2.3. Контроль банка за осуществлением проверок кассовой дисциплины
Проверка оформления Расчетов на установление предприятию лимита остатка кассы
Ежегодно в дополнительном офисе № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.» службой внутреннего контроля проводится выборочная проверка соблюдения требований Положения Банка России «О правилах организации наличного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 № 14-П. Последняя проверка проводилась за период с 01.11.01 г. по 20.01.02 г. Объем выборки составлял не менее 60% от общего числа объектов проверки.
Ежегодно в соответствии с Положением ЦБ РФ «О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации» №14-П от 05.01.98г. (далее – Положение), филиалом на основании представленных клиентами расчетов по форме 0408020 (Приложение 6) устанавливается лимит остатка кассы. В случае не предоставления предприятием данного расчета лимит считается нулевым. Информация об организации работы филиала по установлению лимитов остатков касс доведена до клиентов размещением информации на стендах.
Выборочно проверено оформление 34 расчетов (Приложение 6). Имеются отдельные замечания по оформлению документов отдела клиентского обслуживания (ОКО) – 3 случая не соответствия единицы расчета данным формы (рубли и тыс. руб. соответственно).
Отдельные замечания по оформлению расчетов клиентами отдела розничных продаж (ОРП):
· не указан номер расчетного счета клиента;
· несоблюдение единица расчета;
· не установлены сроки сдачи выручки;
· не установлено время сдачи выручки;
· при отсутствии у предприятия выручки и расхода наличных, филиалом установлен лимит остатка кассы и дано разрешение расходования выручки;
· отсутствуют оригиналы представленных клиентами расчетов;
· не указана цифрами испрашиваемая сумма лимита.
Рекомендации: Старшему ревизору усилить контроль за оформлением клиентами представляемого в дополнительный офис расчета ф. 0408020, установлением лимитов и согласованием расходования выручки из кассы предприятия в соответствии с требованиями Правил. По согласованию с клиентами устранить выявленные замечания.
Цели расходования выручки согласовываются с дополнительным офисом в соответствии с Указаниями ЦБ РФ №360 от 12.11.96 г. на заработную плату, выплаты социального характера, закупку сельскохозяйственной продукции у населения, скупку тары, вещей у населения, оплату срочных ремонтных работ и ГСМ, выплату возмещения убытков по договорам страхования физических лиц.
В соответствии с п.2.7. Правил, решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы, принимается банками ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по форме 0408020. На момент проверки, филиал согласовывает расходование выручки только на основании представленных расчетов ф. 0408020.
Рекомендации: Старшему ревизору, начальнику РКО запросить центральное отделение о порядке оформления указанных в п.2.7. Правил письменных заявлений предприятий. Запросить указанные заявления у клиентов, представивших расчет ф.0408020.
В большинстве расчетов ф.0408020 имеется приписка о том, что данный расчет действителен до возникновения задолженности предприятия в бюджет и внебюджетные фонды. При наличии такой задолженности уведомления о прекращении действия разрешения расходования выручки филиалом не направляется.
В проверяемом периоде в картотеке была отражена задолженность по предприятиям, представившим расчет:
ОАО «А» по уплате НДС. Копия расчета представлена клиентом из другого банка. Разрешения на расходование выручки банком не предоставлялось.
ЗАО «Б» уведомления не направлялись в связи с наличием в расчете отметки о действии разрешения до возникновения задолженности перед бюджетом.
Проверка организации планирования проверок кассовой дисциплины клиентов и оформления Справок по результатам проверок ф.0408026
Из 6 запланированных на декабрь 2001 г. проверок, представлены только 3 справки по результатам проверок. Всего в 4 квартале было проверено 6 предприятий из 27 запланированных.
С 20.12.01 г. в филиал принят на работу специалист по проверке кассовой дисциплины, что должно увеличить количество проверок.
Фактически на I квартал 2002 г. запланировано 40 проверок. В процессе проверки по состоянию на 11.02.02 г. находится 5 предприятий. Из 8 запланированных на январь 2002 г. проверок, в январе не закончена ни одна. В феврале закончена 1 проверка из ранее начатых, 4 – на стадии оформления.
