Первісні витрати на створення департаменту маркетингу і витрати на підтримку діяльності департаменту на протязі 2002 року приведені в таблиці 4.1.
Таблиця 4.1. Розрахунок бюджету витрат на створення та утримання єдиної служби маркетингу на підприємстві.
| Статті витрат | Сума, грн. |
| Разові витрати при формуванні департаменту | |
| Оренда і ремонт приміщення | 79 800,00 |
| Меблі | 7 448,46 |
| Обчислювальна й офісна техніка | 34 048,10 |
| Засоби зв'язку | 5 958,40 |
| Транспортні засоби | 18 758,32 |
| Всього | 146 013,28 |
| Річні витрати операційної діяльності | |
| Палата за оренду приміщень | 9 576,36 |
Продовження таблиці 4.1.
| Статті витрат | Сума, грн. |
| ПММ | 14 236,98 |
| Запчастини і ремонт автотехніки | 563,00 |
| Витрати на персонал (зарплата, страхування, відрядження, навчання) | 44 156,00 |
| Канцтовари й офісний папір | 1 170,40 |
| Госптовари | 456,00 |
| Послуги зв'язку | 23 620,80 |
| Інтернет | 6 384,00 |
| Обслуговування і ремонт основних засобів | 1 915,20 |
| Експлуатаційні і комунальні послуги | 3 192,00 |
| Представницькі витрати | 6 584,00 |
| Всього | 111 854,74 |
| Разом | 257 868,02 |
Співробітникам відділів продажів у процесі ведення переговорів із клієнтами постійно доводиться зіштовхуватися з проблемою відсутності наочних зразків друкованої продукції і післядрукарської доробки. Найчастіше, у якості таких використовується продукція, що була виготовлена для іншого клієнта, що має наступні недоліки:
· висока імовірність «тиражування ідей», коли оригінальна ідея виконання продукції копіюється цілком чи частково іншими клієнтами;
· виникає ризик демонстрації поліграфічної продукції конкурентів даного клієнта;
· нові чи ексклюзивні види післядрукарської доробки, як правило, не демонструються через нестачу зразків;
· виникає імовірність обвинувачення компанії в несумлінному і неощадливому використанні засобів клієнтів, оскільки зразки, які демонструються, фактично оплачені цими клієнтами, а використовуються співробітниками компанії у власних цілях;
· організація збереження, обліку і поповнення зразків поліграфічної продукції досить складна, через нестандартність самої продукції.
Перераховані незручності часто псують атмосферу довіри при веденні переговорів із клієнтами і створюють несприятливе враження про компанію. Особливо гостро дані проблеми виявляються в період підготовки до галузевих виставок. Найбільш оптимальним способом вирішення даних проблем є створення каталогу зразків друку і післядрукарської доробки.
Розрахунок вартості поліграфічної продукції досить трудомісткий процес, тому що жадає від продавців наявності визначеного рівня технологічних і економічних навичок. Крім того, досить часто клієнт бажає особисто контролювати даний процес і одержати розрахунок вартості замовленої продукції з позначенням вартості кожної статті витрат.
Варто також враховувати специфіку ринку компанії. Переважна більшість клієнтів складають посередники, що додають до вартості поліграфічного замовлення деяку надбавку за посередницькі послуги і підготовку електронного макета. Досить часто розрахунок такої надбавки виконується як визначений відсоток від вартості поліграфічних послуг. У такому випадку, посередник, спираючи на власні знання і досвід, самостійно розраховує вартість поліграфічного замовлення, що після уточнюється з продавцем компанії. Для рішення проблеми правильного, «прозорого» і стандартизованого розрахунку вартості поліграфічного замовлення, а також полегшення роботи продавця на етапі аргументування ціни, пропонується виготовити прейскурант на послуги компанії з додрукарської підготовки, друку та післядрукарської доробки. Прейскурант повинний містити достатній набір відомостей про перелік послуг компанії, їхню вартість і технологічні особливості устаткування.
