выбор.
Всё возрастающая конкуренция заставляет оптовые компании постоянно совершенствовать методы обслуживания потребителей. Услуги коммерческих транспортных агентств, как правило, не удовлетворяют в полной мере потребность оптовика и потребителя.
Для доставки грузов на большие расстояния можно прибегнуть к помощи грузовых экспресс-служб. Эту же систему доставки можно использовать при доставке грузов от производителей. Понятие обслуживаемой территории является весьма относительным. Локальная поставка может быть лимитирована конкретным географическим районом или определённым радиусом расстояния от склада. В одних случаях территория обслуживания может быть сравнительно небольшой, в других простираться на многие сотни миль.
Обычно стоимость транспортных расходов включается в общую стоимость товаров. В последнее время в работе некоторых компаний наметилась тенденция, при которой за товар и транспортные расходы производится отдельный расчет. Компания может установить основную зону обслуживания, охватывающую относительно небольшую территорию, и осуществлять бесплатное обслуживание постоянных клиентов исключительно в пределах этой территории. Стоимость транспортных перевозок зависит также от типа и массы груза.
Стоимость транспортных перевозок, взимаемая с потребителей, должна покрывать прямые затраты на организацию и содержание принятой системы доставки. Некоторые компании разбивают общую стоимость содержания системы доставки на части, включая одну часть затрат в транспортные расходы, а другую — непосредственно в стоимость товара. Многие компании предпочитают не прибегать к услугам арендованного транспорта и, таким образом, избегают расходов по ремонту не принадлежащих им транспортных средств. При доставке грузов на большие расстояния и невозможности использования метода доставки "от порта — к порту" можно воспользоваться методом доставки груза коммерческим транспортным агентством непосредственно к его терминалам. При таком методе обслуживания предприятие оптовой торговли доставляет груз со своего склада к терминалу перевозчика. Перевозчик доставляет груз к своему другому терминалу, откуда он забирается потребителем.
При разработке маршрутов доставки грузов следует учитывать:
· специфику географической зоны, в пределах которой осуществляется обслуживание;
· расположение потребителей в пределах обслуживаемой
зоны;
· возможности использования транспортных средств и
средств связи;
· возможности использования трудовых ресурсов и
подъёмно-транспортного оборудования по перемещению
грузов.
Учёт этих факторов позволяет установить уровень обслуживания и организовать систему доставки с использованием имеющихся ресурсов. Расширение зоны обслуживания может потребовать необходимости увеличения людских, транспортных и других ресурсов. Отсутствие необходимых ресурсов ведет к снижению уровня обслуживания.
Зоны обслуживания, как правило, организуются вдоль крупных транспортных магистралей близ населённых пунктов или промышленных районов. Зоны обслуживания могут совпадать с принятым административно-территориальным делением. Размер зоны зависит как от количества обслуживаемых потребителей, так и предполагаемого расширения масштабов деятельности в данной зоне.
Таким образом, предприятие оптовой торговли является целым циклом сменяющих друг друга операций. Операции начинаются с определения поставщиков и получения от них продукции. А дальше идет набор сложных, четко спланированных действий: приемка товара, распределение по складу, определение мест хранения, составление и подписание документов.
Следующим этапом необходимо сбыть эту продукцию. Происходит процесс поиска покупателей, сбор заказов, отправка товара, составление схемы маршрута и другое. Торгово – технологический процесс складского оптового предприятия очень многообразен и требует предварительного планирования любого последующего шага.
2. Торгово–технологический процесс на примере оптового предприятия
2.1 Общая характеристика предприятия
ИП Глушков – предприятие складской оптовой торговли, занимающееся в основном бакалейной продукцией.
Предприятие расположено в центре города, не далеко от парка Пушкина, по адресу: ул. Кирова, 130. Для удобства управления и непрерывного отслеживания технологического процесса, складское и административное помещения находятся на одной территории.
Режим работы предприятия: с 8 утра до 17 вечера. Данный график работы обоснован тем, что поставщики и покупатели находятся в разных частях России, с различными часовыми поясами. Поэтому, для удобства клиентов, предприятие начинает работать с 8 часов утра, в то время когда, например, в Кемеровской области уже 10 часов. Такой график работы позволяет поставщикам и покупателям подавать заявки и разрешать интересующие их вопросы в удобное для них время.
Ассортимент предприятия.
Ассортимент очень разнообразен и многогранен. Одной из видов продукции представлен сахар различной фасовки:
· Сахар-рафинад (прессованный быстрорастворимый) массой: 400г, 500г, 800г, 1000г;
· Сахар-рафинад "Премиум" (прессованный быстрорастворимый) массой: 500г, 1000г;
· Сахар-рафинад "Сундук" (прессованный быстрорастворимый) массой:1000г;
· Сахар-рафинад "Возьми с собой" (прессованный быстрорастворимый) массой: 280г;
· Сахар-рафинад "Казино" (фигурный быстрорастворимый) массой: 400г;