Контроль выполнения условий договора;
Стимулирование сбыта;
Контроль счетов.
1) Поиск Поставщиков:
Данная стадия состоит из следующих этапов:
1.1 Проверка на наличие Поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество;
1.2 Поиск Поставщиков для заключения договора;
1.3 Подготовка списка возможных Поставщиков;
1.4 Отправка возможным Поставщикам информации о необходимом материале;
1.5 Получение коммерческих предложений;
1.6 Составление списка Поставщиков приславших предложения материала.
1.1 Проверка на наличие Поставщиков, с которыми заключены договора. На данном этапе производится проверка наличия Поставщиков, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Поставщиков, с которыми имеются действующие договора, заносятся в список для отправки им коммерческих запросов.
1.2 Поиск Поставщиков для заключения договора. На данной стадии процесса Отделом Продаж Поставщика производится анализ полученных от потенциальных Поставщиков подтверждений на поставку материала, а также поиск новых Поставщиков, как и среди тех, с кем имелось сотрудничество ранее, так и новых, используя различные информационные каналы.
Стадия состоит из следующих этапов:
Поиск Поставщиков при помощи информационных каналов;
Поиск Поставщиков среди компаний, с которыми заключались ранее договора на долгосрочное сотрудничество.
Поиск Поставщиков при помощи информационных каналов. На данном этапе Отделом Закупок производится поиск потенциального Поставщика при помощи различных информационных каналов.
Поиск Поставщиков среди компаний, с которыми ранее заключались договора. На данном этапе производится анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью нахождения Поставщиков для возобновления сотрудничества.
1.3 Подготовка списка возможных Поставщиков.
На данном этапе производится регистрация потенциальных Поставщиков, и составляется список их реквизитов для отправки информации о необходимом материале.
1.4 Отправка возможным Поставщикам информации о необходимом материале. Информация о необходимом материале отправляется потенциальным Поставщикам при помощи выбранного информационного канала, каким может являться:
Электронная почта;
Традиционная почта;
Факсимильная связь;
Доставка личным представителем (курьером).
1.5 Получение коммерческих предложений.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
Получение коммерческих предложений;
Регистрация полученных коммерческих предложений.
Получение коммерческих предложений. На данном этапе Отдел Закупок получает коммерческое предложение от Поставщиков. Коммерческое предложение представляет собой внешнее сообщение отделу закупок о предоставляемом материале. В нем может содержаться информация о стоимости определенного количества товара и сроках отгрузки.
Регистрация полученных коммерческих предложений. Предложения от возможных Поставщиков регистрируются в установленном порядке.
1.6 Составление списка Поставщиков, приславших коммерческие предложения. Реквизиты возможных Поставщиков, приславших предложения, соответствующим образом заносятся в список, для отправки им заказов на материал.
2) Отправка коммерческих заказов.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
2.1 Составление заказа;
2.2 Согласование заказа;
2.3 Регистрация заказа.
2.1 Составление заказа. Заказ создается на основе коммерческого предложения, с учетом подтверждения комплектации заказа. Заказ может быть следующих видов:
Возврат (брак в комплектующих);
Допоставка по цене договора;
План поставок (в соответствии с договором);
Бесплатная поставка (замена брака);
В позициях заказа указывается:
Идентификационный номер заказа;
Вид заказа;
Дата отправки;
Идентификатор материала или группы материалов;
Условия поставки;
Идентификатор валюты.
2.2 Согласование заказа. В случае необходимости, заказ может быть согласован с Поставщиком и, на основании этого, в его данные могут быть внесены изменения.
2.3 Регистрация заказа. Заказ регистрируется в установленном порядке. Для зарегистрированных заказов может быть произведен анализ.
3) Заключение или продление договора с Поставщиком
Данная стадия состоит из следующих этапов:
3.1 Отправка подтверждения комплектации заказа Поставщику;
3.2 Проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с Поставщиком;
3.3 Заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве.
3.1 Отправка подтверждения комплектации заказа Поставщику. В ответ на коммерческое предложение Заказчик подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая Поставщику подтверждение комплектации заказа.
3.2 Проверка на наличие договора с Поставщиком. На данном этапе проверяется наличие с Поставщиком действующего договора на долгосрочное сотрудничество.
