К обязанностям ведущего причисляется вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организации во время пресс-конференции.
Перед началом пресс-конференций иногда целесообразно провести краткую репетицию той ее части, на которой докладчик выступает с основной речью, дополнительно проинструктировать персонал на случай непредвиденных вопросов и ситуаций.
В президиуме пресс-конференции, включая ведущего, должно сидеть от трех до пяти человек. Большое количество участников в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал также не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих уж совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации.[12]
Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем не менее, значение вступительной речи кажется нам очень важным. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры (т.е. взаимодействия с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.
Организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции – информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.
Начинать пресс-конференцию ровно в назначенное время нецелесообразно, открытие должно произойти на 5-10 минут позже. За это время подойдут опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение. Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам за то, что они пришли, оглашения темы пресс-конференции, представления выступающих, информации о порядке проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции планируют отнять у журналистов 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать действительности. После краткого вступительного слова ведущего следуют основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15, а лучше — 10 минут. Недопустимо читать выступления по бумажке.
«Вопросная», т. е. экспромтная, импровизированная часть пресс-конференции должна быть по мере возможности подготовлена заранее.Вполне может возникнуть ситуация, когда после окончания основных выступлений и предложения задавать вопросы никаких вопросов не будет и в зале воцарится неловкое молчание. Полезно заранее распределять некоторые вопросы (из числа предполагаемых) среди своих сотрудников, с тем, чтобы они могли задать их выступающим в подходящий момент для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Этот прием нередко используется в практике проведения пресс-конференций, однако злоупотреблять им не стоит. Часто используется следующий прием: «Перед пресс-конференцией (или во время выступления) нам было передано несколько записок с вопросами...». Вопросы могут быть и неожиданными, и «неудобными», поэтому подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов на них. Отвечающий должен владеть рядом приемов, позволяющих ответить на любой нежелательный вопрос. Например: «Спасибо за вопрос. Проблема, о которой вы говорите, действительно существует. Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем...». Молчание при ответе на нежелательный вопрос – вовсе не худший вариант. Варианты ответов «У меня сейчас нет данных» или «Не знаю» значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать». Если же выступающий все-таки ошибся, он должен сразу признать ошибку и принесите извинения, в противном случае ошибки будут «смаковать» журналисты.[13]
После завершения пресс-конференции основные выступающие должны на какое-то время задержаться. Как правило, журналисты хотят взять у них отдельное интервью, задать дополнительные вопросы.
За официальной частью может следовать неофициальная, к примеру — фуршет. И хотя на первый взгляд фуршет представляет не столь важной частью встречи, это далеко не так. Для докладчиков и руководителей компании, проводившей пресс-конференцию, фуршет — это время свободного, неформального общения с прессой. Их работа не заканчивается вместе с официальной частью, и они не должны уезжать после ее завершения.Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур. Именно при неформальном общении журналисты имеют возможность выяснить многие вопросы, которые их волнуют, договориться о дополнительных встречах и интервью, узнать компетентное мнение специалистов о событиях в отрасли. Беседы во время фуршета иногда оказываются полезнее, чем сама пресс-конференция.[14]
В завершении пресс-конференции очень важно по «горячим следам» подготовить и разослать уточненный пресс-релиз, чтобы журналисты могли воспользоваться им в своей работе. Следует упомянуть о том, что пресс-релиз является простым и эффективным средство передачи точной и оперативной информации о субъекте PR, а также установления контактов с журналистами. Его целью выступает распространение новостной информации о новых товарах и услугах; он считается также средством распространения и рекламной информации.[15]
Таким образом, важно понимать, что пресс-конференция состоит из 6 этапов, и успешность ее проведения зависит от тщательной организации и проработки каждого этапа.
3.ПУТИ ОПТИМИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ
PR на настоящее время находится на стадии взаимовлияния, для которой характерен ускоренный рост высоких технологий и увеличение числа коммуникационных каналов. Одним из важнейших коммуникационных каналов является Интернет.
Наиболее перспективное развитие технологий в структуре PRдеятельности представляет собой проведение пресс-конференции в Интернете. Такие пресс-конференции принято называть веб-конфернциями.
Следует отметить, что веб-конференции (англ. Web conferencing) - это технологии и инструменты для онлайн-встреч и совместной работы в режиме реального времени через Интернет. Веб-конференции позволяют проводить онлайн-презентации, совместно работать с документами и приложениями, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения.[16]
Веб-конференция позволяет расширить круг активно участвующих в пресс-конференции журналистов путем привлечения региональных СМИ и пользователей сети интернет со всего мира. Кроме того, она имеет двустороннюю форму коммуникации, все желающие могут задавать свои вопросы участникам через Интернет и тут же, в режиме "он-лайн" получать на них ответы.
Проведя анализ двух разделов конференций можно придти к выводу, что веб-конференция лучше традиционных тем, что: решён вопрос с массовой неявкой. По статистике на традиционные пресс-конференции приходит меньше половины из тех журналистов, которые на неё аккредитовались. Это связано с дополнительными расходами для организатора. Так как из расчёта числа аккредитовавшихся арендуется большой зал, ресурсы которого используются не полностью. Печатается излишек раздаточных материалов. Готовится больше бутербродов. С онлайн-конференциями журналист может прямо дома (или в редакции) посмотреть конференцию и скачать все необходимые материалы. Так же одним из важных критериев при отборе выступает дешевизна. Традиционная пресс-конференция тянет примерно на 65000 рублей. А двухчасовое мероприятие в онлайн формате всего за 5000 рублей.
Онлайн пресс-конференция может дополнять живую пресс-конференцию, что позволит существенно увеличить аудиторию активно участвующих в пресс-конференции журналистов, а также позволит всем заинтересованным получить информацию "из первых рук" в полном объеме. В таком случае вопросы, задаваемые участникам пресс-конференции могут поступать как от журналистов в пресс-центре, так и через интернет. Кроме того все происходящее в пресс-центре может транслироваться в интернет в режиме adaptive hi-motion video со стерео-звуком. Для проведения такой конференции требуется оснастить пресс-центр специальным оборудованием и высокоскоростным доступом в интернет.[17]
Веб-конференции могут проходить в различных формах: текстовых, визуальных, аудиальных (аудио подкаст).
Под текстовыми конференциями подразумевается общение между представителем организации и общественностью посредствам интерактивных сайтов, предоставляющих пользователю услугу FAQ -«быстрых вопросов и ответов». На таких конференциях обсуждаются актуальные на данное время темы, задаются вопросы, высказываются предложения.