Экономичность отчетности требует постоянных поисков путей снижения затрат на её подготовку и доставку получателю. Поэтому отчетность должна быть краткой и не должна содержать излишних, ненужных для потребителя показателей. Показатели должны сводиться в наиболее компактные, удобные для обозрения таблицы. Эти таблицы должны разрабатываться и иметь типовую, стандартную форму. Наиболее экономичным, оперативным и совершенным средством получения и передачи отчетности в настоящее время являются ПЭВМ, объединенные в локальные вычислительные сети, а также другие современные технические средства связи (факсы, модемы, средства телекоммуникации).
Перечисленные основные требования предъявляются к любой отчетности и, прежде всего, к бухгалтерской. Исходя из этих требований и общего понимания её места и сущности в системе управления, можно дать следующее определение бухгалтерской отчетности. Бухгалтерская отчетность представляет собой комплекс взаимосвязанных показателей, полученных в системе бухгалтерского учета и характеризующих имущественное положение и финансовые результаты работы хозяйствующего субъекта за отчетный период.
В зависимости от того, какому управленческому органу предназначена бухгалтерская отчетность, существует более общая её классификация - на внешнюю и внутреннюю.
Внешняя отчетность представляется различным пользователям, находящимся за пределами предприятия: собственникам (учредителям, акционерам), налоговым органам, органам статистики, банкам, другим органам государственного управления в соответствии с действующим законодательством. Государственные предприятия отчитываются перед своими вышестоящими органами управления – министерствами, ведомствами, объединениями, которые являются представителями государства как собственника. При использовании заемных средств банков или средств государственного бюджета отчетность может предоставляться и указанным органам.
Внутренняя отчетность представляется руководству предприятия и другим органам управления внутри предприятия. Для внутренней отчетности наряду с типовыми формами используются и специализированные, нетиповые, которые устанавливаются самим предприятием.
1.3. Объём бухгалтерской отчетности предприятий, ее содержание и сроки составления.
Объём бухгалтерской отчетности определяется табелем действующих норм, где приводится их перечень с указанием сроков составления. Основанием для заполнения табеля служат положение о бухгалтерских отчетах и балансах, а также ведомственные инструкции.
В целях рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации. В плане отчетности приводятся перечень отчетных форм, отчетный период, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, получающих отчетность, способ представления отчетов и фамилии работников, отвечающих за составление отчетности, с точным указанием выполняемых ими работ.
В соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь предприятия и организации, осуществляющие предпринимательскую деятельность и являющиеся юридическими лицами по законодательству РБ, независимо от форм собственности (включая предприятия с иностранными инвестициями, а также белорусских субъектов хозяйствования за границей), представляют годовой бухгалтерский отчет в следующем объеме:
1) БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС (типовая форма № 1);
2) ОТЧЕТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ (типовая форма № 2);
3) ПРИЛОЖЕНИЕ К БАЛАНСУ (типовая форма № 3).
Формы годового отчета предприятия, утвержденные Министерством финансов в соответствии с Законом РБ *О бухгалтерском учете и отчетности*, приведены в приложении 1.
К годовой бухгалтерской отчетности предприятия (за исключением имеющего статус малого) прилагается пояснительная записка с изложением основных факторов, повлиявших в отчетном году на итоговые результаты деятельности предприятия, и освещение финансового состояния предприятия, а также решение по итогам рассмотрения на предприятии годового бухгалтерского отчета и распределения чистой прибыли.
Бухгалтерский баланс составляется ежемесячно, отчет о прибылях и убытках формы №2 - поквартально и используется на предприятиях для управления.
При составлении бухгалтерских отчетов и балансов должны быть обеспечены:
- тождество показателей бухгалтерских отчетов и балансов данным синтетического и аналитического учета;
- соответствие, как правило, показателей вступительного баланса за отчетный период аналогичным показателям заключительного баланса за период, предшествующий отчетному.
Предприятие составляет самостоятельный баланс по всем видам деятельности, отражающий состав имущества и источники их формирования.
Отчетный баланс получает новое назначение. Он должен обеспечивать информацией о сохранности собственности предприятия, его финансовых ресурсах.
Годовая бухгалтерская отчетность дает достаточно полную информацию для оценки эффективности работы предприятия.
В качестве приложения к годовому отчету дается пояснительная записка, подготавливаемая работниками соответствующих отделов, а в случае проверки аудиторской организацией – аудиторское заключение. В пояснительной записке характеризуется деятельность предприятия за год по сравнению с планом и предыдущим годом. Значительное внимание уделяется использованию производственных основных и оборотных средств, состоянию дебиторской и кредиторской задолженности, соблюдению режима экономии, сохранности ценностей. К записке прилагают ведомость результатов инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проведенных в течение года, и показывают нарастающим итогом все выявленные недостачи и излишки, а также суммы пересортиц. Эти сведения позволяют изучить структуру недостач и потерь, их динамику, а также контролировать источники покрытия непроизводительных расходов.
В записке должны быть отражены влияние основных факторов на производственные и финансовые показатели, причины невыполнения тех или иных заданий и меры по обеспечению выполнения плана выпуска продукции, снижению её себестоимости, повышению эффективности труда, рентабельности.
Для выполнения и распространения передового опыта целесообразно в записке изложить позитивные моменты в деятельности предприятия и меры, которые принимались им для достижения высоких показателей. В заключительной части записки освещается состояние хозяйственного расчета, учета и намечаются пути их совершенствования.
В соответствии с Законом РБ *О бухгалтерском учете и отчетности* министерства и ведомства дополнительно к типовым формам могут устанавливать специализированные формы бухгалтерской отчетности для предприятий по согласованию с Министерством финансов.
На предприятиях с иностранными инвестициями, предприятий белорусских субъектов хозяйствования за границей, а также других предприятиях негосударственных форм собственности по соглашению их участников, учредителей и других собственников отчеты, составляемые по трем основным формам годовой бухгалтерской отчетности, могут дополняться данными, необходимыми для осуществления контрольных прав.
В связи с этим указанные предприятия могут самостоятельно изготавливать кодовые бухгалтерские отчеты и балансы, имея ввиду необходимость представления информации широкому кругу пользователей.
В указанные отчеты включаются статьи, отражающие активы, пассивы и операции, имевшие место в отчетном году. При отсутствии того или иного вида имущества, обязательства, операции, соответствующая статья не приводится. При этом для статей (строк), включенных в баланс и отчеты, должен быть сохранен их код, указанный в графе 2 типовых форм отчетности.
Предприятие представляет годовой бухгалтерский отчет не позднее 1 апреля следующего за отчетным года:
- собственникам (либо уполномоченным ими органам – в соответствии с учредительными документами);
- органам государственной налоговой инспекции (по месту нахождения предприятия);
- учреждениям банков согласно кредитному договору;
- органам государственной статистики (по месту нахождения предприятия);
- другим государственным органам, на которые в соответствии с действующим законодательством возложена проверка отдельных сторон деятельности предприятия и получение соответствующей отчетности. К таким органам, в частности, относятся финансовые органы, осуществляющие финансирование расходов предприятия за счет ассигнований из бюджета.
Бухгалтерская информация в неустановленные адреса может представляться лишь по договоренности с предприятием на коммерческой основе.
Предприятие, имеющие дочерние предприятия, составляет и представляет помимо собственного бухгалтерского отчета также консолидированную (сводную) отчетность, включающую отчеты своих дочерних предприятий. При этом под дочерним предприятием следует понимать предприятие, являющееся юридическим лицом и над которым осуществляется постоянное право на определение стратегической политики в вопросах текущей, инвестиционной и финансовой деятельности со стороны материнского предприятия.
В бухгалтерскую отчетность предприятия включаются показатели производства, хозяйств, филиалов, представительств, отделений и других обособленных структурных подразделений, выделенных на отдельный баланс.
Хозяйственные ассоциации, союз, концерн и другие хозяйственные объединения предприятий, созданные на добровольных началах в целях координации деятельности по отраслевому, территориальному или иному признаку, являющиеся юридическими лицами, составляют самостоятельный и сводный отчеты.