Ярмарки и выставки рекламы (стр. 2 из 7)

Ниже мы рассмотрим схему организации крупной международной выставки. Ее подготовка и проведение включают следующие основные этапы.

Принятие решения о проведении выставки. В зависимости от характера выставки, ставящихся перед нею задач и особенностей экспонентов, решение о ее проведении может приниматься на правительственном уровне, органом местного самоуправления или высшим управленческим органом крупной фирмы.

При организации коммерческой выставки важным фактором принятия решения о проведении является маркетинговая проработка спроса на выставочные услуги со стороны потенциальных экспонентов и конъюнктуры рынка выставочных услуг в целом.

Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки и т. д.

Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

Прием заявок на участие в выставке.

Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий. Основными из них являются следующие шаги.

o Распределение выставочных площадей между участниками.

o Фирмам-участницам направляются выкопировки из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.

o Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

o Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.).

Монтаж экспозиции.

Торжественное открытие выставки и официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.

Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую — для широкой публики.

Обеспечение рабочей программы выставки.

Официальное закрытие выставки.

Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т. п.).

В процессе участия фирмы в выставке она взаимодействует с различными руководящими и рабочими выставочными структурами. Умелая организация этого взаимодействия во многом определяет успех участия фирмы в выставке.

Основные руководящие органы выставки (организационный комитет и научно-технический центр) формируются, как правило, одновременно с решением о проведении выставки.

Главными задачами оргкомитета являются:

утверждение тематического содержания выставки;

утверждение списка организаций и фирм, участвующих в выставке;

рассмотрение и утверждение тематического и тематико-экспозиционного плана выставки;

разработка, утверждение и контроль за исполнением плана подготовки и проведения выставки;

утверждение регламента работы выставки, процедуры официальных открытия и закрытия, организации просмотра, проведения на выставке дней фирм/стран-участниц и т. п.;

подведение итогов выставки.

Основные функции научно-технического центра (НТЦ) выставки включают в себя:

участие в разработке тематического плана выставки и отборе ее участников;

сбор и изучение информации об участниках выставки;

анализ последних достижений науки и техники по тематике выставки, обеспечение ее высокого научно-технического уровня;

консультирование фирм-участниц по отбору экспонатов для демонстрации на выставке;

проведение научных мероприятий (конференций, семинаров, «круглых столов»), организуемых в рамках выставки.

Коммерческий центр выставки призван координировать предпринимательскую деятельность на выставке фирм-участниц. Для этого он выполняет следующие функции:

обеспечение условий для проведения коммерческих переговоров;

сбор информации о заключенных сделках;

проведение работы по привлечению местных деловых кругов к посещению и участию в работе выставки;

руководство рекламным отделом.

Рекламный отдел обеспечивает весь комплекс коммуникаций выставки. Для этого отдел:

после принятия решения о проведении выставки совместно с оргкомитетом и НТЦ организует серию публикаций о выставке в средствах массовой информации;

разрабатывает и издает рекламные выставочные буклеты, листовки и плакаты, организует их рассылку и расклейку;

разрабатывает и руководит изготовлением средств наружной рекламы выставки;

в период проведения выставки организует передачи по внутривыставочной радиосети, обеспечивает освещение хода выставки в средствах массовой информации;

по отдельным заявкам фирм-экспонентов проводит на выставке

рекламные мероприятия, рассылает рекламные материалы фирм потенциальным заказчикам и посредникам.

Значительный интерес, с точки зрения решения коммуникационных задач, для фирмы-участницы выставки представляет деятельность пресс-центра выставки. В его основные функции входит:

подготовка и проведение пресс-конференции по случаю открытия выставки;

проведение аккредитации корреспондентов и приглашение их на пресс-конференции;

подготовка пресс-релизов и других информационных материалов для журналистов;

оказание помощи аккредитованным на выставке журналистам в сборе материалов, организации проведения репортажей и интервью с участниками выставки;

оказание помощи иностранным участникам выставки в проведении пресс-конференций по случаю дней страны на выставке и др.

Процесс участия фирмы в работе выставки

Процесс участия фирмы в работе выставки можно условно подразделить на следующие основные этапы:

Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке.

Определение целей участия фирмы в работе выставки.

Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.

Подготовительно-организационный период.

Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке.

Работа в ходе функционирования выставки.