Автоматизация процесса обработки информации складского учета (стр. 2 из 3)

– менеджеры-операционисты (сверка заявок со спецификациями на объект и сетевыми графиками, оформление спецификаций к контрактам на закупку, сверка документов с размещенным заказом);

– кладовщики (приемка-передача и учет первичной документации);

– грузчики (погрузочно-разгрузочные работы и сбор счетов / актов).

1.4 Информационные потоки внутри Склада. Информационная модель «как есть»

Информационные потоки – это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.

Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы предприятия.

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

· своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

· достоверности;

· релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;

· полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

· полноте, т.е. не должно быть упущений;

· понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;

· регулярности поступления.

Через рассматриваемое структурное подразделение ежедневно проходит огромный объем информации. Рассмотрим движение информационных потоков между Складом и прочими подразделениями. На рисунке 3 изображена схема движения информационных потоков ООО «Фаворит ОПТ».

Рисунок 3 – Схема движения информационных потоков ООО «Фаворит ОПТ»

Информационные потоки в части сбора информации для закупок организованы следующим образом: менеджеры отдела продаж направляют в отдел снабжения график продаж и спецификации. Отдел снабжения, согласно спецификаций на объект и графиков продаж, осуществляет мониторинг цен и возможностей поставки товаров. Также отдел снабжения (в некоторых случаях директор) после проведения маркетинговых исследований, контактов с поставщиками, учитывая информацию по остаткам на складах, формирует информацию по заявкам. Посредством службы экспедиторов товар от поставщиков поступает на склад (по накладным), где осуществляется приемка / передача.

Для учета товаров в складском комплексе существуют отдельные штатные единицы – кладовщики, от которых информация поступает к менеджерам по снабжению, которые в свою очередь запрашивают / сообщают о потребности заведующему складом. Кладовщик уведомляет начальника отдела продаж о наличии / отсутствии товаров и соответственно ставит в известность о потребности начальника отдела снабжения.

По мере возникновения необходимости из бухгалтерии поступает информация о расчетах с поставщиками и покупателями, исходя из чего, происходит корректировка графика закупок.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что с увеличением объемов продаж наличие ручного складского учета является недостатком и негативно отражается на системе управления материально-товарными запасами в ООО «Фаворит ОПТ», а также приводит к увеличению времени на обработку информации о наличии / отсутствии товаров на складе и торможению процесса составления прогнозов закупок.

1.5 Характеристика используемых технических средств и программного обеспечения

Техническое оборудование офиса облегчает и ускоряет бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность. Офисная техника стала существенным источником технических инноваций и до сих пор претерпевает стремительное развитие.

Стандартным техническим оборудованием считается:

– персональный компьютер;

– принтер;

– факс;

– сканер;

– ксерокс;

– модем;

– прочее.

Персональный компьютер (англ.personalcomputer), персональная ЭВМ – компьютер, предназначенный для личного использования, цена, размеры и возможности которого удовлетворяют запросам большого количества людей. Созданный как вычислительная машина, компьютер, тем не менее, всё чаще используется как инструмент доступа в компьютерные сети.

Программное обеспечение – совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ (ГОСТ 19781–90). Также, это совокупность программ, процедур и правил, а также документации, относящихся к функционированию системы обработки данных (СТ ИСО 2382/1–84).http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D0%BE%D0%B1%D0%B5%D1%81%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5 - cite_note-5

Программное обеспечение является одним из видов обеспечения вычислительной системы, наряду с техническим (аппаратным), математическим, информационным, лингвистическим, организационным и методическим обеспечением.http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D0%BE%D0%B1%D0%B5%D1%81%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5 - cite_note-6

В компьютерном сленге часто используется слово софт (от англ.software), которое в этом смысле впервые применил в статье в American Mathematical Monthly математик из Принстонского университета Джон Тьюки (англ.JohnW. Tukey) в 1958 году.

Программное обеспечение принято по назначению подразделять на системное и прикладное, а по способу распространения и использования на коммерческое, открытое и свободное. Свободное программное обеспечение может распространяться, устанавливаться и использоваться на любых компьютерах дома, в офисах, школах, вузах, а также коммерческих и государственных учреждениях без ограничений.

· По способу распространения (доставки, оплаты, ограничения в использовании): Commercial Software, Freeware, Shareware, Abandonware, Adware, Free Software, Careware и др.

· По назначению ПО разделяется на системное, прикладное и инструментальное.

В таблице 2 приведена характеристика технических средств и программного обеспечения, используемых на Складе.

Таблица 2 – Характеристика технических средств и программного обеспечения Склада

Технические средства	Общая характеристика	Программное обеспечение
Персональный компьютер	процессорР II 866 МHz / PIV2000MHz / PIV3000 MHz, память 136 Мбайт, диск 40GB	программа «Супер-Склад»
ФаксCANON. Тип Super G3	Факсимильный аппарат с расширенными бизнес-функциями работающий на обычной бумаге.
принтер Fenix	с месячной нагрузкой до 35 тысяч стр.

Для нормального функционирования установленного программного комплекса «Супер-Склад» предъявляются не очень большие требования к ПК. Достаточными являются следующие требования: наличие операционной системы Windows любого поколения; остальные требования минимальны (жесткий диск 40GB, процессор Р IIи т.д.). Вооруженность технических средств на Складе соответствует предъявляемым требованиям. Основное предназначение программы «Супер-Склад» автоматизация учета товарно-материальных ценностей и денег. Отличительная особенность программы простата использования и отсутствие бухгалтерских терминов в интерфейсе программы. Благодаря этому программу может использовать любой человек, даже не имеющий бухгалтерского образования. Для работы с программой достаточно владеть компьютером на уровне пользователя и иметь общие представления о складском и финансовом учете.

Однако данная система учета не формирует автоматизированные аналитические отчеты, что в настоящее время является нормой при ведении контроля над складской деятельностью.

Проанализировав информационную систему Склада можно говорить о том, что установленная программа «Супер-Склад» позволяет фиксировать поступление / выбытие товаров на складах и формировать отчеты для бухгалтерии, но не позволяет в любой момент времени проанализировать объем продаж в целом и в разбивке по товарным группам (отсутствует прозрачность картинки складывающейся ситуации).

2. Разработка предложений по совершенствованию информационной системы

2.1 Общая характеристика предложений. Построение информационной модели «как должно быть»

Основной проблемой Складского комплекса ООО «Фаворит ОПТ» является низкая степень автоматизации процесса обработки информации о товарно-материльных запасах на складе, несмотря на наличие программного обеспечения учета «Супер-Склад». Проанализировав сложившуюся ситуацию и учитывая тенденции развития информационных систем, решение заявленной проблемы возможно несколькими путями: модернизация существующего ПО, либо установление новой более продвинутой программы, оба варианта влекут за собой определенные финансовые затраты.

При этом стоит учесть, что ООО «Фаворит ОПТ» – торговое предприятие со стабильным финансовым положением, следовательно, вложение средств в модернизацию (автоматизацию процесса обработки информации) программного обеспечения складского комплекса вполне осуществимо (т.е. реализация данного проекта серьезным образом не отразится на финансовом состоянии предприятия).

Не секрет, конечно, что существует достаточно большое количество программ для учета склада. Все программы «склад» имеют схожую функциональную основу. При поступлении товара его надо поставить на приход, для этого есть приходная накладная. При продаже товара надо оформить расходную накладную, счет-фактуру, ТОРГ-12, товарно-транспортную накладную, для этого во всех программах складского учета есть расходная накладная.