Однако, исследуя предприятие ЗАО «Тригон», можно сделать некоторые замечания, а именно: складские хозяйство ведется ненадлежащим образом:
- во-первых, на исследуемого предприятии ЗАО «Тригон», в помещениях складов, закрепленных за материально ответственными лицами, не придерживаются санитарно-гигиенических норм;
- во-вторых, при исследовании сигнализации, можно сделать вывод, что она находится в неисправном состоянии;
- в третьих, необходимым условием правильной организации складского хозяйства является наличие стеллажей, ячеек и т. п., которые на некоторых складах исследуемого предприятия находятся в неисправном состоянии и материалы хранятся навалом, что приводит к порче материальных ценностей, и, следовательно, такие ценности являются непригодными в процессе производства;
- в четвёртых, весоизмерительные приборы находятся в неисправном состоянии, а в некоторых помещениях складов предприятия, вообще отсутствуют.
Таким образом, можно сделать некоторые выводы, что на предприятии ЗАО «Тригон» складское хозяйство организовано несоответствующим образом, что может привести к порче и хищениям производственных запасов.
В настоящее время на предприятии наиболее прогрессивным методом является оперативно-бухгалтерский или сальдовый учёт. При таком методе учёта бухгалтерия открывает и выдаёт под расписку в журнале регистрации заведующему складом карточки складского учёта (приложение 8) на каждый номенклатурный номер материала. Помимо данных, характеризующих учитываемые ценности, в карточках указывается норма запаса, что необходимо для контроля за состоянием складских запасов.
Исследуя предприятие, было обнаружено, что на карточках складского учёта материальных ценностей не представляется норма запаса, что может привести к сверхлистному раскладыванию ценностей. Для обнаружения свехлистного раскладывания, необходимо ужесточить проверки, путём взаимных проверок наличия ценностей на складах и в цехах предприятия, и сравнения полученных данных с документально подтверждёнными данными бухгалтерии.
Записи в карточки производятся на основании документов по приходу и расходу материальных ценностей в день совершения операции. После каждой записи выводится новый остаток. Из лимитно-заборных карт записи производятся по мере выбора лимита (закрытия карт), но не позднее 1-го числа, следующего за отчётным месяцем. При этом в течении месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с карточками складского учёта.
Карточки хранятся на складе в специальных ящиках, они располагаются по группам и подгруппам материальных ценностей, а внутри них по номенклатурным номерам. Хранение карточек в разрезе групп и подгрупп облегчает разноску в них, данных приходно-расходных документов.
Все первичные документы ежедневно (или один раз в несколько дней), а лимитно-заборные карты по окончании месяца материально ответственные лица сдают в бухгалтерию. При сальдовом методе это делается непосредственно на складе. Работники бухгалтерии систематически (один раз в неделю) непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверяют правильность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учёта и подтверждают это своей подписью. Выявленные расхождения и ошибки здесь же устраняются. Одновременно с этим работник бухгалтерии производит приёмку первичных документов, а заведующий складом (кладовщик) их сдачу.
Приёмка-сдача первичных документов, с согласия материально ответственного лица подтверждается росписью работника бухгалтерии карточки складского учёта о проверке записей по каждой операции.
Лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию после использования лимита.
Связь количественно-сортового учёта и материалов на складе с их учётом в суммарном выражении в бухгалтерии обеспечивается с помощью оборотной ведомости движения товарно-материальных ценностей.
На анализируемом предприятии в конце месяца количественные остатки из первичных документов (приходных и расходных накладных, карточек складского учёта и т. д.) работники складов переносят в оборотную ведомость движение товарно-материальных ценностей (приложение 9), которая ведётся по отдельным складам, группам и отдельным видам производственных запасов и сдаётся в бухгалтерию. В оборотной ведомости выводятся остатки на начало и конец периода, а также проставляется приход и расход материалов, выраженных в количественных и стоимостных измерителях.
Аналитический учёт материалов в бухгалтерии ведётся в денежном выражении по материально ответственным лицам (складам), балансовым счетам и группам материалов. Такой учёт базируется на количественных остатках, выведенных по каждому складу в оборотных ведомостях. Остатки материалов на складе отражаются в оборотных ведомостях по учётным ценам.
Все первичные документы по приходу и расходу материальных ценностей поступают в бухгалтерию, где они, прежде всего, подвергаются контролю по существу операций и правильности оформления. Здесь, в частности, проверяют наличие реквизитов, подписей, арифметические подсчёты, особое внимание обращается на законность операций. Неверно оформленные документы возвращаются на доработку.
После проверки работником бухгалтерии документов, они подтверждаются таксировке. Затем все приходные и расходные документы группируются по складам, синтетическим счетам, субсчетам, а в разрезе отдельных групп материалов – по учётным ценам. Итоги подсчётов этих документов заносятся в накопительные ведомости синтетического учёта, которые ведутся по складам и отдельно по приходу и расходу в соответствии с указанной классификацией.
Сложенный порядок учёта материально-производственных запасов позволяет осуществлять систематический контроль за складским учётом, получать информацию об их движении, сократить трудоёмкость учётной работы, облегчить поиск технических ошибок.
В бухгалтерии синтетический учёт принадлежащих предприятию производственных запасов осуществляется на счёте 20 «Производственные запасы».
По дебету счёта 20 «Производственные запасы» отражаются поступления запасов на предприятие, их дооценка, по кредиту – использование на производство (эксплуатацию, строительство), переработку, отпуск (передачу) на сторону, уценка и т. д.
В соответствии с Планом счетов, счёт 20 «Производственные запасы» имеет следующие субсчета:
201 «Сырьё и материалы»;
202 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия»;
203 «Топливо»;
204 «Тара и тарные материалы»;
205 «Строительные материалы»;
206 «Материалы, переданные в переработку»;
207 «Запасные части»;
208 «Материалы сельскохозяйственного предназначения»;
209 «Прочие материалы».
На субсчёте 201 «Сырьё и материалы» отражается наличие и движение сырья и основных материалов, которые входят в состав изготавливаемой продукции, вспомогательных материалов, используемых при изготовлении продукции или для хозяйственных нужд, а также для сельскохозяйственной продукции, предназначенной для переработки. На этом субсчёте ведут учёт основных материалов подрядные строительные организации для осуществления строительно-монтажных работ. Предприятия, которые ведут строительство для собственных нужд самостоятельно (хозяйственным способом) учёт строительных материалов и конструкций ведут на субсчёте 205 «Строительные материалы».
На субсчёте 202 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия» отражается наличие и движение полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, приобретённые для комплектования выпускаемой продукции и нуждающиеся в дополнительных расходах труда по их обработке или сбору. Если такие комплектующие не нуждаются в доработке, то они отражаются на счёте 28 «Товары».
Научно-исследовательские и конструкторские организации на этом субсчёте учитывают приобретённые необходимые им в качестве комплектующих изделий для проведения научных работ (экспериментальных) по определённой научно-исследовательской или конструкторской теме.
На субсчете 204 “Тара и тарные материалы” отражается наличие и движение всех видов тары (кроме тары, используемой в качестве хозяйственного инвентаря), а также материалов и деталей, используемых для изготовления тары и её ремонта (деталей для сбора ящиков, бочковая клёпка и т. п.)
На субсчете 205 «Строительные материалы» предприятия-застройщики отражают движение строительных материалов, конструкций и деталей, оборудования и комплектующих изделий, которые относятся к монтажу, и других материальных ценностей, необходимых для выполнения строительно-монтажных работ, изготовления строительных деталей и конструкций.
На субсчете 206 «Материалы, переданные в переработку» учитываются материалы, переданные в переработку на сторону и которые далее включаются в состав себестоимости полученных из них изделий. Затраты на переработку материалов, которые оплачиваются сторонним организациям, отражаются непосредственно по дебету счетов, на которых ведется учет изделий, полученных из переработки. Аналитический учет материалов, переданных в переработку, ведется в разрезе, который обеспечивает информацию о предприятии – переработчике, контроль по операциям по переработки и соответствующим расходам. Передача материалов в переработку отражается только на субсчетах счета 20.