3.3 Заключение или продление договора с Поставщиком. В случае если договор на долгосрочное сотрудничество с Поставщиком заключен не был, или истекли его сроки, на данном этапе производится заключение/продление договора.
4) Получение инвойса (счета - фактуры) от Поставщика.
На данной стадии производятся следующие этапы:
4.1 Получение инвойса от Поставщика;
4.2 Регистрация получения инвойса.
4.1 Получение инвойса от Поставщика.
В позициях инвойса указывается:
Идентификационный номер инвойса;
Дата отправки;
Идентификатор материала или группы материалов;
Идентификатор валюты;
Условия поставки;
Условия оплаты с указанием счета;
(Счета могут быть следующих видов)
Отдельный счет для каждой поставки;
Сводный счет для нескольких поставок;
Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).
4.2 Регистрация получения инвойса. Полученный инвойс регистрируется в установленном порядке.
5) Выполнение обязательств по договору.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
5.1 Выполнение условий по оплате заказа;
5.2 Отправка Поставщику уведомления о выполнении условий по оплате заказа;
5.1 Выполнение условий по оплате заказа. На данном этапе в соответствии с договором оплачивается заказ.
5.2 Отправка Поставщику уведомления об условии по оплате заказа. На данном этапе проверяется выполнение условий договора, и отсылается уведомление о выполнении этих условий.
6) Контроль выполнения условий договора. Данная стадия включает в себя следующие этапы:
6.1 Регистрация отступления от контрольных дат по договору;
6.2 Выставление и\или рассмотрение претензий по нарушению условий договора
6.1 Регистрация отступления от контрольных дат по договору. На данном этапе в установленном порядке регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора Поставщику.
6.2 Выставление и/или рассмотрение претензий по нарушению условий договора. На данном этапе производится выставление и\или рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке.
7) Стимулирование сбыта.
Эта стадия включает в себя:
7.1 Стимулирование сбыта;
7.2. Стимулирование потребителя;
7.3 Стимулирование собственного торгового персонала.
7.1 Стимулирование сбыта. Кратковременное побуждение, поощряющее покупку или продажу товара или услуги.
7.2 Стимулирование потребителя. Стимулирование сбыта, нацеленное на поощрение покупки потребителем, включает в себя распространение бесплатных образцов, купоны, скидки, конкурсы, премии и прочее.
7.3 Стимулирование собственного торгового персонала. Стимулирование сбыта, нацеленное на усиление заинтересованности торговых работников и повышение эффективности усилий торгового персонала компании, включает в себя подарки, конкурсы, соревнования.
8) Контроль счетов. На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Покупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.
Шаг 2. Регламентация процессов
После выделения процессов начинается этап их описания и регламентирования. Управлять можно только четко определенными объектами с зафиксированными взаимосвязями. Формулировки, взаимосвязи и порядок работы и управления должны быть зафиксированы в документах. Наличие бумажных копий документов не обязательно. Документ - это информация, закрепленная на материальном носителе. Носитель может быть любым: бумажным, электронным, пластиковым и пр. Главная его задача - сохранение информации в удобном для пользователя виде.
Создается документация по процессам. Определяется и согласовывается взаимодействие между процессами. Строится система управления процессами и компании в целом. Для этого определяется, какая информация должна поступать руководству, и регламентируется порядок принятия решений руководителями. Создается проект системы управления процессами.
При регламентировании процессов очень часто выявляется необходимость организационных изменений в компании. Процессы меняют размеры, иногда меняют владельцев и способы взаимодействия.
На втором шаге производится пересмотр и согласование взаимодействий между подразделениями. Составленные ранее формальные документы должны получить новое, реальное наполнение. Документация должна стать полезной для руководителей и сотрудников.
Шаг 3. Оптимизация процессов
Проект системы управления процессов в ходе согласования претерпевает изменения, так как описание процессов не всегда соответствует действительности в части выполнения работ и ожиданий руководства компании. Сближение документов и жизни происходит в течение нескольких месяцев. В это время устраняют ненужные функции, руководители передают вниз часть полномочий, но оставляют за собой право получать информацию для контроля за принятием решений подчиненными.