Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:
· отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
· в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца ( а/о № 1 Шадрина А.Б. в январе);
· в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Вронского Г.К. в марте);
· не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов ( а/о Овчинниковой Е.М. в феврале );
· на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;
· на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.
Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.03.01 Юшкова С. Д. проведен в феврале, а/о № 81 от 26.02.01 Соболев А. В. проведен в апреле и др.
В нарушение Инструкции 94-Н по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Вронского Г.К. в марте приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 1130 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.
В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо – на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». Например, согласно а/о Вронского Г.К., в январе приобретено зеркало заднего видения на сумму 144 руб., в учете отражено: Дт 08 Кт 71, следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно а/о № 123 от 15.05.01 приобретено устройство бесперебойного питания «UPC» стоимостью 11503 руб. В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 08 Кт 71.
В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно а/о № 69 Вронского Г.К. в марте отражено:
Дт 10/5 Кт 71 – 118 руб.
Следовало отразить:
Дт 10/1 Кт 71 – 97 руб. стоимость ацетона;
Дт 10/3 Кт 71 – 21 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.
Согласно а/о № 48 Браженкова А.В. от 24.02.01 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 8013 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 8013 руб.
Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:
Дт 10/9 Кт 71 – 8013 руб. приобретен музыкальный центр
Дт 10/9 Кт 26 – 8013 руб. передача в эксплуатацию
В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся. Аналогичное замечание по а/о № 84 от 10.04.01 Юшкова С.Д., согласно которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 840 руб.
На предприятии приобретались подарки для работников. Например, по а/о № 46 от 26.02.01 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 650 руб.
По а/о №84 от 10.04.01 приобретен музыкальный центр стоимостью 10013 руб. и нарушен лимит расчетов наличными средствами между юридическими лицами, составляющий в феврале 2001 года 10000 руб. в соответствии с Письмом ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» от 07.10.98 № 375-У.
В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:
Дт 41 Кт 71 – 650 руб. оприходован товар
Дт 90 Кт 41 – 650 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись
Дт 90 Кт 68 – 130 руб. начислен НДС (650*20%)
Дт 91 Кт 90 - 680 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия
Таким образом, предприятием недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.
Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.
В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):
· к авансовому отчету Кринина А.В. от 18.05.01 приложен только товарный чек магазина «Кенга» на телевизор «Sony» на сумму 9735 руб.
· в январе согласно авансовому отчету Лимаренко Н.Д. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены дрова и комнатные двери на сумму 4500 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.
· Согласно а/о Никонова И.П. от 29.07.01 приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.
Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.
В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:
- к авансовому отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.01 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;
- к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.01 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Шинкарук В.Е.;
- к авансовому отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.01 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. – плательщик Бадыгин Л.В.
Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.01 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.
Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость (таблица 3.2):
- расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.01 № 11а работникам ООО “ПРЕДПРИЯТИЕ” для служебных поездок;
- расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и в пригородном (г. Подольск московской области).
Таблица 3.2
| Ф.И.О. подотчетного лица | Назначение расходов | I Квартал | II квартал | III Квартал | IV квартал | Итого |
| Буримова А.А. | проездные | 6 270 | 4 560 | 6 840 | 7 380 | 25 050 |
| Шестериков Б.Н. | проездные | - | 2 280 | - | - | 2 280 |
| Абатурова О.Н. | маршр. лист | 41 | 787 | 264 | 696 | 1 788 |
| Болотова А.Н. | маршр. лист | 150 | - | - | - | 150 |
| Панасенко Т.И. | маршр. лист | 96 | 56 | 160 | 118 | 430 |
| Мыпкина Л.Я. | маршр. лист | 11 | 92 | - | 104 | 207 |
| Лихачева А.В. | маршр. лист | 137 | 134 | 64 | 104 | 439 |
| Гурьева В.Н. | маршр. лист | 50 | 66 | - | - | 116 |
| Старкова Л.В. | маршр. лист | 49 | - | - | - | 49 |
| Всего | 6 804 | 7 975 | 7 328 | 8 402 | 30 509 |
Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30 509 рублей. Эти суммы следовало включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и в облагаемую базу для начисления взносов в социальные внебюджетные фонды. Для оплаты проезда в городском транспорте рекомендуем установить работникам доплаты за разъездной характер работы, а при проезде в Подольск – оформлять командировки.
Согласно Положению о составе затрат затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. Предприятие данный пункт не учитывает, например: