Перечисленные признаки отличают одну форму учёта от другой в условиях ручного ведения бухгалтерского учёта.
К формам учёта выдвигают ряд требований, в частности они должны:
обеспечивать полноту и реальность отображения в учётных регистрах всего кругооборота средств, оперативный и повседневный контроль управленческих решений, сохранение собственности, эффективное использование материальных, трудовых и денежных ресурсов на предприятии; быть экономическими. Затраты работы на сбор, обработку и передачу информации довольно значительные, что вынуждает искать пути, способы и средства максимального их снижения, одновременно повышая оперативность и качество учёта; максимально отвечать потребностям сводки информации. В регистрах необходимо иметь такую группировку записей, которая бы позволяла получить все отчётные показатели, не применяя выборку и не обращаясь непосредственно к первичным документам; обеспечивать правильное соединение синтетического и аналитического учёта. В организации аналитического учёта существуют огромные возможности для дальнейшего совершенствования форм учёта и упрощения бухгалтерского учёта вообще; обеспечивать своевременное отображение в учёте хозяйственных операций и составление отчётности, что повышает полезность бухгалтерского учёта, позволяет своевременно уведомить о ходе исполнения текущих планов и улучшает управление предприятием; наиболее полно удовлетворять требования экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия. Важным источником анализа являются данные бухгалтерского учёта. Формы ведения бухгалтерского учёта должны строится таким образом, чтобы в процессе повседневного учёта можно было группировать и систематизировать материал соответственно требованиям анализа.Предприятие самостоятельно выбирает форму ведения бухгалтерского учёта, под которой в данном случае понимается состав, структура и порядок формирования учётных регистров, что определяется характером и масштабом деятельности, потребностями управления, объёмом информации, которая обрабатывается, наличными средствами, которые бы позволили автоматизировать учёт и т.п. Можно не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать собственные, оригинальные, включая формы учётных регистров, программы регистрации и обработки информации. Вместе с тем, необходимо придерживаться общих методологических принципов, которые установлены в централизованном порядке, а также технологии обработки учётных данных.
Выбрав определённую форму бухгалтерского учёта, предприятие должно придерживаться ею на протяжении назначенного времени (однако не меньше года). О возможной замене принятой формы бухгалтерского учёта в следующем учётном периоде необходимо указать в Приказе об учётной политике или Примечаниях к финансовой отчётности.
Рационально организованная форма учёта должна обеспечивать:
получение необходимой информации о хозяйственных процессах; группировку и регистрацию первичных документов; повышение продуктивности работы учетчиков в процессе подготовки первичных данных, их обработки и записи в учётные регистры; уменьшение количества ошибок при регистрации и обобщении учётных данных; сохранение информационного фонда, который способствует принятию эффективных управленческих решений.Содержание регистров бухгалтерского учёта и внутренней бухгалтерской отчётности является коммерческой тайной. За её разглашение виновное лицо несёт ответственность, установленную законодательством Украины и внутренними нормативными актами предприятия.
Продуктивность работы учетчиков в значительной мере зависит от выбранной формы учёта и организации её структуры. Если форма базируется на распределении работы бухгалтеров, позволяет отделить логические, контрольные функции бухгалтера от счётных, арифметических, то скорость обработки данных существенно повышается.
На предприятиях, в учреждениях и организациях Украины сегодня приобрели широкое распространение такие бумажные формы ведения бухгалтерского учёта, как мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощённая.
Мемориально-ордерная форма учёта получила название от мемориальногоордера, которым завершается обработка первичных документов. Это форма
предусматривает составление проводок на каждый первичный документ отдельной справкой в мемориальных ордерах. Для операций с одинаковой корреспонденцией счетов устанавливаются отдельные ведомости, по которым в конце месяца подводятся итоги и составляются итоговые мемориальные ордера.
Основными принципами мемориально-ордерной формы учёта являются:
оформление бухгалтерских проводов мемориальными орденами; деление синтетического учёта на хронологический и систематический; ведение аналитического учёта на карточках; особенная структура Главной книги, которая раскрывает корреспонденцию счетов.Мемориально-ордерная форма даёт широкие возможности для деления бухгалтерской работы, но требует многоразового переписывания данных из регистра в регистр (см. рис. 2.9).
Аналитические (вспомогательные) счета ведут в книгах, на карточках, на свободных листах. Карточки или свободные листы соответственно регистрируются. Аналитический учёт кассовых операций осуществляется только в кассовой книге, а материалов – путём раскладывания первичных документов в картотеке или с помощью оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода. Записи по аналитическим счетам делают ежедневно с ссылкой на номер мемориального ордера. В конце месяца по всем счетам подводятся итоги и составляют оборотную или сальдовую ведомость – одну на группу аналитических счетов, которые объединяются определённым синтетическим счётом.
Мемориальные ордера нумеруются в хронологическом порядке, подписываются главным бухгалтером предприятия и исполнителем и записываются в регистрационном журнале.
Преимущества и недостатки мемориально-ордерной формы учёта приведены в таблице 2.2.
Преимущества | |
1. Довольно простая структура | Вместо многочисленных регистров синтетического учёта применяется один регистр синтетического учёта – Главная книга. Удачно сочетается использование книг и карточек |
2. Наглядность записей | Все синтетические счета располагаются на одном листе, что даёт возможность проверять правильность записей в учётных регистрах и выявлять допущенные ошибки |
3. В любое время можно получить баланс по счетам | Для этого достаточно подсчитать суммы по итоговой графе и корректированным счетам |
4. Возможность разделения учётной работы между специалистами разного уровня квалификации | Простота и доступность учётной техники, строгая последовательность учётного процесса |
Недостатки | |
1. Многоразовость записей | Каждая хозяйственная операция, чтобы пройти путь с момента выписки документа до момента передачи его в архив, записывается от семи до девяти и больше раз в учётных регистрах. Это приводит к неоправданным затратам работы учётных работников, затраты оперативности и гибкости учёта |
2.Отрыв синтетического учёта от аналитического | Для связи синтетического и аналитического учёта используются оборотные ведомости, которые ведутся практически по всем счетам. Синтетический учёт ведётся возле аналитического, причём, как правило, опережает его. Громоздкость записей в большинстве случаев на конец месяца делают невозможным завершение разнесения документов в регистры аналитического учёта и сверки с данными синтетического учёта до составления баланса. Ошибки, которые возникают после этого, исправить можно только в следующем периоде |
3. Длительность учётного цикла работ | Многоразовость записей, отрыв синтетического учёта от аналитического, накопление учётной работы за месяц приводят к увеличению объёма учётных работ. После подачи годового отчёта годовой учётный цикл не завершается, а продолжается, пока не завершится разнесение данных по аналитическим счетам и их сверка. |
4. Неудобность проверки взаимных расчётов | Проверка расчётов или расшифровка, с каких сумм составляется остаток по счетам, является очень сложным процессом, который часто невозможно выполнить. Незаконченные расчёты для большинства документов перекрывают один другого и для их проверки затрачивается много времени. |