Презентации различаются по аудиториям следующим образом.
· Более 200 человек – большая аудитория [6]. Чем больше аудитория, тем больше она обращает внимание на личность и меньше на предмет презентации (просто необходимо, красиво одеться и т д). Большая аудитория требует: максимум ораторского искусства, официальность, максимум четкости, минимум вопросов, а значит и минимум участия аудитории в процессе презентации.
· Маленькая аудитория – примерно до 15 человек [6]. Максимум вопросов и ответов, максимум неофициальности, максимум гибкости в последовательности и содержании, максимум знания своего предмета. Минимум навыков оратора и навыков общения с визуальными средствами.
· Средняя аудитория – здесь допустим некий средний вариант и необходимо более точно корректировать свои действия в зависимости от предмета презентации и состава аудитории.
Желательно определить как можно больше характеристик вашей аудитории: какого она будет возраста, насколько заинтересована в предмете вашей презентации, неплохо было бы знать уровень образования, род деятельности и примерный доход большинства.
Необходимо продумать каким образом будет организована обратная связь. Она необходима для определения того, насколько хорошо вы достигли поставленных перед собой целей. Возможны следующие варианты:
- Один на один: в конце презентации можно задать прямой вопрос, ответ на который и продемонстрирует насколько вы были убедительны, и была информация предоставленная вами интересна.
- Телефонные звонки
- Письменный отчет.
Кроме того, необходимо определить степень необходимого или возможного участия публики в презентации, в зависимости от этого, необходимо соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест. Возможны следующие варианты.
Традиционный «театральный» стиль, когда люди сидят колоннами и рядами без столов, предпочтителен для проактивной презентации, на которой будет много людей [7].
. Если должно быть остаточно много вопросов и ответов, то предпочтительнее использовать широкую и неглубокую форму расположения мест для публики [6]. Если же мы хотим минимизировать наше общение с аудиторией, то следует выбирать узкое и глубокое расположение мест.
Если главной целью презентации (как проактивной, так и интерактивной) является обучение, то уместна традиционная планировка в стиле «классной комнаты», когда слушатели сидят за столами, которые расположены рядами и колоннами [6].
Для презентаций с небольшим количеством приглашенных можно использовать отдельные столики, либо соединенные в виде буквы «Т». В зависимости от того, что в каждом конкретном случае важнее, общение между гостями либо внимание к коммуникатору. На самом деле вариантов, может быть огромное количество, и, в принципе, нет никаких особых премудростей, все подчиняется, в данном случае здравому смыслу. Главное помнить, что приглашенным людям должно быть максимально удобно делать то, что вы им предложите.
А. Чумиков (в книге «Связи с общественностью» М. 2000) определяет презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий:
· Приглашение и встреча.
· Пресс-конференция.
· Презентационная часть
· Неформальное общение.
· прощание.
К такому описанию можно добавить следующие дополнения:
Открывающая часть – длиться около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию, сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то, каким образом они будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию [7].
Введение – предвосхищает основные мотивы презентации.
Основная часть (презентационная) должна включать в себя три элемента:
· Ключевые пункты или основные идеи.
· Поддерживающий материал, объясняет основные идеи и доказывает их верность.
· Переход. То посредством чего мы можем переходить от одного утверждения к другому.
Заключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте [7].
Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную.
1. Природа выставочной деятельности
Занимаясь продвижением своих товаров на рынке, каждый из Вас использует четыре основных инструмента:
- Непосредственно реклама.
- Стимулирование продаж.
- Формирование положительного образа фирмы.
- Индивидуальные продажи конечному потребителю (или прямые продажи).
Каждый из методов на определенном этапе деятельности фирмы необходим и для достижения порога эффективности, требует значительных денежных, человеческих и временных ресурсов.
Принимая участие в выставке, Вы получаете возможность одновременно использовать все вышеперечисленные инструменты маркетинга среди специально собранной для Вас целевой группы Ваших потенциальных клиентов.
На выставке Вы и рекламируете, и продаете, и формируете образ своей фирмы.
