Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.
Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:
· распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;
· распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);
· распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).
Кроме этих документов, на контроль также ставятся:
· протоколы совещаний при руководителе органа управления;
· поручения руководителя;
· входящая корреспонденция;
· письменные и устные обращения граждан.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
· постановку документов на контроль;
· проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
· регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
· снятие исполненных документов с контроля.
Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:
· контрольные журналы;
· регистрационно-контрольные карточки (картотека);
· письменные отчеты;
· проверки;
Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
1.4. Передача документов в архив.
Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.
Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.
Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:
· По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);
· По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);
· По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);
· По номерам документов.
Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.
Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт уничтожения).[2]
Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.
Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущий).
В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).
Порядок пользования документами из архива:
1. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.
2. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.
3. Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.
4. Документы по письменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности.
5. При снятии копии с документа, который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.
6. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
ЛИТЕРАТУРА
· Основы бухгалтерского учета – М., Издательство «Зенит». 1992 – 204 с.
· Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N 105 от 29 июля 1983 г.
· Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998
· Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. М., 1996.
· Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.
· Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.
· Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.
· Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-Ф3
· Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998.
· Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997.
· Организация работы с документами. Инфра М.,1998 г.
· Ю. А. Бабаев Теория Бухгалтерского учета. М., 1999
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете
Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105
по согласованию с ЦСУ СССР
1. Общие положения
1.1 Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете.
1.2. Действие настоящего Положения не распространяется на учреждения банков и колхозы.
2. Первичные документы
О введении унифицированных форм первичной учетной документации см. постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835