1. Доверенность
2. Накладная
3. Счет фактура
4. Книга регистрации счетов фактур
4. После принятия материалов на склад кладовщик выписывает приходный ордер и передает его в бухгалтерию. Снабжение передает в бухгалтерию счет фактуру, на основании которой закрывается доверенность. Бухгалтер проверяет соответствие данных приходного ордера со счет фактурой. Регистрация счетов фактур происходит в реестре за соответствующий месяц по поступившим материалам. Затем бухгалтер вносит данные счета и приходного ордера в компьютер для регистрации поступления материалов.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии регистрации запасов:
1. Снабженец
2. Кладовщик
3. Бухгалтер материальной группы
Документы, формируемые на стадии регистрации запасов:
1. Приходный ордер
2. Счет фактура
3. Реестр
5. Все запасы хранятся в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.
Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением запасов состоят в следующем:
- требуемое количество материалов определяется точно, а не приблизительно;
- подобран квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;
- на складе только точное измерительное оборудование.
Для предотвращения случаев потерь запасов по причине устаревания, порчи, случайной гибели проводятся следующие меры:
- создана система пожарной сигнализации и приобретено пожарное оборудование;
- создана специальная температура для хранения цемента и песка;
- проверяется срок годности материалов и готовой продукции;
- регулярно подсчитываются израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних ТМЦ;
- регулярно проводится проверка наличия ценностей, т.е. инвентаризация.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии хранения запасов:
1. Кладовщик
2. Начальник цеха
3. Охранник
Документы, формируемые на стадии хранения запасов:
1. Инвентаризационные описи
2. Сличительная ведомость
3. Ведомость по счету 10
6. Отпуск материалов со склада осуществляется на основании требования на отпуск материалов. Для получения требования начальник цеха пишет заявку, утверждает ее у главного инженера. С требованием начальник цеха идет к кладовщику, который отпускает ему материалы, забирает при этом требование. В конце месяца кладовщик составляет отчет и прикладывает к нему приходные ордера и требования, а начальник цеха тоже составляет отчет, прикладывая требования и акт на списание материалов.
После того, как материалы кладовщик отпустил со склада, они поступают в цех, откуда непосредственно в производство. На расход материалов из цеха составляется акт на списание материалов, который утверждается главным инженером и членами постоянно действующей комиссии.
В случае продажи материалов на сторону кладовщик отпускает их на основе расходной накладной.
Расход ГСМ происходит по специальным заявкам которые подписывает генеральный директор.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии отпуска запасов:
1. Бухгалтер материальной группы
2. Кладовщик
3. Начальник цеха
4. Главный инженер
Документы, формируемые на стадии отпуска запасов:
1. требование
2. Заявка на получение материалов
3. Материальный отчет
4. Акт на списание материалов
5. Заявка на получение ГСМ
6. Акт на списание ГСМ
7. Производственно технический отчет
Глава 3. Организационная модель аудиторской оценки эффективности процедур внутреннего контроля в области хранения запасов
3.1. Направления внутреннего аудита в области хранения запасов
Преимущественные направления внутреннего контроля хранения запасов заключаются в следующем:
- применяются меры снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
- существуют гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
- обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;
- в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы отражены в правильной оценке;
- достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.
Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:
1. наличие должностным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
2. размещение материалов по секциям складов, а внутри них – по отдельным группам таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
3. оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое переосвидетельствование и клеймение;
4. внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
5. сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
6. организация, там где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;
7. установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;
8. определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.
3.2. Оценка состояния внутреннего контроля внутренним аудитором
Для оценки состояния внутреннего контроля в области хранения запасов необходимо ответить на следующие вопросы:
1. Возможны ли хищения и необоснованные потери на предприятии?
Хищение запасов возможно, лишь в очень редких случаях, так как все склады охраняются и тем более они оснащены сигнализацией. Необоснованные потери запасов практически исключены, так как завод использует такие материалы, которые не портятся и при правильном условии хранения не теряют своих свойств. Исключения составляет цемент и песок. Они обладают такими свойствами, что может выветриваться. Поэтому они периодически списывается в пределах норм.
2. Надежны ли помещения на которых хранится готовая продукция?
Склады на которых хранятся товары надежны. Они оснащены сигнализацией, а все остальные стихии им не подвластны по тому, что продукция может хранится даже на открытом воздухе.
3. Могут ли использоваться запасы без должного отражения в учете?
Запасы могут быть использованы без должного отражения в учетных регистрах, так как это такое производство где нельзя произвести контрольный запуск сырья и материалов.
Состояние внутреннего контроля можно оценить как среднее, так как предприятие занимается таким видом деятельности, что проследить за сохранность материалов до деталей не возможно.
3.3. Предложения и рекомендации по совершенствованию внутреннего контроля в области хранения запасов на ЗАО «ЗЖБИ-25»
Система Внутреннего Контроля на «ЗЖБИ-25» недостаточно эффективна, т.к. контролируются не все участки хранения запасов. К таким участкам относятся:
- невозможность производить контрольный запуск сырья и материалов;
- отсутствие методов борьбы с хищением сырья с ямы,т.к. они находятся не в помещении и охранять их невозможно;
- отсутствие систем проведения инвентаризации ,т.к. инвентаризацию необходимо проводить в зимний период , а склады ГСМ и мелких деталей –холодные. Тем более, что много продукции предприятия хранится на открытых площадках. Всвязи с этим проинвентаризировать запасы в зимний период невозможно.
Данные недочёты связаны с тем, что Система Внутреннего Контроля не соответствует масштабам деятельности предприятия. Это связано с тем, что на предприятии нет специально набранного персонала, который должен заниматься охраной. Охранники – дежурные рабочие цеха. С ними не заключен договор о материальной ответственности, и можно сказать, что они ни за что не отвечают.
На «ЗАО» всего один кладовщик. Для такого предприятия кладовщиков должно быть больше. Это затрудняет быстрый отпуск продукции, т.к. кладовщик занимается ещё и приёмом и отпуском материалов со склада. В бухгалтерии используется оперативно- бухгалтерский метод учета материалов. У кладовщика компьютера нет. Это создаёт большие неудобства - замедление подачи информации в бухгалтерию. Кладовщик составляет не только материальный отчёт, но и отчёт по отгрузке продукции. Следовательно, на кладовщика возложено много обязанностей и отчетности.
Поэтому неудобство представляет то, что производственный склад находится в здании цеха, и можно сказать, что как только материал поступил в производственный цех, он уже может расходоваться. А по документам он сначала поступает на подотчёт кладовщика, а затем на подотчёт начальника цеха. Из этого следует, что проследить за необоснованным использованием материалов невозможно.
Главной рекомендация для предприятия является то, что в штат необходимо взять еще одного кладовщика. Данный кладовщик должен заниматься работой в цехе по отпуску готовой продукции со склада и приему продукции из производства. Один кладовщик не способен справляться со всеми обязанностями и по приему и отпуску материалов и готовой продукции. Принятие нового кладовщика сократит время погрузки товаров и отпуск их с завода, а также быстрее будут приниматься материалы на склад.