Вкладывая деньги в выставку, Вы инвестируете определенные средства. Уровень отдачи от этой инвестиции зависит от четырех китов, на которых основывается успешное участие в любой выставке.
Итак, «правило 4П»:
- Планирование.
- Привлечение посетителей на стенд.
- Персонал, работающий на стенде.
- Получение, контроль и анализ результатов.
2. Методы планирование выставки
Перед тем как принять решение об участии в выставке, ответьте на следующие вопросы:
Какое значение придается выставке в Вашей маркетинговой политике?
Хотите ли Вы увеличить объем продаж существующих товаров или услуг на существующих рынках?
Предложить новые товары или услуги на существующие рынки?
Предложить существующие товары или услуги на новые рынки?
Предложить новые товары или услуги на новые рынки?
Выбрав один из вариантов, Вы можете определить более точно...
Почему Вам необходимо участвовать в этой выставке?
Другими словами, определить, каковы Ваши цели?
- увеличить объем продаж
- представить новые товары или услуги
- улучшить имидж вашей фирмы
- воздействовать на целевую группу ваших клиентов
- сформировать сеть дилеров или дистрибьюторов
- исследовать рынок
Каковы бы цели Вашего участия не были, они должны удовлетворять следующим требованиям:
- должны быть сформулированы так, чтобы можно было оценить количественные и качественные характеристики ожидаемых результатов
- должны быть измеримы
- должны быть достижимы
- должны быть реалистичны
- должны иметь временные рамки и обязательно фиксировать конечную дату.
Пример: Установить 50 (количество) контактов с новыми потенциальными (качество) покупателями, интересующимися продуктом (таким-то); это должно привести к 10 продажам (качество) к такому-то сроку (время)
Определив цели, Вы поймете — что Вы хотите на ней показать?
Определив, какие товары и услуги Вы хотите выставить на стенде, готовьте экспозицию так, чтобы она привлекала внимание именно к ним.
Ошибка: Часто фирмы, выпускающие несколько видов товаров, выставляют весь ассортимент на стенде. Посетитель не в состоянии понять с первого взгляда, чем Вы конкретно можете быть для них полезными.
Кто входит в Вашу целевую группу (т.е. кто те люди, которым Вы хотите продемонстрировать свой товар)?
- существующие потребители
- специализированные потребители
- фирмы-поставщики
- фирмы — смежники
- покупатели потребительских товаров
- производственные фирмы
- другие
Сколько средств Ваша фирмаможет выделить на участие в выставке?
3. Организация деятельности по подготовки выставки
Планируя принять участие в выставке, Вам предстоит решить ряд необходимых тактических задач:
Какая площадь стенда Вам понадобится?
Определяется, в первую очередь, Вашими целями и бюджетом. Не забудьте о месте для персонала и для зрителей.
Где лучше расположить стенд.
Обычно посетители поворачивают направо или идут к центру.
Изучите планировку: где располагаются лидеры отрасли, Ваши конкуренты, основные точки, привлекающие посетителей (буфет, оргкомитет, технические службы и т. д.). Близость стенда к туалету или буфету порой дают великолепные результаты.
Как оформить стенд.
Основные принципы: бюджет и имидж Вашей фирмы (используете ли Вы передовые технологии, современная, стабильная, спортивная и т. д.)
Чтобы быть эффективной, Ваша экспозиция должна пройти трехсекундный тест. Посетитель за три секунды должен иметь возможность:
Заметить Ваш стенд. Он должен быть броским: используйте цвет, световые эффекты, плакаты с изображением товара в натуральную величину, движущиеся объекты и т.д.
Выделить Вашу фирму по названию и логотипу. Они должны быть крупными и разборчивыми.
Определить, в чем достоинства Ваших товаров и услуг для покупателя. Используйте лозунги, вывески и заголовки. На выставке потребительских товаров делайте упор не на марку фирмы, а на конкретный товар.
Каковы условия участия в выставке.
Транспортировка оборудования и экспонатов
Вопросы, на которые нужно знать ответ: