Этапы контроля
В процедуре контроля есть три различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.
Первый этап процедуры контроля демонстрирует,насколько тесно взаимосвязаны функции контроляи планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношениикоторых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных впроцессе планирования.
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важныеособенности. Онихарактеризуются наличиемвременных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени (например, один год) называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, т.e. для таких. которые поддаются количественному измерению.
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленнымистандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов принимается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.
Определение масштабадопустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Есливзять слишкомбольшоймасштаб - то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.
Для того, чтобы бытьэффективным, контроль должен бытьэкономным.
Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.
После оценки полученных результатов процесс контроля переходит на третий этап, на котором менеджер должен принять какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.
Нe все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - этолишьпрогнозы будущего и иногда онимогут оказаться нереальными. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Кроме того, иногда оказывается, что планытрудновыполнимы. Поэтому стандарты необходимо пересмотреть в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически делают тщетнымистремления работников и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию.
При разработкепроцедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, т.к. контроль сильно действует на психологическоесостояние работников. Часто имеет смыслсделатьпроцесс контроля нарочновидимым, наглядным, т.к. цель контролясостоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки илимошенничество, а втом, чтобы предупредитьих и, в конечном счете, достичьпоставленныхцелей.
Но наглядность контроля может вызвать отрицательный результат. Если сотрудники знают установленныестандарты и всю процедуру контроля, то они, как правило, стремятсязафиксировать измерения результатов работы на уровне, который гарантирует наивысшеевознаграждение ив тех только областях, где проводятся измерения. Такой тип поведения называетсяповедением, ориентированным на контроль.Необходимо тщательно спроектировать системуконтроля с учетом побочных эффектов, иначе она будет ориентировать сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации.