В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок' чека (с указанием суммы) служит оправдательным документ том для записи данной операции в учетных регистрах организации.
Факт получения денежных средств оформляется приходными кассовым ордером (ф. № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями Главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.
Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (Платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и т.д. основанием для выплат служат рас четно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер,
Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (ф. № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому Ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возложено на главного бухгалтера организации. На данном предприятии мною было обнаружено , что кассир Дмитренко практически ежедневно неверно считает обороты по кассовой книге за день. Главный бухгалтер исправляет ошибки кассира с помощью пересчета.
Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.
До введение в действие нового Плана Счетов денежные документы учитывались на отдельном счете 56 ,, Денежные документы,, . После нововведений к счету 50 ,,Касса,, стал открывается субсчет 50-3 ,, Денежные документы,, , а счет 56 ,, Денежные документы,, упразднился.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др.
Например, на первом субсчете к счету 50 «Касса» учитываются наличные деньги организации. Если организация производит операции с наличной иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной валюты. На втором субсчете к счету 50 «Касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах отделений связи и транспортных организаций, этот субсчет открывается при необходимости для удаленных касс организации. Сальдо счета указывает на наличие по дебету - суммы, поступившие в кассу, а по кредиту - суммы, выданные из кассы. По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. По учету денежных средств в кассе в Учхозе ,, Кубань,, ведут журнал-ордер №1 – АПК, записи в который производятся итогами за каждый день. На лицевой стороне данного бухгалтерского документа отражается расход денежных средств в кассе, а на оборотной стороне- приход. В конце месяца в журнале – ордере подсчитываются обороты за отчетный период и производят их сверку с записями, отраженными в других учетных регистрах. Сальдо на начало и конец месяца записывают на оборотной стороне журнала- ордера. Итоги за месяц из журнала- ордера № 1-АПК переносятся в главную книгу.
В течение 2000 г. были сделаны бухгалтерские операции по расчетам наличными деньгами которые приведены в таблице 5.
Схема учетных записей по счету 50 ,,Касса,, Учхоза ,,Кубань,,
ДЕБЕТ КРЕДИТ
| С кредита счетов | Содержание операции | Сумма, руб. | Содержание операции | Сумма, руб. | В дебет счетов |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Остаток на 1.01.00г. | остаток | 19280,62 | |||
| 60 | Получены от поставщиков суммы по пересчетам цен на продукцию | 2268 | Сдача наличных денег из кассы на расчетный счет организации | 5837136 | 51 |
| 73-3 | Поступило в погашении недостачи | 5181,47 | Оплачено поставщикам за материалы | 1228293,81 | 60 |
| 47 | Поступили денежные средства от продажи основных средств | 33068,95 | Произведены платежи в бюджет | 178 | 68 |
| 69-1 | Возврат в кассу не востребованных больничных | 3620,29 | Произведены расчеты по социальному страхованию | 8503,35 | 69-1 |
| 70-1 | Возврат в кассу переплат | 6510,48 | Выплачена заработная плата из кассы по ведомостям | 6621407,77 | 70-1 |
| 46-3 | Оприходована в кассу выручка от реализации услуг за наличный расчет | 142912,23 | Депонирована заработная плата | 15048,12 | 70-2 |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 45 | Поступили денежные средства за отгруженную продукцию | 19620873,14 | Выдача подочетных сумм работникам организации | 4343428,27 | 71 |
| 76 | Поступили денежные средства от квартиросъемщиков | 14485857,14 | Произведены расчеты с прочими кредиторами | 115791,87 | 76 |
| 51 | Поступили денежные средства с расчетного счета организации | 400000 | Х | Х | Х |
| 71 | Погашена задолженность по подочетным суммам | 880879,84 | Х | Х | Х |
| Обороты на 1.01.01г. | 35581171,54 | Обороты на 1.01.01г. | 18169787,19 | ||
| Остаток на 1.01.01г. | остаток | 17430664,97 |
Приведем примеры бухгалтерских проводок подтвержденных первичными документами:
1.Выданы денежные средства в подочет Рунцу Н.Г. 10 августа 2000г. 25000руб.
На предприятии делается бухгалтерская запись: Дебет счета 71 ,,Расчеты с подочетными лицами,, Кредит счета 50 ,,Касса,,
2.Выдана заработная плата по ведомости № 456 10 августа 2000г. 24373,98 руб.
На предприятии делается следующая бухгалтерская запись: Дебет счета 70-1 ,, Расчеты с персоналом по оплате труда,, Кредит счета 50 ,,Касса,,
3.Поступление наличных денег от квартиросъемщиков Кучуканиди О.Э.10 августа 2000г. 1441,50 руб.
На предприятии делается бухгалтерская запись: Дебет счета 50 ,,Касса,, Кредит счета 76 ,, Расчеты с разными дебиторами и кредиторами,,
Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.
Иногда в финансово-хозяйственной деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.). Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом: