Так как счета издержек являются вспомогательной частью обычной системы счетов, они должны находиться в соответствии с обычными счетами, как гласит основной принцип бухгалтерского учета. Более того, они должны строго соответствовать определенным бухгалтерским правилам, применяемым к их содержанию.
Взаимосвязь счетов издержек. Когда говорят, что эти счета должны быть согласованы, это не обязательно значит, что в каждом блоке должны быть корреспондирующие или дублирующие счета. Имеется в виду, что в главной части бухгалтерской отчетности баланс контрольных счетов должен соответствовать детализированным счетам во вспомогательной книге. Например, контроль над блоком издержек в главной книге может быть осуществлен при помощи одного контрольного счета, сальдо которого будет равно сальдо счетов издержек во вспомогательной книге.
Счета издержек, которые противоречат главному отчету, должны быть пересмотрены и перепроверены на предмет ошибок.
С точки зрения практического применения, существуют такие ситуации, когда счета издержек не всегда точно совпадают с соответствующими контрольными счетами в главной книге. Например, товарно-материальные запасы могут быть отражены в главной книге в денежном выражении, данные о количестве же будут записаны в разделах постоянных запасов системы калькуляции себестоимости. Для учета издержек при потреблении в таких случаях используют стандартную или среднюю цену продукции. В конце отчетного периода разница ликвидируется за счет переоценки запасов. Такие отклонения незначительны и не являются причиной отказа от использования системы ведения отдельных счетов.
Дональд М. Рассел[2] в статье на эту тему перечисляет следующие принципы учета издержек:
1. Финансовые отчеты и источник данных должны быть достоверны и проверены. Метод сбора данных об издержках должен быть точным и объективным. Очень важно, чтобы его точность и пригодность была проверена независимым аудитором, контрольным органом или много раз перепроверена.
2. Система учета издержек данных должна быть разбита на отдельные блоки, которые будут соответствовать определенному этапу производства и будут служить источником информации для менеджмента.
3. Учет должен отражать денежные потоки. Счета издержек должны содержать все данные о средствах израсходованных при производстве продукции.
2. Цели системы калькуляции себестоимости.
3 основных цели систем калькуляции себестоимости:
1. Дополнить основную бухгалтерскую отчетность.
2. Выполнить требования налогового законодательства.
3. Обеспечить устойчивое развитие предприятия.
Дополнение основной отчетности. Система калькуляции себестоимости разработана, чтобы дать информацию о двух вещах:
1. Себестоимость проданной продукции и ее структура.
· Издержки на производство, состоящие из стоимости материалов, рабочей силы и накладных расходов и классифицированные по типу продукта, способу производства и производственного подразделения.
· Издержки обращения и распределения, включающие в себя расходы на рекламу, транспортировку, расходы продавца и т. д. Классифицированные по типу продукта.
· Издержки по управлению предприятием, сгруппированные в зависимости от продукта и производственного подразделения.
2. Себестоимость произведенной продукции, незавершенной либо находящейся в процессе производства, то есть оценка товарно-материальных запасов. Эта часть также должна быть разбита на части: товарно-материальные запасы, рабочая сила, накладные расходы, и сгруппирована по типу продукции, организации производства и производственного подразделения.
Соответствие требованиям налогового законодательства. Налоговый Кодекс и нормативно-правовые акты, издаваемые Комитетом налогового управления, предписывают, какие элементы должны включаться в себестоимость продукции для сбора налогов. Система калькуляции себестоимости должна включать в себя такие элементы, чтобы облегчить подсчет прибыли, а также содержать все необходимые расчеты, с помощью которых определяется себестоимость, в случае проверки со стороны Налогового Управления.
Кодекс также предписывает, какие методы оценки товарно-материальных запасов применять при определении облагаемого налогом дохода. Следовательно, система должна четко отражать основу оценки и содержать все основные расчеты, использованные при определении дохода.
Также система должна относить издержки к соответствующим отчетным периодам особенно сейчас, когда ставки налогов меняются довольно часто. Она должна правильно соотносить издержки и доходы, иначе возникнут трудности при подсчете налогов.
Обеспечение устойчивой работы компании. Система калькуляции себестоимости должна обеспечивать руководство данными, на основе которых будет строиться дальнейшая политика в отношении объемов продукции и цен. Эти данные отличаются от содержащихся в бухгалтерских отчетах. Они должны быть своевременными, так чтобы руководство всегда было в курсе того, что происходит и какие изменения могут произойти в будущем.
Контроль над уровнем издержек означает, что руководство будет пытаться держать их на низком уровне. Система калькуляции должна содержать информацию, которая позволит осуществлять такой контроль с достаточной эффективностью. Она должна отражать стоимость и затраты рабочего времени, материалов, накладных расходов. Она должна отражать стоимость продукции, добавленную на каждом этапе производства. Она должна содержать издержки обращения и быть составлена таким образом, чтобы можно было легко сравнить издержки на различных участках производства. И, наконец, она должна быть легко читаемой, чтобы при необходимости быстро найти требуемую информацию или выявить те участки, где можно снизить издержки.
Расчет себестоимости используется преимущественно для определения прибыли. В последнее время наметилась тенденция, когда контроль над уровнем издержек осуществляется человеком непосредственно работающим с продуктом, который получает всю необходимую информацию. Осознание природы издержек рабочим персоналом поможет снизить многие из них. Например, производство передвижного кинопроектора требует сборки 33 деталей и нескольких этапов проверки. Проведенный анализ издержек показал, что применение технологии пресс литья снизит издержки на 25%, и при калькуляции себестоимости проектор будет рассматриваться как единый блок, весящий на 3,5 фунта меньше, чем его аналог, собранный из нескольких деталей. Следовательно, снижаются издержки на хранение, транспортировку и облегчается само ведение учета.
Система калькуляции себестоимости должна содержать данные, которые помогут руководству принять решении об увеличении или снижении объемов выпуска. Она должна отражать, что произойдет с себестоимостью при изменении объемов выпуска. Данные о количестве требуемой дополнительно или освободившейся рабочей силы, товарно-материальных запасов, накладных расходов должны быть доступны из прошлых отчетов или при экстраполяции текущих данных.
Выводы, полученные в процессе управления издержками, и изучение объемов выпуска поможет руководству устанавливать цены. Система должна позволять руководству устанавливать цены еще до начала самого производства. В таких случаях почти всегда есть недостаток информации, но она должна быть обработана соответствующим образом также с применением данных за прошедшие периоды. Если система не сможет выявить все составные части себестоимости и дать их денежную оценку, то руководство не сможет установить необходимую цену, при которой будет получена прибыль.
3. Некоторые принципы, лежащие в основе системы калькуляции себестоимости.
Принципы организации работы системы калькуляции себестоимости происходят от двух основных задач этой системы: определение себестоимости готовой продукции – либо уже проданной, либо лежащей на складе; и себестоимости продукции, которую планируется произвести и продать в будущем. Вторая цель может быть достигнута, только если достигнута первая. Следовательно, основной принцип, применяемый при попытке добиться второй цели – правильное использование информации, полученной при достижении первой. Не следует недооценивать значимость такого вторичного использования информации – возможно, достижение второй цели даже более важно для руководства компании.
Как было показано ранее, произведенный продукт может быть продан, находиться на складе в готовом виде или полуфабрикате. В себестоимость проданной продукции будут также включаться издержки обращения и распределения.
Существует два основных принципа учета себестоимости:
1. Система калькуляции себестоимости должна отражать текущее состояние производства и выпуск продукции.
2. Она должна правильно соотносить соответствующие издержки с определенной стадией производства.
1. Связь работы системы калькуляции с текущим производством выражается в разделении системы на определенные части в соответствии со стадиями производства либо отделения, производящими определенную продукцию. Такие части называются центрами издержек.
Количество таких центров должно основываться на физическом разделении производственного процесса на стадии и на количестве и размерах накладных расходов, включаемых в себестоимость. Поэтому существует два вида центров издержек: производственные и непроизводственные. В работе производственного центра потребляются материалы, эксплуатируется оборудование, рабочая сила. Непроизводственные центры напрямую не участвуют в производстве, но их расходы включаются в себестоимость.
В следующем перечне показаны примеры производственных центров и их функции.
| Центр издержек. | Функция. |
| Склад сырьевого материала. | Учет потребления сырья |
| 1-ый этап машинного производства. 2-ой этап машинного производства | Учет затрат рабочей силы и использования оборудования |
| 1-ый этап ручного производства. 2-ой этап ручного производства | Учет использования рабочей силы |
| Сырье и материалы. | Учет потребления материалов. |
| Проверка и тестирование. | Учет расходов на тестирование и окончательную проверку продукции |
| Упаковка и хранение | Учет потребления материалов и рабочей силы |
Видов непроизводственных центров очень много. В следующей таблице указаны лишь немногие из них.