После поступления нефтепродуктов на АЗС оператор вносит поступление нефтепродуктов в программу учета реализации, делает запись в журнале поступления нефтепродуктов, занося в него информацию о недостачах или излишках поступившего топлива.
В процессе реализации в компьютерно-кассовой системе регистрируются все операции по реализации топлива и масел за наличный расчет и по электронным картам, осуществляется оприходование нефтепродуктов и контролируются остатки топлива по резервуарам и сопутствующие товары. При закрытии смены распечатываются сменные отчеты по реализации топлива, сопутствующих товаров и остаткам топлива по резервуарам. После закрытия смены все отчеты передаются на офис для последующей обработки.
Поступившие на офис сменные отчеты обрабатывает программист разнося реализацию в программе Excel по АЗС, видам топлива и категориям потребителей (карты Берлио, собственные кредитные карты, транзитные электронные карты других эмитентов).
Одной из самых сложных задач для предприятия ЧУП «Перен» является оперативный контроль реализации топлива. При большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание.
Основные проблемы несовершенства методов ведения учета на предприятии ЧУП «Перен»:
- невозможность получения оперативной информации о товарных остатках;
- создание предпосылок для увеличения дебиторской задолженности клиентов обслуживающихся по электронным картам;
- использование различных программ для сходных действий (1С, Excel), невозможность прямого экспорта данных из Excel в 1С.
5. Выбор и обоснование объекта автоматизации.
На офисе предприятия все компьютеры объединены в локальную сеть, функционирующую под управлением сервера с системой Windows 2000 AdvancedServer, что обеспечивает защиту информации и распределение ресурсов сети между пользователями. На сервере и локальных компьютерах установлен антивирус SymantecAntivirusCorporate 9.0.3, а также набор офисных приложений MicrosoftOffice 2000.
Бухгалтерский учет осуществляется на базе локализированного программного комплекса 1С версии 7.7 разработки филиала ОАО «Юкола-Сервис». Изменения нормативно-правовой базы отслеживаются в программном продукте «Консультант Плюс» разработки компании ООО «Юрспектр».
Учет реализации и остатков топлива по резервуарам АЗС ведется в Кроме того, на фирме ведется складской учет с ассортиментом более 20 наименований сопутствующих товаров по четырем основным видам нефтепродуктов в программе Excel посредством ввода данных из суточных сменных отчетов, поступающих с АЗС.
Таблица. 2
SWOT – анализ состояния фирмы.
| Сильные стороны | Слабые стороны |
| Существующая организационная структура, с определенными бизнес-процессами и распределенными ролями. | Слабая обратная связь.Большие издержки на документооборот.Недостаточная оперативность документооборота.Большой объем информации. |
| Возможности | Угрозы |
| Известная торговая марка.Качественный сервис.Дополнительный сервис.Создание сходных по роду бизнесов.Создание эффективной сети поставок | Сращивание с государственными структурами и получение кредитов.Демпинговая ценовая политика.Снижение стоимости услуг за счет повышения качества. |
Исторически возникла ситуация, когда каждый отдел, пытаясь решить проблему «информационного голода», создавал внутренние базы данных, произошел процесс дублирования информации и некоторых операций, связанных с ведением этих баз, например: платежи - вводятся в три различные базы данных, т.е. трижды повторяется одна и та же операция.
Еще один вопрос, который нельзя обойти в условиях жесткой конкуренции, это безопасность и защита информации, очень сложно контролировать доступ ко многим разрозненным базам данных.
Объектом автоматизации выбран отдел программиста, т.к. именно в этом отделе работа содержит большое количество ручного труда по внесению в программу Excel суточной реализации по АЗС. На ввод реализации пяти АЗС программист затрачивает 4 часа, т.к. необходимо разбивать реаллизацию по следующим категориям: номер АЗС, категория цены, наименование контрагента.
Для реализации задачи автоматизации труда программиста выделим следующие этапы:
a. Организация модемной связи с АЗС.
b. Разработка программной среды для обмена данными между расчетным центром (офисом) и АЗС.
c. Разработка программы обработки первичных данных, полученных с АЗС, экспорт данных в Access, организация функции контроля остатков по резервуарам.
d. Разработка модуля экспорта данных из Access в 1С.
e. Организация системы ограничения доступа к информации и защиты коммерческой информации.
| Аргументы «за» | Аргументы «против» | |
| Самостоятельная разработка (заказная) | Полное соответствие текущим требованиям организации Наличие предыдущих наработок | Большая стоимость разработки (особенно по сравнению со стоимостью «коробочных» продуктов) Возникновение проблем, связанных с модификацией системы |
| Готовая система (адаптированная) | Поддержка и обновление версий Соответствие российским и международным стандартам | Высокая стоимость готовых систем (среднего и особенно высшего класса) Зависимость от фирмы-разработчика |
Как видно из таблицы у каждого из путей есть свои достоинства и свои недостатки. Поэтому для уменьшения инвестиционных потоков в проект, а также обеспечения совместимости и возможности последующего масштабирования системы совместим оба подхода:
· в качестве программной среды для обмена данными между расчетным центром (офисом) и АЗС используем встроенные средства терминального режима для Windows/Dos;
· разработку программы обработки первичных данных, полученных с АЗС, экспорт данных в Access, организацию функции контроля остатков по резервуарам и организацию системы ограничения доступа к информации и защиты коммерческой информации поручим программисту;
· разработку модуля экспорта данных из Access в 1С филиалу ОАО «Юкола-Сервис».
ЛИТЕРАТУРА
1. Эффективность автоматизации учета на предприятиях /Д. И. Агейкин, Э. Л. Ицкович, Ю. Л. Клоков и др. - М.: Финансы и статистика, 2001
2. Бизнес-план развития ЧУП «Перен», 2008г.
3. Внутренняя документация ЧУП «Перен»