Автоматизация процесса обработки информации складского учета (стр. 1 из 3)

Введение

ООО «Фаворит ОПТ» как участник канцелярского рынка существует с 1991 года. За это время организация прошла сложный путь становления – от небольшой семейной компании до одного из лидеров канцелярского рынка Удмуртии.

Предприятие «Фаворит ОПТ» по организационно-правовой форме является обществом с ограниченной ответственностью, которое образовалось в 1995 году. Общество действует на основании Устава и в соответствии с законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики.

Общество создано с целью:

1) обеспечения населения товарами и услугами;

2) получения прибыли от своей деятельности.

Предметом деятельности ООО «Фаворит ОПТ» является:

- организация оптово-розничной торговли непродовольственными товарами;

- торгово-закупочная деятельность, маркетинг, рекламные услуги, организация ценообразования;

- организация продажи по образцам;

- внешнеэкономическая деятельность в установленном законом порядке;

- обеспечение на договорных основах реализации товаров народного потребления трудовым коллективам организаций и предприятий;

- в случае необходимости, для выполнения целей и решения задач Общества собрание участников Общество может принять решение об осуществлении иных видов не запрещенной деятельности, в порядке, установленном существующим законодательством.

Основным предметом деятельности предприятия является оптово-розничная торговля непродовольственными товарами. Эффективность коммерческой деятельности Общества зависит, прежде всего, от рационального построения процесса реализации товаров и услуг, а в особенности механизма поставок (организации информационных потоков).

Данная работа нацелена на проведение исследования информационной системы склада и разработку предложений по совершенствованию существующей системы.

1. Анализ существующей информационной системы ООО «Фаворит ОПТ»

1.1 Общая характеристика структурного подразделения (Склад)

Для обеспечения координации и контроля над деятельностью подразделений и работников на данном предприятии, создана линейно-функциональная организационная структура (См. рисунок 1), которая позволяет обеспечить каждый элемент системы четкой, определенной, конкретной задачей и обязанностями.

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «Фаворит ОПТ»

Анализ существующей информационной системы ООО «Фаворит ОПТ» производится на примере структурного подразделения – Склад.

Одной из основных коммерческих функций подразделения является закупка товаров для их дальнейшей продажи. Правильно организованная закупочная работа не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

Работа по закупкам товаров включает комплекс взаимосвязанных коммерческих операций, к числу которых относятся:

- изучение и прогнозирование покупательского спроса;

- определение потребности в товарах;

- выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров;

- установление хозяйственных связей с поставщиками;

- контроль исполнения договоров и хода поставки товаров.

Для организации эффективной работы складского комплекса важнейшее значение имеет выбор информационной системы, которое позволяет превратить процесс обработки товародвижения в своеобразный непрерывно действующий конвейер и от которого зависит функционирование складского комплекса в целом.

С учетом тенденций развития информационных технологий и с целью обеспечения исполнения поставленных перед рассматриваемым подразделением задач необходима автоматизация данного процесса. Подобные мероприятия позволят выявить «скрытые» резервы бизнеса и получить дополнительную прибыль.

1.2 Взаимосвязи Склада с другими структурными подразделениями предприятия

Товары после приемки поступают непосредственно на склад. Заказ товара осуществляется в момент необходимости и вывозится со склада выбранного поставщика. При выборе поставщиков-изготовителей важную роль играет не только то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по усовершенствованию, а также выпуску новых товаров.

Чтобы закупать товары, которые не производят местные предприятия, отдел снабжения постоянно анализирует рекламные объявления, в том числе и поставщиков-посредников, с предложениями оптовой продажи товаров. Поиску поставщиков товаров способствует также посещение выставок новых товаров, оптовых рынков и ярмарок. В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно разделить на две категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников.

В выставочный зал товар частично поставляется со склада; в соответствии с заявкой, данной товароведом выставочного зала. Для того чтобы правильно рассчитать количество требуемого товара, отделом маркетинга создана «история продаж» товаров, пока только по штучной группе. Заявка передается коммерческому отделу по средствам телефонной связи.

Также ООО «Фаворит ОПТ» осуществляет подачу заявок напрямую поставщику через торговых представителей, которые посещают предприятие один или два раза в неделю.

Основанием для завоза товаров в магазин служит заявка. Ее составляют менеджер по снабжению или директор, ориентируясь на покупательский спрос и на наличие остатка товара в складских помещениях.

При приемке товара проверяется полнота и правильность составления всех необходимых сопроводительных документов на поступивший в магазин товар; затем осуществляется количественная проверка поступившей партии: взвешивание проверка наполненности тарных единиц, подсчет штучных товаров; операции количественной приемки товаров совмещают с операциями разгрузки транспортных средств. Проверка по качеству осуществляется по результатам внешнего осмотра, органолептически. За приемку товаров по количеству и качеству отвечает товаровед и заведующий складом.

После приемки товары доставляют в помещения для хранения. Процесс хранения товаров на складе предусматривает их правильное размещение и укладку, создание оптимального режима, наблюдение и текущий уход за товарами. Сохранность количества и качества товаров в процессе их хранения обеспечивают материально-ответственные лица.

Информация передается непрерывно и различными способами. Каждое из направлений связи между подразделениями сопровождается передачей огромного массива данных. Наглядно основные потоки информации складского комплекса представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Входная (исходящая) информация

Какая информация	Откуда(куда) поступает?		Как часто? С какой периодичностью?		Какие технические средства и программное обеспечение используется		Какие проблемы возникают?
Входная	Из бухгалтерии – информация о расчетах с поставщиками		по необходимости		Распечатки на принтере
Входная	Из отдела продаж – информация о продажах, заявки, извещения о выполнении заказов		ежедневно		Распечатки на принтере		Задержка в предоставлении документов
Входная	Поставщики – заявки, договора услуг / поставки		ежедневно		Документальное предоставление
Исходящая	Поставщики – акты, счета		ежедневно		Документальное предоставление		Задержка в предоставлении документов
Входная	Из отдела снабжения – информация о текущем состоянии заказов		по необходимости		Распечатки на принтере		Задержка в предоставлении документов
Исходящая		Отделу снабжения – информация об остатках, аналитика заказов		по необходимости		Распечатки на принтере		Ошибки в расчетах
Исходящая		Директору – отчеты по исполнению и текущему состоянию заказов		по требованию		Распечатки на принтере		Задержка в предоставлении документов
Входная		Экспедиторы/водители – счета, накладные		ежедневно		Документальное предоставление
Исходящая		Бухгалтерии – инвентаризационные ведомости		По мере возникновения		Документальное предоставление		Ошибки в расчетах

Оперативность процесса обработки большого непрерывного потока документации – является важнейшей задачей органов управления складского комплекса. Необходимо качественно, своевременно и желательно в автоматическом режиме осуществлять данный механизм, что повышает уровень контроля над деятельностью на складе и позволяет в любой момент получить реальную картинку о ситуации складского комплекса (сформировать аналитический отчет).

1.3 Организационная структура Склада

Анализируемое структурное подразделение имеет линейную организационную структуру, которая приведена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Организационная схема Склада

Все сотрудники Склада непосредственно подчинены заведующему складом, который в свою очередь подчиняется директору предприятия.

В ООО «Фаворит ОПТ» система Склада построена следующим образом:

– заведующий складом (общее руководство подразделением, работа с поставщиками (выбор поставщика, оформление условий поставки, согласование и оформление контрактов / договоров, формирование заявок на поставку), составление плана закупок);

– старший оператор по работе со складом (прием заявок, введение данных в компьютер, составление отчетов по закупкам с аналитикой);