Головне призначення автозаправної станції - продаж ГСМ, і для цього потрібне спеціальне оснащення: тут повинні бути резервуари для палива, з'єднані продуктопроводами з паливораздатковими колонками (зі спеціальними керуючими ИС). Це основне встаткування забезпечується відповідними контрольно-вимірювальними приладами (системи виміру параметрів нафтопродуктів); для забезпечення роботи магазина або кафі встановлюється відповідне торговельне встаткування (холодильники, прилавки, стелажі), оснащуються касові вузли (каси, сканери, картрідери та ін.).
Крім того, роздрібна торгівля нафтопродуктами, як вид бізнесу, має свої специфічні технологічні процеси. Головний з них, на думку Михайла Шуригіна, - процес роботи з наливом рідини (або газу). Особливості зміни різних характеристик рідин залежно від зовнішніх умов, труднощі їхніх вимірів при відпустці породжують специфічні вимоги до систем автоматизації бізнес-процесів на АЗС. Ці вимоги, з одного боку, покликані забезпечити припустимі погрішності в комерційному обліку, а з іншого боку - знизити можливість зловживань персоналу, часто добре обізнаного у фізичних властивостях рідкого палива.
Слід зазначити й деякі інші особливості діяльності АЗС: режим роботи 24х7х365; застосування різноманітних форм оплати, зокрема при роботі з корпоративними клієнтами (талони, відомості, паливні карти). Крім того, як відзначає Олександр Федін, характерною рисою сучасного автозаправного бізнесу є те, що торговельні крапки розміщені на більших, іноді на величезних відстанях друг від друга й організувати ефективне керування ними за рахунок особистої присутності неможливо. Тому встає проблема оперативного збору об'єктивної (тобто отриманої з мінімальним впливом людського фактора) інформації. Не секрет, що тут є й "спадкоємні хвороби". Так, деякі власники бізнесу дотепер уважають, що можна платити операторам АЗС "для виду", тому що інше вони "зароблять самі". У результаті це досить негативно позначається на бізнесі. Способів і варіантів такого "заробітку" дуже багато, однак в остаточному підсумку це приводить до зниження прибутку й втраті клієнтів. [45]
Виникнення останнім часом мереж АЗС із і таку проблему, як наявність у мережі станцій, що значно різняться за рівнем надаваних послуг і технічної оснащеності (від простих АЗС із мінімальним набором послуг і застарілим обладнанням до сучасних АЗС, що мають інтелектуальні ТРК, мийку, автосервіс, а також магазин і кафі). При створенні мережі АЗС (наприклад, при покупці прилеглих заправлень) часто виявляється, що на різних станціях є велика кількість не інтегрованих між собою ІС, що виконують схожі функції.
Іншими словами, особливості самого з і його сьогоднішнього етапу (формування мереж АЗС) висувають спеціальні вимоги й до інформаційних систем, застосовуваним тут.
Власне кажучи, вимоги до системи для автоматизації АЗС (точніше - мережі АЗС) багато в чому збігаються з вимогами до ІС для інших торговельних підприємств.
У загальному виді критерії вибору такої системи можна сформулювати так: ефективність, ціна володіння, надійність, вартість, склад АЗС (наявність або відсутність магазина, сервісу та ін.). При цьому рішення для керування продажами палива зовсім не обов'язково повинні бути тими ж, що використовуються в магазинах при АЗС. - Однак у випадку впровадження однієї ИС для покриття обох потреб відпадає проблема інтеграції. І результати продажів фасованих нафтопродуктів, здійснюваних у магазині (масла, автомобільно-тракторний, присадки та ін.), буде набагато легше консолідувати з результатами продажів наливних ГСМ. [47]
Важливо також, щоб система мала відповідного функціонала для обліку нафтопродуктів - він має свою специфіку. Кількість нафтопродуктів, що надходять на АЗС, виміряється в кілограмах, а реалізується в літрах (так званий об'ємно-масовий облік). Перерахування здійснюється по спеціальних алгоритмах, тому що щільність палива залежать від багатьох умов, зокрема від його температури й деяких інших факторів. Крім того, нерідко відбувається змішування палива з різних партій, отриманих, у свою чергу, за різними цінами й від різних постачальників, - виходить, необхідно мати можливість все це врахувати й відбити в системі.
Якщо це мережа АЗС, то до системи керування пред'являються додаткові вимоги. Великі підприємства нафтопродуктозабезпечення традиційно мають вертикальну структуру керування: головний офіс, регіональні підрозділи й територіально розподілена мережа АЗС. Система автоматизації повинна враховувати таку специфіку бізнесу й мати архітектуру, що дозволяє здійснювати керування всією мережею централізовано, з головного офісу.