Великий вплив на організацію процесу продажів поліграфічних послуг компанії робить наявність визначеного рівня технологічних і економічних знань у продавців, про що згадувалося вище. Знання на рівні прейскуранта компанії достатні для її клієнта, але недостатні для співробітника відділу продажів. У процесі ротації продавців виникає проблема швидкої підготовки нових співробітників і скорочення терміну випробування. В даний момент через відсутність упорядкованого набору інформації, необхідної для швидкого входження в посаду нових продавців, термін випробування у компанії складає три місяці. А термін початку самостійних продажів складає від чотирьох до шести тижнів. Підготовка брошури, що містила б необхідний набір технологічної, економічної інформації, а також інформації з корпоративних стандартів управління і продажів дозволила б значно скоротити іспитовий термін для нових продавців, а також зменшити кількість непорозумінь у процесі переговорів.
Підсумовуючи вищевказане, вважаю за доцільне розробити і виготовити «портфель продавця», що повинний містити наступні документи рекламно-інформаційного характеру:
· каталог зразків друку і післядрукарської доробки;
· прейскуранти компанії з додрукарської підготовки, друку і післядрукарської доробки з достатнім рівнем технологічної інформації, що дозволила б вільно користуватися ними;
· брошури, що містять технологічну інформацію і корпоративні стандарти управління і продажів.
Нижче автор визначив концепцію, бюджет кожного документа і необхідні ресурси для його виготовлення.
Каталог зразків печатки і післядрукарській доробки повинний являти собою брошуру формату А5 (148х210 мм). Брошура повинна містити аркуші з наступними видами друку і післядрукарської доробки:
· види облагороджування картону;
· види лакування поліграфічними лаками;
· види вирубування;
· види скріплення поліграфічної продукції.
Прейскурант на послуги з додрукарської підготовки – брошура формату А5, скріплена двома скобами. Він повинний містити перелік послуг з додрукарської підготовки, технологічну інформацію про ці послуги і власне таблицю з вартістю послуг.
Брошури з технологічною і корпоративною інформацією – це внутрішні документи компанії. Вимоги до якості виконання і зовнішньому вигляду аналогічні вимогам до службових документів: формат А5, чорно-білий друк, скріплення скобами.
Таблиця 4.2. Бюджет безкоштовних зразків рекламно-інформаційного характеру в гривнях.
| Стаття витрат | Найменування документів | ||||
| Каталог зразків доробки | Прейскурант з додрукарської підготовки | Прейскурант з друку і післядрукарської доробки | Брошура з технологічною інформацією | Брошура з корпоративною інформацією | |
| Дизайн і макетування | 546,63 | 273,32 | 109,30 | 102,65 | 95,32 |
| Додрукарська підготовка | 680,96 | 340,56 | 170,24 | 10,12 | 8,23 |
| Папір і матеріали | 2 568,91 | 956,23 | 207,38 | 56,32 | 48,93 |
| Виготовлення | 1 236,33 | 356,98 | 256,32 | 23,12 | 18,93 |
Продовження таблиці 4.2.
| Стаття витрат | Найменування документів | ||||
| Каталог зразків доробки | Прейскурант з додрукарської підготовки | Прейскурант з друку і післядрукарської доробки | Брошура з технологічною інформацією | Брошура з корпоративною інформацією | |
| Упакування | 86,32 | 23,00 | 23,00 | 0,00 | 0,00 |
| Разом | 5 119,15 | 1 950,09 | 766,24 | 192,21 | 171,41 |
| Наклад | 1 000 | 2 500 | 2 500 | 100 | 100 |
| Вартість 1 документа, грн. | 5,12 | 0,78 | 0,31 | 1,92 | 1,71 |
Сукупні витрати на виготовлення безкоштовних зразків складуть 8 199,10 грн.