Главный бухгалтер (или бухгалтер, если в организации нет специальной бухгалтерской службы либо бухгалтерского отдела) подчиняется непосредственно руководителю организации, который назначает его на эту должность и освобождает от должности.
Главный бухгалтер (бухгалтер):
отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление достоверной бухгалтерской отчетности;
обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации, соответствие законодательству осуществляемых хозяйственных операций;
дает всем работникам организации обязательные для выполнения указания по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению для учета необходимых документов, отчетов, иных сведений.
Без подписи главного бухгалтера (бухгалтера) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства организации являются недействительными, а следовательно, не должны приниматься к исполнению. Это требование, определяемое Законом о бухгалтерском учете, направлено на обеспечение контрольных функций главного бухгалтера и персонала бухгалтерии.
В случае возникновения разногласий между руководителем и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по таким операциям принимаются к учету с письменного распоряжения руководителя, который принимает на себя всю ответственность за их проведение и возможные негативные последствия.
Нормы закона в области методологии бухгалтерского учета весьма скупо, только в основных главных аспектах, определяют эту важную составляющую учетного процесса.
Закон устанавливает, что имущество, обязательства и капитал организации отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в денежном выражении. Бухгалтерский учет необходимо вести в рублях, а счета и операции в иностранной валюте подлежат пересчету в российскую валюту по курсу Центрального банка Российской Федерации, действовавшему на день совершения операции.
Имущество, приобретенное за плату, оценивается путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку; полученное безвозмездно по рыночной стоимости на дату оприходования; произведенное (изготовленное) в самой организации - по стоимости его изготовления на основе калькуляции, причем текущие расходы на производство продукции, работ и услуг включаются в себестоимость и учитываются отдельно от расходов на капитальные вложения (инвестиции). Погашение расходов на долгосрочно и многократно применяемое имущество, прежде всего на приобретение основных средств и нематериальных активов, производится путем амортизационных отчислений. В законе подчеркнуто, что амортизация начисляется независимо от результатов хозяйственной деятельности организации в отчетном периоде. Другие методы оценки имущества и обязательств, включая начисление оценочных резервов, применяются в случаях, предусмотренных законодательством и другими нормативными актами, регулирующими методологию бухгалтерского учета.
Законом бухгалтерский учет рассматривается как информационная система, функционирующая непрерывно со дня регистрации организации в качестве юридического лица до ее реорганизации или ликвидации в полном соответствии с правилами и порядком, установленными законодательством. Системность бухгалтерского учета обеспечивается в законодательном порядке требованием своевременной регистрации всех хозяйственных операций без каких-либо пропусков и изъятий путем двойной записи на взаимосвязанных счетах, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.
Отдельный счет вводится для каждого вида хозяйственных средств (активов) и каждого вида источников средств (пассивов). Счета, соответствующие видам активов, называются активными. Счета, соответствующие видам пассивов, - пассивными. Каждому счету присваивается соответствующее наименование и номер (50 “Касса”, 01 “Основные средства”, 85 “Уставной капитал” и т.д.). Счет состоит из двух сторон. Левая сторона называется “дебетом” счета, правая - “кредитом” счета.
Результаты каждой хозяйственной операции двояко изменяют величины активов и/или пассивов организации, т.е. меняют содержание сразу двух счетов. Для того чтобы полностью отразить какую-либо операцию, в бухгалтерском учете показывается ее воздействие на оба счета. Такая процедура фиксации двоякого эффекта и составляет основу системы двойной записи, т.е. когда каждая запись по дебету какого-либо счета корреспондирует с записью по кредиту другого счета, а каждая запись по кредиту какого-либо счета корреспондирует с записью по дебету другого счета.
Системность бухгалтерского учета подтверждается и нормой, требующей, чтобы данные аналитического учета соответствовали оборотам и сальдо по счетам синтетического учета. Согласно понятийному аппарату закона под синтетическим учетом понимается учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета. В то же время аналитический учет представляет собой такой учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.
Статьи закона о первичных документах, инвентаризации имущества и обязательств, регистрах бухгалтерского учета содержат исчерпывающие основополагающие законодательные нормы, требующие, естественно, дополнительных комментариев и детализирующих отдельные нормы инструктивных указаний о порядке и технических особенностях и приемах их практического применения.
Первичные учетные документы, на основании которых осуществляется регистрация первичных данных в регистрах бухгалтерского учета, должны оформляться для подтверждения и оправдания всех без исключения хозяйственных операций, проведенных организацией. Первичные документы должны быть составлены и оформлены в момент совершения операции или сразу после ее окончания, если раньше их составить было невозможно. Своевременное составление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для бухгалтерского учета обеспечивают лица, проводившие хозяйственные операции и подписавшие эти документы. Они же несут ответственность за качественное отражение и достоверность данных, содержащихся в первичных и сводных учетных документах.
Сводные учетные документы разрешается составлять для контроля за проведенными хозяйственными операциями и упорядочения обработки данных об этих операциях. Следует помнить, что сводные учетные документы составляются на основе первичных, которые к ним прилагаются, либо на основе расчетов, сделанных в развитие прилагаемых первичных документов.
Закон запрещает исправления в кассовых и банковских первичных документах. В остальные первичные учетные документы разрешено вносить исправления по согласованию с лицами, участвовавшими в совершении хозяйственной операции, что должно подтверждаться подписями лиц, ранее подписавших данный первичный учетный документ, с указанием даты внесения в него исправлений. Перечень лиц, которым разрешается подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. В этом перечне должны быть указаны первичные документы или хозяйственные операции, право подписи при оформлении которых представляется конкретным должностным лицам организации. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо специально уполномоченные ими другие должностные лица.
Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по утвержденным формам, приведенным в официально утвержденных альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм, могут применяться только тогда, когда они содержат обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Организация обязана за свой счет изготовлять копии последних на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и по требованию органов контроля.
Инвентаризация имущества и обязательств определяется законом как проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки. Порядок проведения инвентаризации и ее сроки устанавливает руководитель организации.
Закон требует обязательного проведения инвентаризации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности:
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, а также после стихийных бедствий, пожаров и других чрезвычайных ситуаций;
при смене материально ответственных лиц;
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
при реорганизации или ликвидации организации.
Очевидно, что уклонение от проведения обязательных инвентаризаций, предусмотренных Законом о бухгалтерском учете, может расцениваться как нарушение норм российского законодательства со всеми вытекающими последствиями, прежде всего при оценке степени достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.