- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи и их расшифровки;
- дополнительные реквизиты исходя из характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации.
Аудитору необходимо помнить, что незаконные операции и злоупотребления могут иметь место и при внешне правильно составленных документах. Поэтому в ходе их осмотра рекомендуется вызывать лиц, подписавших документы, для подтверждения подлинности подписей и фактов получения товарно-материальных и денежных ценностей. Осмотр документов рекомендуется проводить при достаточном освещении (лучше всего дневном). Осмотру подвергаются лицевая и оборотная стороны документа.
Перед началом основной процедуры у материально-ответственного лица (лиц) должна быть истребована расписка в том, что все приходно-расходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества (ценностей) в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевзвешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.
Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов учета, их количество указывается в описях согласно номенклатуре в единицах измерения, принятых в учете, с заполнением чернилами или шариковой ручкой без помарок и подчисток.
В случае обнаружения ошибок их исправление производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.
На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества, записанного на данной странице в натуральных показателях вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.
В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
После подписания инвентаризационных описей всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами), в конце описи материально-ответственное лицо (лица) дают расписку, которой подтверждают, что проверка имущества произведена в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам рабочей инвентаризационной комиссии и принятие поименованного в описи имущества на дальнейшее ответственное хранение.
При смене материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то при уходе рабочей инвентаризационной комиссии помещения, где хранятся ценности, опечатываются. В этом случае, а также в случае перерывов в работе (обеденный перерыв, время отдыха, ночное время, по другим причинам) инвентаризационные описи должны храниться в ящике, шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Материально-ответственные лица должны немедленно, т.е. до открытия помещения, склада, ангара, кладовой, секции и т.п., сделать заявление председателю рабочей инвентаризационной комиссии в случае обнаружения после проведенной инвентаризации ошибки в описях. После этого вышеназванная комиссия проверяет указанные в заявлении факты и в случае их подтверждения исправляет ошибки установленным порядком.
После окончания проведения инвентаризации председатель рабочей инвентаризационной комиссии обязан сдать надлежаще оформленные материалы инвентаризации в бухгалтерию где проверяется их качество, правильность указанных цен, таксировка, подсчет итогов, о чем на последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка за подписями лиц, проводивших эту проверку.
Только после этой процедуры выводится окончательный результат инвентаризации.
Товарно-материальные ценности, поступившие во время снятия остатков, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии рабочей инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Они заносятся в отдельную опись с указанием поставщика, даты поступления, даты и номера сопроводительного документа количества, цены, суммы и других обязательных реквизитов.
Для оформления результатов инвентаризации практикуется применение единых регистров, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Выявленные при выведении результатов инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации.
Так, основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.
Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя предприятия соответственно на издержки производства или обращения у предприятия или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим списанием. Нормы убыли могут применяться лишь при обнаружении фактических недостач.
Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, результатом все же окажется недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии утвержденных норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча относится на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства или обращения у предприятия или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекции по качеству, специализированной лаборатории и др.).
При возникновении пересортицы особое внимание необходимо обратить на зачет выявленных излишков и недостач. В таких случаях следует исходить из установленного правила: взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого материально-ответственного лица в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О причинах допущенной пересортицы материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на предприятиях на издержки обращения или производства, а в бюджетных организациях – на уменьшение финансирования (фондов).
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально-ответственных лиц, в протоколах заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Обычно рассмотрению такого вопроса предшествует проведение административного расследования. Результаты и выводы последнего служат предметом рассмотрения центральной постоянно действующей инвентаризационной комиссии предприятия.
Свои предложения по регулированию выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета центральная постоянно действующая инвентаризационная комиссия представляет на рассмотрение руководителю предприятия, который и принимает окончательное решение о зачете.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой – в годовом бухгалтерском отчете.
По своему характеру и внешний (независимый), и внутренний аудиты имеют много общего. Но существуют и принципиальные различия между этими видами деятельности, помогающие определить, чем отличается аудит от ревизии. В основном они сводятся к следующему:
| Внутренний аудит | Внешний (независимый) аудит |
| Действенность и эффективность прямо влияют на объем, содержание и характер внешнего аудита | Объем, содержание и характер, а также аудиторский риск определяются в зависимости от качества и действенности внутреннего аудита |
| хозяйственные операции, использование ресурсов, состояние учета, отчетности и внутрихозяйственного контроля проверяются на соответствие установленной учетной политике и общеметодическим положениям | Состояние учета и отчетности, эффективность использования ресурсов и уровень внутрихозяйственного контроля проверяются, чтобы определить масштаб внешнего аудита и уровень первоначального доверия к данным учета и отчетности клиента |
| Внутренний аудит | Внешний (независимый) аудит |
| Ориентация работы на отношение по функциональному и линейному управлению в данной хозяйственной системе | Аудит ориентирован на важнейшие позиции отчетности и источники доходов с применением необходимых группировок по видам ресурсов и однотипным операциям |
| В остальном методические приемы документального контроля и методические приемы фактического контроля могут быть весьма сходными, хотя применяемое аудиторами их соотношение различное | |
| Внутренний аудит прямо связан с текущим обеспечением сохранности активов, контролем постановки и организации материальной ответственности, выявлением и ликвидацией задолженности по недостачам, растратам и хищениям | Связь с выявлением фактов мошенничества и хищений, с контролем постановки материальной ответственности является не прямой, а случайной, т. е. возникает в тех случаях, когда их результатом являются приписки и иные искажения отчетности |
| Внутренний аудит должен быть организационно независимым от ревизуемых объектов, а в целом аудиторы должны удовлетворять потребности руководства данной хозяйственной системы и получать от него заработную плату | Внешний аудит должен быть независимым от клиента не только организационно, но и материально (практикуя денежные залоги за предстоящий аудит или имея иные источники финансирования, как в деятельности налоговой полиции) |
| Внутренний аудит есть часть внутрихозяйственного контроля, который должен быть непрерывным | Внешний аудит является периодическим, осуществляется примерно с годовым интервалом |
Таким образом, понятие внутреннего аудита в России пока мало чем отличается от хорошо известного нам понятия ведомственной ревизии.