Порядок документального оформления по отпуску запасов со складов предприятия зависит от того, для каких нужд они отпускаются: систематично для производственных потребностей или эпизодически в цеха и отделы на административные или другие нужды.
Основные первичные документы, которыми оформляются операции по отпуску производственных запасов, представлены в таблице (таблица 1.4.11).
В зависимости от направления расходования производственных запасов в учете отражаются следующие виды хозяйственных операций и реквизиты, которые их характеризуют (таблица 1.4.12.).
Под расходом материальных ценностей со склада подразумевается отпуск их в производственные единицы (цеха, отделы, участки и т.п.) предприятия для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки, реализация, перемещения материалов внутри предприятия.
На исследуемом предприятии отпуск материальных ценностей со склада производится материально ответственными лицами по надлежаще оформленным документам.
При оформлении документов на отпуск материалов в цехи целесообразно исходить из основных элементов нормативного метода учета производства: раздельного документирования расхода материалов в пределах норм, указания отклонения от норм затрат по причинам и виновникам, оформления замены материалов, что необходимо для контроля за их использованием в швейном производстве.
Списки лиц, уполномоченных получать материалы, с образцами их подписи заранее передаются на соответствующие склады. Должностные лица, имеющие право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, назначаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Число таких лиц – ограничено.
Основные реквизиты, которые характеризуют операции по отпуску запасов.
Табл. 1. 4. 11.
Первичные документы, которыми оформляется отпуск производственных запасов.
| № формы | Название формы | Назначение документа |
| 1 | 2 | 3 |
| М – 8, 8-а, 9, 9-а | Лимитно - заборная карта | Предназначена для отпуска запасов, которые систематически потребляются при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением лимитов отпуска запасов. Используется для оперативного учёта на складе, аналитического и синтетического учёта отпуска запасов в рамках утверждённого лимита. |
| М – 10, М – 10-а | Акт – требование на замену (дополнительный отпуск) материалов | Заполняется при разовом отпуске запасов для производственных и хозяйственных нужд. |
| М – 11 | Накладная – требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов | Применяется для учета движения материалов внутри предприятия, Используется для оперативного учета на складах, аналитического и синтетического учета движения запасов в бухгалтерии. |
| М – 20 | Накладная на отпуск ТМЦ | Применяется для оформления отпуска материалов производственным единицам, объединениям или сторонним организациям. |
| Продолжение табл. 1. 4. 11. | ||
| 1 | 2 | 3 |
| М – 23 | Акт о расходовании давальческих материалов | Применяется для оформления затрат материалов открытого хранения, которые принадлежат заказчику, или расходуются строительной или монтажной организацией. |
Табл. 1. 4. 12.
Основные реквизиты, которые характеризуют операции по отпуску запасов.
| Операции по отпуску производственных запасов | Основные реквизиты, которые характеризуют отпуск |
| 1 | 2 |
| 1. Отпуск ПЗ в цеха основного и вспомогательного производства на изготовление продукции, выполнение работ, предоставление услуг | Дата отпуска, вид операции, склад, получатель (цех, отдел) |
| 2. Отпуск запасов на содержание и эксплуатацию оборудования | Назначение, шифр затрат, наименование, сорт, размер |
| 3. Отпуск запасов на общепроизводственные и административные нужды | Номенклатурный номер, единицы измерения |
| 4. Отпуск запасов на нужды не промышленных производств и хозяйств | Количество, цена |
| 5. Отпуск запасов на сторону и для переработки | Сумма ТЗР или отклонений от учётной цены |
Отпуск материалов производства осуществляется на основе предварительно установленных лимитов.
Лимит отпуска материалов определяется отделом снабжения или другими отделами по указанию руководителя предприятия на основе прогрессивных норм расхода материалов, объёмов производственных программ цехов и с учетом остатков материалов, переходящих на начало и конец месяца.
Установленные лимиты отпуска материалов могут изменяться при необходимости уточнения лимита на остаток материала в незавершённом производстве (на начало месяца), замены материалов или исправления ошибок, допущенных при расчете лимита. Изменение лимита производится теми же лицами, которые утверждают его. Изменение лимита за истекший период времени не допускается.
На исследуемом предприятии отпуск сырья и материалов, со склада в цеху оформляется лимитно-заборной картой (приложение 6.), выписываемой производственно-плановым отделом предприятия для каждого артикула в кондиционной массе, которую рассчитывают исходя из объема производства под действующим на предприятии нормам срокам на один месяц в двух экземплярах.
Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передается цеху(участку) –потребителю материалов, другой – складу.
Отпуск материалов производству осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату отпуска и количество выданных материалов, после чего выводит остаток лимита для каждого номенклатурного номера материалов. В лимитно-заборной карте цеха(участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – представитель цеха(участка).
Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита и сопоставления (выверки) итоговых данных с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитно-заборных карт. Итоговые данные подтверждаются соответствующими подписями. По окончании месяца все лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию независимо от степени использования лимита.
Всякий сверхлимитный отпуск материальных ценностей на производство оформляются выписыванием специального акта-требования (дополнительный отпуск) материалов. Сверхлимитному отпуску материалов подлежат: дополнительный отпуск материалов при перевыполнении подразделением производственных программ, при перерасходе материальных ценностей по уважительной причине, на возмещение брака и другие нужды.
На исследуемом предприятии, а также во всех отраслях легкой промышленности учёт расхода материалов имеет ряд особенностей.
Такой технологический предел, как раскрой материалов, имеется практически во всех отраслях лёгкой промышленности – в трикотажной, швейной, обувной и др. В каждой из названных отраслей раскрой материалов оформляется первичным документом, в котором выявляются отклонения фактического раскроя отделённых партий материала.