Бухгалтерский учет на предприятии (стр. 3 из 19)

- использование функционального содержания автоматизированной формы бухгалтерского учета, директивных указаний по вопросам его организации и методологии, обеспечивающих единую методологическую основу его ведения;

- автоматизацию составления документов первичного учета на бумажном и машинных носителях на участках и службах с массовым характером возникновения хозяйственных операций и передачу этих данных бухгалтеру соответствующего участка учета для автоматизированного ввода и отражения данных в бухгалтерском учете;

- эксплуатацию средств автоматизации обработки учетной информации — ПЭВМ должны использовать непосредственно учетные работники в условиях функционирования АРМБ;

- организационную структуру внутримашинного информационного фонда задач бухгалтерского учета, адекватную структуре внешнего документного хранения данных бухгалтерского учета в учетных регистрах в виде машинных информационных таблиц, отражающих наборы машинных первичных документов, наборы машинных документов-регистров бухгалтерского учета;

- формирование управленческой, учетной, контрольной и аудиторской информации в запросном режиме в доступном и удобном виде;

- создание автоматизированных рабочих мест бухгалтера с полностью автоматизированной системой расчетов и отображением информации с предложениями о принятии управленческих решений;

- создание информационного языка показателей учета, контроля и аудита для автоматизированного формирования запросной информации;

- формирование диагноза и ближайших целей, выработку путей достижения целей без учета резервов и с учетом резервов предприятия.

Концепция децентрализованной обработки учетной информации нашла отражение в широком и массовом создании АРМБ различных категорий.

Основная концепция построения АРМБ заключается в децентрализованной автоматизированной обработке информации на рабочих местах учетного работника, создании персональных баз данных, знаний, целей, локальных, глобальных сетей на базе персональных ЭВМ.

Безбумажная технология функционирования позволяет использовать АРМБ для решения оперативных вопросов в реальном масштабе времени.

АРМБ является структурной составляющей автоматизированных систем управления, персональным средством для планирования, управления, учета, контроля, обработки данных, подготовки и принятия решений.

Принцип модульности допускает сопряжение АРМБ с другими элементами системы, а также встраивание в действующие системы с минимальными затратами и без прерывания функционирования последней.

АРМБ — элемент системы автоматизации бухгалтерского учета, все обеспечивающие подсистемы которой согласованы между собой.

С учетом эргономических требований создаются АРМБ, которые обеспечивают комфортные условия труда.

На предприятии разрабатываются три категории АРМБ в соответствии с основными функциями учетных работников и использованием персональных ЭВМ с соответствующими техническими характеристиками.

При автоматизированном решении учетных задач управленческий персонал выполняет в основном работы, связанные непосредственно с осуществлением методологических, контрольных и аналитических функций, составлением в установленном порядке бухгалтерской отчетности, а также со сбором, регистрацией, подготовкой на машинном носителе первичной информации с использованием ПЭВМ, передачей системе обработки данных информации на машинном носителе.

При этом соответствующие управленческие службы (бухгалтерия, цехи, отделы) несут полную ответственность за передачу соответствующей информации, подготовленной в виде документов или машинных носителей, а бухгалтерия, помимо этого, несет общую ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета на предприятии. В процессе автоматизированного решения учетных, контрольных и аналитических задач взаимодействие между бухгалтерией, цехами, отделами и системой обработки данных осуществляется следующим образом.

С использованием информационной системы соответствующие работники учета, участвующие в автоматизированном решении комплекса учета и в автоматизированном решении комплекса задач, выписывают первичные документы на ПЭВМ и по определенной цепочке заполняют данные. Одновременно с выпиской первичных документов на ПЭВМ производится перенос информации на машинный носитель. В соответствии с установленным на предприятии регламентным режимом работники учета передают системе обработки данных информацию, подлежащую обработке на машинном носителе, и дополнительные данные для контроля правильности информации на машинном носителе.