Оскільки розширення бізнесу в даному сегменті відбувається за рахунок збільшення числа АЗС у мережі (з "розповзанням" їх від центра керування те крім підтримки сумарних по мережі обсягів даних по шипиках на одне з перших місць виходять критерії підтримки цілісності мережної інфраструктури з безлічі відособлених, територіально розподілених бізнес- об'єктів з найрізноманітнішими каналами зв'язку між собою. [45]
Ще одна важлива вимога, обумовлена далекістю об'єктів, - висока надійність. Це пов'язане з тим, що простий АЗС обходиться дорого, а середовище, у якій вони працюють, досить агресивна (як з погляду людського фактора, так і в плані вмов експлуатації - перепади температур до 50-60, нестабільність подаваного на електроустаткування напруги й т.д. ). Крім того, пред'являються високі вимоги до ергономіки й простоти інтерфейсу - оператор системи працює в умовах більших навантажень, тому користувальницький інтерфейс повинен максимально сприяти зменшенню ймовірності появи помилок при уведенні даних або при оцінці відображуваної інформації. Нарешті, украй важлива консолідація даних від окремих АЗС у єдиному центрі: без повної картини ефект від автоматизації помітно знижується. Консолідація дає можливість більш оперативно й ефективно управляти всією мережею: наприклад, якщо в період пікового навантаження на одних АЗС є недолік палива, а на інші - надлишок, те саме точне знання ситуації на окремих автолізах дозволяє швидко вирішити проблему. Консолідація інформації створює фактичну базу для аналізу роботи мережі АЗС у різних розрізах, оптимізації відносин з постачальниками, корпоративними клієнтами, поліпшення планування й т.д..
Треба також підкреслити, що саме можливості консолідації дозволяють припинити деякі форми зловживань. Пояснюється це наступними обставинами. Якщо раніше зловживання носили переважно технічний характер і були пов'язані з недоліками встаткування, то останнім часом точність і надійність устаткування підвищуються (особливо на нових АЗС). "Сучасні системи автоматизації дозволяють із високою точністю відстежити час і причини збою техніки, зафіксувати можливі втрати; крім того, ці системи ведуть історію всіх технологічних і фінансових операцій, дозволяють відновити послідовність дій оператора аж до виписки чека (тобто до окремого відпуску товарів). Інформація про поточну роботу АЗС може відправлятися в офіс без ведена оператора станції (за регламентом, заданому менеджером у центральному офісі). Все це різко звужує можливості "технічних" зловживань. Тому росте частка зловживань, пов'язаних з недоліками в постановці бізнес-процесів. Наприклад, шахрайство з талонами, з документами приходів-витрат (часто використовується, коли реалізується стороннє паливо, особливо в джобберських мережах, що працюють по франчайзинговим схемах). Інакше кажучи, у цей час все більша кількість зловживань переміщається з розряду технічних у розряд організаційних, і отут саме важливі системи обліку, які зводять воєдино процеси всієї мережі АЗС (технологічні, торговельні, фінансові операції як на окремих заправленнях, так і в мережі АЗС і на пов'язаних з ними нафтобазах). Саме при наявності такої єдиної системи стає можливим побачити канали втрат і припинити координовані дії зловмисників.
Як слабке місце деякими експертами відзначається "проміжок" між системою керування й ТРК. Не секрет, що до ТРК можна підключитися. Але якісна система керування фіксує всі незаконні наливи, оскільки бере інформацію безпосередньо від стовпчика, у неї "зашита" система захисту від проникнення, і всі проникнення фіксуються. Сучасні системи автоматизації обов'язково мають такий захист. Ще одна проблема, добре знайома власникам супермаркетів, - не пробиваючи чека, касир віддає товар покупцеві. У нашій системі вона вирішена шляхом інтеграції системи відеоспостереження із системою керування, що включає роздруківку чеків. Всі рядки чека стають видні в міру їхньої появи й можуть бути відстеженні в будь-який момент.
Харківська область є самим ємним і платоспроможним паливним ринком у Росії. На 680 АЗС тут щорічно реалізується близько 3 млн. т. палива. Річний оборот цього ринку з урахуванням супутніх послуг можна оцінити приблизно в 1,5 млрд. доларів , причому це живі гроші. Сьогодні на паливному ринку Харкова існує близько 250 фірм.
У Харкові в 2000 році повинні бути демонтовані 70 контейнерних АЗС, і частина з них буде замінена стаціонарними комплексами. Оптимальною же кількістю автолізів при нинішній чисельності автопарку вважається 750. При цьому вартість устаткування й будівельних конструкцій для сучасного АЗК із 8 місцями для заправлення доходить до 700 тис. доларів, а всього комплексу - до 3 млн. доларів. З 1992 по 2006 рік місто передало в оренду приблизно 25 фірмам-інвесторам біля 140 бензоколонок МПКА. Передбачалося , що після підписання контракту інвестор протягом перших восьми місяців повинен погодити всі свої дії з відповідними інстанціями, а потім за 18 місяців повністю переобладнати заправлення. Завершивши реконструкцію, інвестор міг викупити бензоколонки МПКА по залишковій вартості. Умови угоди були виконані тільки частково. [45]