Организационные назначения в проекте связаны с матрицей ответственных исполнителей или матрицей назначений.
Этап завершения проекта состоит из задач приема-передачи результатов и открытия.
1.6.3. Календарное планирование.
Календарное планирование — выбор и назначение способов реализации программы или установления последовательности работ таким образом, чтобы ключевые даты и цели проекта были достигнутые. Календарное планирование включает в себя идентификацию и определение фаз, стадий, контрольных дат выполнения проекта, потребностей в ресурсах и их наличия, последовательности работ и внутренних связей, ограничений времени, внешних и внутренних ограничений.
Управление проектами использует специальную технику календарного планирования, например графики Гантта или линейные графики, метод критического пути, планирование ресурсов, определение точек контроля состояния проекта.
Основными задачами планирования являються:
• детализация пакетов работ;
• составление расписания работ проекта;
• определение продолжительности работ;
• фиксация календарных дат для работ проекта;
• оптимизация и согласование расписания работ, обновление графика выполнения
работ проекта на основе данных о затратах денег, снабжение материалами, оборудование, а также использования ресурсов.
Сетевая диаграмма является обязательным инструментом для планирования сложных проектов. Она обеспечивает визуальное представление того, как происходит выполнения работ проекта. Для очень простых проектов достаточно графика Гантта, чтобы показать, когда работы начинаются и заканчиваются.
1.6.4.Ресурсное планирование.
Ресурсы включают в себя персонал проекта, оснащение, материалы и средства, необходимые для выполнения работ, пакетов работ или под проектов.
Планирование ресурсов предусматривает определение видов и объемов необходимых ресурсов и оптимизацию календарного плана с учетом всех ресурсов, которые поставляются.
Для определения объемов ресурсов, необходимых для выполнения части или всего проекта, могут быть использованы несколько методов их оценивания:
• аналитическое оценивание (то есть функционально-стоимостный анализ, сравнения
базы данных о потребностях в ресурсах с контрольными значениями);
• экспертный просмотр (единичный или групповой);
• калькуляция затрат (касается промышленных проектов).
Оценивание обычно начинается из определения необходимых ресурсов по их видам. Потом эти данные используются для расчета бюджета проекта и потока денег с использованием таблицы затрат ресурсов или таблицы реальной стоимости ресурсов.
Для идентификации списка ресурсов нужна оценка наличия их во времени, их квалификации (возможности использования для выполнения специфических работ), а также общей ситуации (их общего дефицита).
При календарном планировании все ресурсы связаны с определенными работами и ограничены продолжительностью проекта. Для уточнения сроков выполнения работ и потребляемых ресурсов нужно выполнить «сглаживание» (калибрование) ресурсов с учетом приоритетов разных работ. При этом минимизируются резервы времени, или продолжительность проекта, потери от ошибок или конфликтов в случае критической ситуации в проекте.
1.6.5.Управление затратами.
Механизм реализации функций системы управленческого контроля затрат.
Механизм реализации функций управленческого контроля можно представить в виде трех основных блоков:
- организационная структура осуществления управленческого контроля;
- мотивационные аспекты управленческого контроля;
- информационные потоки в системе управленческого контроля.
Система управленческого контроля функционирует в рамках существующей организационной структуры предприятия. Выделяют следующие основные типы организационных структур:
- линейно-функциональная;
- дивизиональная;
- матричная.
Чаще всего на практике встречается линейно-функциональная организационная структура. В рамках такой структуры линейные подразделения занимаются основной деятельностью по выпуску продукции, а специализированные функциональные подразделения оказывают услуги основным.
В линейно-функциональной структуре управленческий контроль осуществляется «по вертикали»: вышестоящий менеджер контролирует деятельность нижестоящего менеджера. Такая система характеризуется высокой степенью централизации управления и контроля всех сторон деятельности предприятия .
В рамках дивизиональной структуры менеджер дивизиона осуществляет контроль текущей деятельности своего дивизиона, и прежде всего – контроль выручки, затрат, прибыли. Центральный аппарат контролирует лишь основные показатели деятельности дивизиона, прежде всего – прибыль и рентабельность капиталовложений. Кроме того, централизованным остается контроль выполнения стратегических решений и проведения единой политики в рамках организации.