Рекомендации: РКО обеспечить выполнение плана проверок соблюдения предприятиями кассовой дисциплины за счет осуществления проверок с выездом на предприятия.
При проверке справок ф.0408026 имеются следующие замечания:
· не указана дата проверки;
· не указана дата подписания справки Управляющим филиалом;
· не верно установлен предприятию лимит остатка кассы;
· в п. 3.3. справки не расшифрованы цели выдачи под отчет, в результате невозможно сделать вывод о соблюдении/несоблюдении целей расходования выручки;
· в п. 3.2. справки не расшифрованы цели расхода по договору, в результате невозможно сделать вывод о соблюдении/несоблюдении целей расходования выручки;
· не верно отражены данные по строке 2 раздела II справки;
· не заполнен п.3 Раздела III справки;
· нет расшифровки ФИО руководителя и гл. бухгалтера предприятия;
· в п.1 раздела III справки не полностью отражены разрешенные цели расходования выручки;
· в п.3.1. раздела III справки выручка направлена на хозяйственные расходы, а с банком согласовано расходование на хозяйственный инвентарь;
· не соблюдены единицы заполнения справки.
Справки подписаны со стороны предприятий и филиала. Указанные замечания имели место в связи с тем, что данные справки были оформлены до получения рекомендаций ГУ ЦБ РФ по Омской области по их оформлению. На момент проверки рекомендации по заполнению справок, представленные ГУ ЦБ РФ по Омской области доведены до руководителя РКО. Оформление справок 2002 г. производится с учетом данных рекомендаций.
Проверка составления отчетности ф. 212
Отчетность по ф.212 составляется дополнительным офисом ежеквартально в соответствии с требованиями нормативных документов.
Замечания по результатам выборочной проверки заполнения ф.212 за 4 квартал 2001 г.:
· в ходе проверки установлено, что не во все карты клиентов в базе «Клиент» внесены необходимые данные, позволяющие точно подсчитать количество клиентов филиала. В результате чего данные о количестве обслуживаемых предприятий по книге регистрации открытых/закрытых счетов не совпадают с данными программы «Клиент». Кроме того в книгу регистрации открытых/закрытых счетов внесены не все данные о закрытии счета предприятия. В результате чего имеется вероятность искажения строки 1 ф.212;
· в строке 2 ф.212 количество предприятий должно быть на 10 меньше, чем в строке 1, т.к. исключению подлежат клиенты, имеющие следующие счета: 40309, 40204, 40703, 40814;
· неверно отражено количество предприятий, охваченных проверками в отчетном периоде.
Рекомендации: РКО обеспечить сверку данных базы «Клиент», книги регистрации открытых/закрытых счетов и данных юридических дел клиентов. Составление отчетности за 1 квартал 2002 г. осуществлять с учетом замечаний предыдущих проверок.
Все вышеобозначенные недостатки системы внутреннего контроля в дополнительном офисе № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.», предопределили необходимость разработки в настоящей дипломной работе, ряда рекомендаций по совершенствованию системы банковского контроля, обозначенные ниже.
3.1. Модель осуществления проверки кассовой дисциплины
на примере фармацевтической компании ООО «Здрава»
Представленная ниже модель отражает наиболее оптимальный вариант проведения проверки кассовой дисциплины на предприятиях с соблюдением всех ее составных элементов, начиная со стадии подготовки плана и заканчивая составлением отчета о ее результатах. К сожалению, на практике ряд компонентов исключается, что, с одной стороны упрощает проведение проверок, но в то же время указывает на несостоятельность специалистов, которые занимаются организацией и проведением проверок, а также приводит к неадекватности результатов, и, в частности, к большим погрешностям расчетов.
В связи с вышеобозначенным, мной была разработана нижеописанная модель, а также подготовлены рекомендации по результатам проверки как клиентам банка, так и сотрудникам отделения розничных продаж.
1. Объект проверки - ООО «Здрава», находящееся по адресу 646780, Омская область р.п. Русская Поляна ул. Комсомольская, 56
ЭТАПЫ:
Подготовительный этап (составление плана проверки)
1. Наименование проверки – проверка выборочная по причине большого объема кассовых документов.
Процесс проведения проверки