-Разработка договоров на предоплату, ведение переписки и переговоров по поставкам и урегулированию всех спорных вопросов, отслеживание соблюдения сроков оплаты отгруженной продукции, принятие заказов на выпускаемую продукцию, своевременное оформление документов.
-Изучение и внедрение передового опыта работы других предприятий по заключению и ведению договоров и заказов.
-Ведение маркетинговых исследований по изучению спроса и расширению рынка сбыта предлагаемых видов продукции и услуг.
В структуру отдела продаж входят:
группа продаж (ведущий менеджер-1 чел., менеджеры -1чел,)
группа помощников (оператор- 1 чел).
В связи с изменения в организационной структуре, необходимо произвести следующие изменения в штате сотрудников. На должность начальником отдела необходимо принять дополнительно человека, ведущим менеджером оставить старшего менеджера, а функции менеджеров отдела продаж, официально дополнить к функциям офис-менеджеров, вместе с этим внести изменения в их заработную плату. Также необходимо принять оператора ПК, который взял бы на себя исполнения функции по оформлению различной документации, с которой будет работать весь отдел продаж. Для данного отдела необходим кабинет, оснащенный двумя дополнительными ПК, для начальника отдела и оператора. Ниже приведена Таблица 1, в которой представлено новое распределение функциональных обязанностей, которое совмещает в себе уже существующие и вновь утвержденные функции сотрудников отдела продаж.
Таблица 1 - Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками отдела продаж
| Функции /Исполнители | Начальник отдела продаж | Ведущий менеджер отдела продаж | Менеджеры отдела продаж | Оператор ПК |
| Разработка договоров на предоплату | * | |||
| Заключение договоров и обеспечение заказами на продукцию | * | * | ||
| Ведение переговоров, урегулирование спорных вопросов | * | * | ||
| Отслеживание соблюдения сроков оплаты | * | * | ||
| Принятие заказов на выполнение строительно-монтажных услуг | * | |||
| Оформление документации | * | |||
| Изучение, внедрение передового опыта др. предприятий по заключению договоров и заказов | * | * | ||
| Ведение маркетинговых исследований по изучению спроса и расширению рынков сбыта | * | * |
Взаимоотношение отдела продаж с другими подразделениями
1.С отделом сбыта:
Получает: оперативную информацию, связанную с отгрузкой продукции; оформленные заказы на поставку продукции, рассмотрение предложений.
Представляет: заказы на поставку продукции, оперативную информацию по изменению грузополучателей, реквизитов, по приостановке поставки и другую информацию.
2.С финансовым директором:
Совместно составляет план продаж и факт продаж по выполненным работам
3.С генеральным директором:
Совместно разрабатывают тексты и формы договоров, работают по претензиям, связанным с несогласованием вопросов поставки, отгрузки некачественной продукции или недогрузом по количеству.
Получает: руководящие материалы по вопросам организации труда и заработной платы, согласованное штатное расписание, положения о формах организации и оплаты труда.
4.С производственным отделом:
Получает: информацию о изменениях в производимой продукции, производстве новых видов продукции, об использовании новых видов строительных материалов.
Представляет: заявки от заказчиков на необходимые виды работ.
5.С коммерческим директором:
Получает: подписанные договора на отгруженную продукцию, справку об отгрузке с отклонением по качеству.
Представляет: помощь для решения конфликтных ситуаций с потребителями при поставке некачественной продукции; сертификаты качества на отгруженную продукцию.
Бюро маркетинга
Основными функциями данного подразделения службы маркетинга являются:
-Изучение рынка, прогнозирование спроса и реализации продукции.
-Анализ эффективности принятия маркетинговых решений.
-Изучение объемов поставки, качества конкурирующей продукции, ее преимуществ и недостатков по сравнению с продукцией данного предприятия;
-Создание информационно- статистического банка данных, включая данные по портфелю заказов на поставку продукции, ее производству, наличию запасов (программа Turbo, 1С Бухгалтерия) использование этих данных для ускорения сбыта продукции;
-Планирование посещения потребителей работниками бюро маркетинга;
-Осуществление непосредственных контактов с заказчиками услуг
-Разработка стратегии рекламы по каждому товару и плана проведения рекламных мероприятий и участие в них рекламных агентств;
-Обеспечение представителей предприятия, направляющихся на выставки, ярмарки рекламными проспектами и другими документами;
-Изучение и использование передового опыта рекламы, и стимулирование сбыта в стране;
-Разработка предложений по изучению технических условий, фирменного дизайнерского стиля ООО «Сода-хлорат»
-Проведение сравнительного анализа издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов;
Для функционирования данного бюро необходимо принятие одного человека на должность - маркетолога, дополнительно организовать рабочее место, оснащенное ПК.
Отдел сбыта
Основными задачами отдела сбыта являются:
-Организация сбыта товаров и услуг ООО «Сода-хлорат» в соответствии с заключенными договорами, сдача заказчикам объектов в установленные сроки и объеме, установленном планом реализации. А также организация поставки индивидуальных заказов у поставщиков из других городов.
-Контроль за выполнением подразделениями ООО «Сода-хлорат» заказов, договорных обязательств в установленные сроки по объему реализуемой товаров и услуг, номенклатуре, комплектности и качеству, за состоянием запасов готовой продукции на складах.
-Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию работы по сбыту, сокращению транспортных затрат и ускорению сбытовых операций по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию и срокам строительства объектов.
В состав отдела входят:
Начальник отдела;
Зам. Директора по строительству и производству;
Менеджер отдела сбыта;
Необходимо дополнительно принять двух человек- на должность начальника отдела и менеджера данного отдела, а также включить в состав отдела заместителя директора по производству. Дополнительно необходимо организовать 2 рабочих места. На которых закрепить начальника отдела сбыта и менеджера по сбыту продукции и услуг ООО «Сода-хлорат».
Ниже представлена матрица, таблица 2, которая заключает в себе распределение функций нового отдела и их исполнителей.
Таблица 2- Разделение функций отдела сбыта между работниками
| Функции /Исполнители | Начальник отдела сбыта | Зам. директора по строительству и производству | Менеджер отдела сбыта |
| Организация сбыта товаров и услуг ООО «Компания»Бизнес-Дизайн» в соответсвии с договорами | * | ||
| Сдача заказчикам объектов в установленные сроки в полном объеме | * | ||
| Организация поставки индивидуальных заказов у поставщиков из других городов | * | * | |
| Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию работы по сбыту, сокращению затрат и ускорению сбытовых операций | * | * | |
| Контроль за выполнением подразделениями ООО «Компания»Бизнес-Дизайн» заказов | * |
Взаимоотношение отдела сбыта с другими подразделениями (Подразделения в установленном порядке предоставляют в отдел сбыта):
1.Отдел продаж, производственный отдел
Заказы на готовую продукцию и выполнение услуг, результаты маркетинговых исследований по изучению спроса и рынкам сбыта, планы и графики производства продукции, информацию о предъявленных потребителями претензиях по заключенным договоров.
2.Склад готовой продукции
Сведения о наличии готовой продукции.
3.Бухгалтерия
Сведения о наличии денежных средств у покупателей продукции.
Отдел сбыта предоставляет подразделениям:
1.Бухгалтерия:
Приказы на отгрузку готовой продукции.
2.Производственно – финансовому управлению
Данные о выполнение заказов.
3.Отделу продаж:
Информацию о сбыте продукции в соответствии с оговоренными договорами сроками, о произведенных отгрузках.
4.Генеральному директору:
Данные о выполнении заказов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итог, следует отметить, что в настоящее время проведение маркетинговых мероприятий позволяет предприятиям выжить в условиях сложной экономической обстановки. Однако не все предприятия в состоянии применять весь комплекс маркетинговых исследований. Поэтому чаще всего применяется только комплекс мер, формирующий и стимулирующий сбыт, то есть коммуникативная политика.
Обычно к коммуникативной политике относят: рекламу, стимулирование сбыта, работу с общественностью и личную продажу. Выбор той или иной формы коммуникации зависит от продаваемого товара или услуги. Чаще всего для продвижения товара применяются все перечисленные формы в комплексе.
Практика развития маркетинга на отечественных предприятиях показывает, что на начальном этапе его воспринимают преимущественно как торгово – сбытовую или даже рекламную деятельность.
По мере развития рыночных отношений маркетинг все более будет интегрироваться в общую систему управления предприятием, когда в основе принятия практически всех производственных, сбытовых, финансовых, административных и других решений будет лежать информация, поступающая от рынка.