Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту основных средств (инвентарному объекту) независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер. В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как самостоятельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объекта срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации, а после списания с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваивается вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года списания.
Пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерской службой на инвентарных карточках учета основных средств (форма N С-6). Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект. Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке применительно к Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации). Если в организации, имеется небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет можно осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.
Заполнение инвентарных карточек (инвентарной книги) производится на основе акта (накладной) приемки - передачи основных средств, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и списание объектов основных средств. В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного использования; способ начисления амортизации; освобождение от начисления амортизации (если имеет место); индивидуальные особенности объекта. Инвентарные карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерской службе.
2.3.Учет приобретения основных средств.
Учет основных средств осуществляется на счете 01 «Основные средства», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в аренду (кроме долгосрочно арендуемых). Обобщение информации об инвестициях застройщика в основные средства происходит на счете 08 «Капитальные вложения». Стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию, а также приобретенных за плату у других предприятий и лиц, списывается со счета 08 "Капитальные вложения" в дебет счета 01 "Основные средства".
Конкретный порядок определения первоначальной стоимости основных средств, зависит от способа были приобретения (получения) основных средства В этой связи рассматриваются четыре возможных варианта приобретения (получения) основных средств:
1. Основные средства получены организацией за плату.
Первоначальная стоимость таких основных средств слагается из затрат организации на их приобретение, сооружение и изготовление за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
Фактические затраты на приобретение, сооружение и изготовление основных средств слагаются из:
- сумм, уплачиваемых организацией в соответствии с договором поставки их поставщику, договором купли - продажи (продавцу);
- сумм, уплачиваемых организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам;
- сумм, уплачиваемых организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств;
- регистрационных сборов, государственных пошлин и других аналогичных платежей, произведенных в связи с приобретением (получением) прав на объект основных средств;
- таможенных пошлин и иных платежей;
- невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением объекта основных средств;
- вознаграждений, уплачиваемых посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств;
- иных затрат, непосредственно связанных с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств и затрат по доведению их до состояния, в котором они пригодны к использованию (бухгалтерская проводка: Дебет сч.01 Кредит сч.51 «Расчетный счет»; Дебет сч.01 Кредит сч.08).
Не включаются в фактические затраты на приобретение основных средств общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением основных средств (бухгалтерская проводка: Дебет сч.08 Кредит сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», Сч. 67 «Расчеты с внебюджетными платежами»).
2. Основные средства внесены в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации.
Первоначальная стоимость этих основных средств признается равной денежной оценке, согласованной учредителями (участниками) организации если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации при этом должен присутствовать АКТ согласительной оценки (бухгалтерская проводка: Дебет сч.01 Кредит сч.75 «Расчеты с учредителями»).
3. Основные средства получены организацией безвозмездно.
Первоначальной стоимостью основных средств, полученных организацией по договору дарения и в иных случаях безвозмездного получения, признается их рыночная стоимость на дату оприходования.
Понятие «рыночная стоимость» для объектов основных средств действует давно в связи с регулярно проводимыми переоценками по решению Правительства. Для документального подтверждения рыночной стоимости могут быть использованы данные о ценах на аналогичную продукцию, полученные в письменной форме от организаций - изготовителей; сведения об уровне цен, имеющихся у органов государственной статистики; торговых инспекций и организаций; сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе; экспертные заключения о стоимости отдельных объектов основных средств (бухгалтерская проводка: Дебет сч.01 Кредит сч.87 «Добавочный капитал»).
4. Основные средства приобретены организацией в обмен на другое имущество, отличное от денежных средств.
В этом случае в соответствии первоначальная стоимость основных средств признается равной стоимости обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в бухгалтерском учете.
При оценке объектов основных средств, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, оценка производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату приобретения организацией объектов по праву собственности хозяйственного ведения, оперативного управления или договора аренды.
Аналитический учет по счету 01 "Основные средства" ведется по видам и отдельным инвентарным объектам основных средств. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении основных средств на территории страны и за рубежом.
2.4. Изменение первоначальной стоимости
Изменение первоначальной стоимости основных средств допускается лишь в следующих случаях:
- достройки, дооборудования основных средств (Сч 08 «Капитальные вложения»);
- реконструкции основных средств (Сч 08 «Капитальные вложения»);
- частичной ликвидации основных средств (Сч 48 «Реализация и прочие выбытие основных средств», Сч 01 «Основные средства»);
- переоценки основных средств (Сч 01 «Основные средства», Сч 87 «Добавочный капитал»).
В этой связи следует обратить внимание на три момента:
1) затраты на реконструкцию объектов основных средств относятся на увеличение первоначальной стоимости этих объектов лишь в том случае, если улучшают (повышают) ранее принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.) объектов основных средств.
2) организациям предоставляется право не чаще одного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать объекты основных средств по восстановительной стоимости путем индексации или прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам с отнесением возникающих разниц на добавочный капитал, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
В соответствии с постановлением Правительства от 31.12.97 № 1672 «О мерах по совершенствованию порядки методов определения амортизационных отчислений» и постановления Правительства от 24.06.98 № 627 « Об уточнении порядка расчета амортизационных отчислений и переоценке основных фондов» было закреплено право сохранять балансовую стоимость основных фондов по состоянию на 1 января 1996 года при ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности на 1 января 1998 года, если результаты переоценки, осуществленной индексным методом, ухудшают финансово-экономические показатели и искажают структуру бухгалтерского баланса. Это право может быть применено как ко всей совокупности основных фондов, так и к отдельным инвентарным единицам.
Результаты переоценки балансовой стоимости основных фондов отражаются в бухгалтерской и статистической отчетности, начиная с квартала, следующего за кварталом, в котором завершена переоценка основных фондов, и учитываются при начислении амортизационных отчислений и налогообложении. Так, итоги переоценки, осуществленной в IV квартале 1998 года, в отчетности за 1998 год не отражаются, а показываются входящим сальдо на начало I квартала 1999 года.