Система обработки данных по мере получения информации на машинных носителях производит ее соответствующую обработку, которая включает создание и контроль информационных данных на ЭВМ большей мощности. В процессе контроля выдаются диагностические сведения об обнаруженных ошибках. Отконтроллированные данные загружаются в информационную базу, после чего используются для решения учетных, аналитических, контрольных и аудиторских задач.

Реальные учетный, контрольный и аналитический процессы распределены по рабочим местам на территории предприятия и осуществляются в конкретных организационно-технических условиях. Поэтому важным является анализ структуры рабочих мест как основы последующего формирования структуры АРМ. В результате анализа организация учетного контрольного и аналитического процессов представляется в виде некоторой схемы рабочих мест, отражающей их взаимодействие при осуществлении реализации учетных, контрольных и аналитических функций. В эту схему должны входить рабочие места работников, функциональные обязанности которых в какой-либо мере связаны с видами учета, контроля и анализа. К ним относятся не только лица, осуществляющие документирование, систематизацию, обобщение данных, контрольные или аналитические функции, по также и технический персонал.

Эти места должны рассматриваться в качестве потенциальных для организации АРМБ. Несмотря на то, что значительная часть названного персонала организационно не связана с бухгалтерией, она обязана выполнять все указания главного бухгалтера предприятия по организации и ведении учета.

Поэтому организационная подчиненность не является фактором, ограничивающим состав мест, где могут быть установлены АРМБ, которые в той или иной мере обеспечивают автоматизацию учета, контроля и анализа.

На рабочих местах бухгалтерских работников весь комплекс работ связан с ведением учета, контроля и анализа, в то время, как для остального персонала функции, связанные с бухгалтерским учетом, не являются основными и занимают лишь часть их времени. Очевидно, что организация АРМБ для такой категории персонала целесообразна лишь при условии использования АРМБ и для выполнения их основных функций. В частности автоматизация рабочих мест работников структурных, подразделений, осуществляющих документирование хозяйственных операций, в большинстве случаев целесообразна лишь при условии комплексной автоматизации всех учетных, контрольных и аналитических функций.

Распределенная система обработки данных в условиях функционирования АРМ бухгалтера строится по функциональным признакам АРМБ с выделением следующих трех уровней управления:

- высшего (АРМ бухгалтера III категории) — управления на уровне предприятия;

- среднего (АРМ бухгалтера II категории) — управления на уровне участков учета;

- низшего (АРМ бухгалтера I категории) — непосредственного управления деятельностью цеха, участка, бригады, склада, кладовой, отдела и т.д.

На схеме 1 представлено распределение АРМБ по уровням управления.

Три уровня системы управления охватывают всю совокупность проблем по учету, контролю, аудиту и анализу хозяйственной деятельности.

Схема 2.1. Распределение АРМБ по уровням управления.

АРМБ I категории предназначено для формирования и подготовки первичной информации, которая формируется непосредственно на местах возникновения информации (в цехах, складах и т.д.), а также решения необходимых задач по структурным подразделениям.

АРМБ II категории предназначено для контроля прохождения первичной информации, организации регламентных и запросных учетных, контрольных и аналитических задач.

АРМБ III категории предназначается для анализа работы структурных подразделений и предприятия в целом, обобщения сводных данных, связанных с решением регламентных задач по составлению оперативной и периодической отчетностей, осуществления оперативного контроля по использованию трудовых, материальных и денежных ресурсов, соблюдения действующих норм материальных и трудовых затрат, выявления отклонений от действующих систем нормирования или планирования, управленческого учета, моделирования учетными данными. Данное АРМБ информационно взаимосвязано как с удаленными сетевыми устройствами, находящийся в филиалах, так и с отраслевыми, территориальными, межотраслевыми автоматизированными информационными системами, а также глобальными информационными системами (сети Internet).

В автоматизации учета с распределенными базами данных выделяются следующие факторы:

- сочетание централизации и децентрализации управления средствами;

- выбор оптимальной структуры распределенных баз данных;

- рациональное размещение между ними задач и вопросов;

- обеспечение достоверности передаваемой и обрабатываемой учетной информации.

3. Основные средства

3.1. Классификация и оценка основных средств