Организация внутреннего контроля в области хранения запасов (стр. 2 из 5)

Первичными документами, которые обрабатывает бухгалтер расчетной группы являются: табель учета рабочего времени, больничные листы, отпускные записки, записки о переводе, приказы о приеме и увольнении, приказы о премировании, наряды, ведомость на удержание материальных благ и услуг в счет з/платы, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и др.

Бухгалтер материальной группы учитывает поставку, хранение и расход материалов: составляет ведомость по счетам 10,60,71,76; ведет контроль расчетов с поставщиками и раз в пол года составляет акты сверки с поставщиками материалов. Также бухгалтер материальной группы проверяет отчеты сдающиеся начальниками соответствующих подразделений и кладовщика о расходе материалов за месяц, выписывает доверенности на покупку материалов работникам отдела снабжения, проверяет авансовые отчеты.

Первичными документами за которые несет ответственность бухгалтер материальной группы являются: приходные ордера, счет-фактуры поставщиков, договора на поступление материалов, требование на отпуск материалов и др.

Бухгалтер реализации осуществляет продажу продукции и выписывает соответствующие документы. Также он ведет ведомость по счету 62, проверяет с начальниками цехов выработку продукции и ее отпуск со склада, раз в пол года составляет акты сверки с покупателями, с которыми заключены договора на длительный срок.

Главный бухгалтер отвечает за правильное ведение всего учета. Занимается ведением счета 51. В круг ее обязанностей входит составление всех форм отчетности, сведение всех счетов, заполнение главной книги, а также осуществляет контроль за кредиторской и дебиторской задолженностями.

Все работники бухгалтерии вносят сведения касающиеся их групп в компьютер. Сведения о соответствии информации подается главному бухгалтеру ежемесячно не позднее 15 числа следующего за отчетным месяцем.

Работники бухгалтерии выполняют следующие функции:

-ввод первичных документов в единую базу, касающихся их области учета;

-контроль введенной информации (сверка с первичными документами);

-формирование журналов-ордеров, ведомостей, карточек счетов, отчетов, ответов на оперативные запросы по своим направлениям учета.

1.4. Учетная политика ЗАО «ЗЖБИ-25»

Согласно учетной политике учет материалов на предприятии ведется по фактической стоимости, списание ведется по средневзвешенной стоимости. Для изготовления продукции существуют нормы списания материалов, которые установлены ГОСТом. Ежемесячно инертные материалы списываются по норме согласно объему выпущенной продукции.

Все операции, совершаемые на предприятии, оформляются соответствующими первичными документами. Затем информация из первичных документов переносится в оборотно-сальдовую ведомость по соответствующим счетам. Далее составляются журналы ордера. После этого информация попадает в главную книгу и в баланс.

Правильная организация документооборота – неотъемлемое условие успешной работы любой бухгалтерии.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также для работников органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Все первичные учетные документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать перечень обязательных реквизитов.

Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности.

Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив.

Схема 2.2. График документооборота

Подробнее график документооборота представлен в схеме 2.2. На ряду с унифицированными формами первичных документов на предприятии используются формы, которые разработаны самостоятельно. К ним относятся:

- заявка на получение материалов;

- заявка на получение ГСМ;

- выработка за день;

- выработка за месяц;

- реализация за месяц;

- акт на списание ГСМ.

Заявка на получение материалов составляется начальником цеха, главным инженером или главным механиком. Затем она подается на утверждение главному инженеру. Данный документ составляется с целью получения разрешения для бухгалтера составить требование на материалы.

Заявка на получение ГСМ составляется начальником цеха или главным механиком с целью получения разрешения на выдачу кладовщиком ГСМ со склада. Она подписывается главным инженером.

Выработка за день составляется начальником цеха. Она составляется с целью оповещения администрации о дневной выработки продукции. Этот документ является основополагающим для бухгалтера реализации, так как с помощью его реализуется работа с клиентами.

Выработка за месяц содержит сводные данные о выпущенной продукции. Данный документ составляется бухгалтером реализации.

Реализация за месяц содержит сводные данные о реализованной продукции за месяц. Данный документ составляется бухгалтером реализации.

В акте на списание ГСМ содержится информация о полученном топливе со склада. Этот акт составляет главный механик в конце месяца, к нему прикладываются все заявки на ГСМ. Подписывается этот документ генеральным директором.

Кроме этого на предприятии используются реестр по приходу по счету 60 и 76 и реестр по расходу по счету 62. Соответственно реестр по приходу составляет бухгалтер материальной группы, а реестр по расходу бухгалтер реализации.

Формы журналов ордеров применяются стандартные.

Глава 2. Система внутреннего контроля в области хранения запасов

2.1. Организация поступления запасов на ЗАО «ЗЖБИ -25»

Процедура поступления материалов на предприятие представляет особую важность. Она состоит из следующих этапов:

1. внутренний контроль запасов

2. заказ запасов

3. получение запасов

4. регистрация запасов

Служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание внутренних аудиторов все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производства.

Роль внутреннего аудитора при анализе складских операций очень важна для оценки эффективности системы повторных заказов, обеспечивания сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечивания эффективности анализа отклонений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.

Большинство предприятий нашей страны применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники. Этот метод характеризуется:

- Оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или в других регистрах;

- Осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;

- Предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

- Осуществлением бухгалтерского складского учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения – складов и кладовых (материально ответственных лиц) и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ также в разрезе номенклатурных номеров;

- Систематическим подтверждением органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененным по принятым учетным ценам, с остатками материалов поданным бухгалтерского учета.

Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов необходимо:

-применять номенклатуры- ценники на материалы (п.4 ПБУ 5/98 «Учет материально-производственных запасов»). В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать в номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;

-установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;