В рамках матричной структуры функциональные отделы – это центры затрат, а проекты – центры инвестиций. Соответственно, менеджеры функциональных отделов осуществляют контроль качества выполняемых работ, контроль эффективности использования ресурсов, а также контроль затрат своих отделов.
Менеджеры проектов координируют работу различных отделов, контролируют сроки их выполнения, а также выручку, затраты и прибыль по проекту. Руководство предприятия контролирует деятельность функциональных отделов путем анализа отчетов о проделанной работе и сравнения запланированных затрат с фактическими. Работу менеджеров проектов контролируют при помощи показателей прибыли и рентабельности капиталовложений.
Для создания эффективной системы управленческого контроля затрат помимо организационной структуры необходимо учитывать и психологические аспекты, прежде всего – мотивацию. Мотивация – это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность на достижение определенных целей. Сформулируем ряд рекомендаций по построению системы эффективного управленческого контроля с учетом мотивационных факторов. Затраты в данном проекте распределялись на основании начисления з/п рабочем из учета почасовой оплаты труда.
1.6.6.Методы анализа плана.
Изменение вероятностных оценок длительности работ требует от менеджера проекта и его команды решения следующих задач:
- определение оптимистичной оценки, которая предлагается менеджером и подчеркивает, что все идет по плану;
- определение наиболее вероятной оценки, которая большинство людей считают реалистической;
- определение пессимистической оценки, которую предлагают в худшем случае;
- усреднение трех оценок, используя взвешенную формулу.
Процесс планирования содержит большое количество проверок и балансирование для обеспечения того, что результирующий календарный план будет полным и по возможности точным.
Оценка продолжительности работ является другой точкой, в которой могут быть открыты необходимые изменения работ проекта, и начальный список работ должен быть скорректирован для отображения этих изменений.
Корректирования списка работ требует от менеджера проекта и его команды решения следующих задач:
- определение прибавлений, изменений или удалений в начальный список работ;
- корректирования списка работ и его распределение между членами команды.
анализом по методу PERT (Program, Evaluation, andReviewTechnique) называют процесс оценки возможных результатов на основании трех сценариев: наилучшего, ожидаемого и наилучшего. Возможными результатами могут быть длительность задачи либо ее даты начала или окончания.
Метод PERT (метод оценки и анализа программ) – одна из разновидностей систем сетевого планирования и управления, основанная на использовании понятия критического пути. В отличие от других аналогичных методов, применяется для организации самых сложных систем, таких как проекты, где нет основы для получения точных оценок времени, необходимого для выполнения каждой работы, и что только оценивает вероятности. В системе PERT используются три основные переменные: время, ресурсы, этапы выполнения. Такую систему называют PERT-time. В случае, когда заданием метода является снижение затрат на выполнение проекта, применяется вариант PERT-cost, который включает еще и переменную «затраты». Метод построения и анализа сетевых моделей, которые ориентированы на события и используют вероятностные оценки длительности работ, приобретя распространение в исследовательских проектах.
Критический путь – последовательность взаимосвязанных критических работ, которые определяют общую продолжительность проекта, путь в сетевой модели, длительность которого равняется критической. Работы, лежащие на критическом пути, называются критическими работами. Как правило, критические работы составляют небольшую часть всех работ сетевой модели, но сами они определяют длительность выполнения комплекса в целом.
Метод критического пути используется для определения длительности и сроков выполнения работ. Устанавливает последовательность событий и работ проекта, которая является наиболее критической с точки зрения времени, то есть наиболее длительную последовательность работ проекта.
1.6.7.Методы отслеживания
Выбор способа отслеживания зависит от следующих параметров.
Размер проекта. Если проект невелик и состоит из небольшого количества задач, можно отслеживать ход выполнения этих задач вручную. Если проект состоит из 25-30 задач, для отслеживания хода выполнения целесообразно воспользоваться средствами Microsoft Project.
Доступные средства отслеживания. Сервер Microsoft Project Server позволяет отслеживать ход выполнения с помощью интрасети организации. Система электронной почты дает возможность эффективного сбора сведений о состоянии задач и включения их в план проекта. Можно также обновлять сведения о задачах и назначениях вручную.