Учет кассовых расходов учреждений ведется на синтетических счетах 09 «Регистрационный / текущий счет по госбюджету» и 10 «Текущие счета по республиканским и местным бюджетам» в разрезе соответствующих субсчетов. Характеристика указанных счетов была представлена в предыдущем пункте, а потому следует лишь отметить, что сумма кассовых расходов фиксируется по кредиту этих счетов в разрезе статей экономической классификации расходов бюджета.
Фактические расходы учитываются на счете первого порядка 20 «Расходы по бюджету», который делится на такие счета второго порядка:
200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и на другие мероприятия»;
202 «Расходы за счет других бюджетов»;
203 «Расходы по бюджету на капитальные вложения»;
а также на счете 21 «Прочие расходы» в разрезе его субсчетов:
210 «Расходы к распределению»;
211 «Расходы по специальным средствам»;
212 «Расходы по специальным средствам на капитальные вложения и приобретение оборудования»;
213 «Расходы по другим средствам»;
217 «Расходы за счет средств от производственной деятельности».
Оба счета являются активными, то есть по дебету фиксируются суммы фактических расходов, осуществленных в течение года, по кредиту в конце года происходит списание сумм фактических расходов за счет финансирования. При этом счет 20 корреспондирует со счетом 23 или 14 (в зависимости от степени распорядителя средств и способа финансирования), а счет 21 — со счетом 40 «Доходы». Отметим, что в соответствии с письмом главного управления госказначейства Украины от 27 июня 1997 г. по № 07-04/123-2193 субсчет 200 также может корреспондировать со счетом 400, если в течение года выплаты заработной платы осуществлялись частично за счет внебюджетных средств.
Аналитический учет фактических расходов (относительно счета 20 «Расходы по бюджету») в учреждениях, которые осуществляют учет выполнения сметы самостоятельно, ведется к каждому субсчету в книге расходов ф. № 294 по разделам, параграфами и статьями бюджетной классификации. 2). В централизованных бухгалтериях аналитический учет фактических расходов бюджетных учреждений ведется в книге учета фактических расходов ф. № 309, в которой по каждому счету расходов открываются отдельные счета по разделам, главами и параграфами статей расходов бюджетной классификации.
Аналитический учет расходов по счетом 21 ведется в многографных карточках ф. 283 (субсчет 210) или в книге учета специальных средств ф. 297-б по видам специальных средств (субсчеты 211, 212).
5. Любое учреждение, предприятие или организация в активе имеет денежные средства, их состояние постоянно изменяется, при этом движение может происходить как в безналичной форме, так и в виде денежной наличности. Операции, по которым средства перемещаются в форме денежной наличности, называются кассовыми.
Учет кассовых операций осуществляется соответственно Порядку ведения кассовых сделок в национальной валюте, утвержденного постановлением Национального банка Украины от 4 ноября 1997 г. Этот порядок является единым для всех юридических лиц (кроме банков и предприятий связи), независимо от форм собственности и рода деятельности. Согласно указанному документу организации и учреждения должны хранить денежные средства в учреждениях банка. Денежная наличность получается в пределах имеющихся средств без дополнительных объяснительных документов и расчетов. Цель получения средств отображается соответствующим образом в денежном чеке. Если объектом выдачи денежной наличности банковскими учреждениями является организации Вооруженных Сил Украины, Службы безопасности Украины, Государственного комитета по делам охраны государственной границы Украины, Управление государственной охраны и других министерств и ведомств, имеющих в своем распоряжении военные части, цель получения денежной наличности может быть не расшифрована.
Наличные средства, полученные учреждением или предприятием, должны храниться в специально оборудованном и изолированном помещении, предназначенном для принятия, выдачи и временного хранения средств — кассе. Ответственность за оснащение кассы, доставку и хранение средств несут руководители предприятий и учреждений. Должностное лицо, которое осуществляет операции по первичному учету, принятию, выдаче и хранению денежных средств, называется кассиром. Назначение на должность кассира происходит по приказу руководителя учреждения. После ознакомления кассира с соответствующими нормативными документами, которые регулируют порядок ведения кассовых сделок, с кассиром подписывается соглашение о полной материальной ответственности.
Кассир должен неуклонно придерживаться кассовой дисциплины, а именно: денежная наличность должна храниться в несгораемых шкафах (в отдельных случаях допускается хранение средств в обычных металлических шкафах); по окончании работы шкафы должны быть опечатаны; ключи от шкафов хранятся у кассира (дубликаты — в руководителя учреждения); хранить в кассе наличность и ценности, которые не относятся учреждению или предприятию, запрещено. Перед открытием кассы и металлических шкафов кассир должен освидетельствовать замки, двери, окна, проверить сигнализацию. В случае любых повреждений кассир сразу предупреждает об этом факте руководство учреждения для принятия соответствующих мер.
Рух денежных средств осуществляется соответственно пункту 2 «Порядок приема и выдачи денежной наличности и оформления кассовых документов» на основании соответствующим образом оформленных прибыльных, расходных кассовых ордеров и платежных (расчетно-платежных) ведомостей.
Выдача денежной наличности из кассы происходит по расходным ордерам и платежным ведомостям. Оплата труда, выдача стипендий и т. п. осуществляется на основе расчетно-платежных ведомостей, по каждой с которых составляется расчетный кассовый ордер. В централизованных бухгалтериях, которые обслуживают бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, номер которого фиксируется в каждой расчетно-платежной ведомости. Выдача средств отдельному лицу по расчетным документам происходит при условии предъявления документа, подтверждающего личность получателя средств. Кассир в расходном ордере фиксирует соответствующие данные, а именно: что это за документ, кем и когда был выданы, номер. Когда расходный документ составляется на группу лиц, получатели должны, как и в предыдущем случае, предъявить соответствующие документы кассиру и поставить свою подпись в определенной графе платежных документов. Выдача средств лицу, не являющемуся штатным работником учреждения или предприятия, происходит по расчетным ордерам, выписываемым на каждое отдельное лицо, или ведомостью.
Поступление средств оформляется приходным кассовым ордером, состоящим из двух частей: самого ордера, остающегося в бухгалтерии учреждения, и квитанции, которая после внесения необходимых записей выдается на руки получателю денег. Прием и выдача средств осуществляются в день составления кассовых ордеров.
Приходные и расходные кассовые ордера составляются и регистрируются в соответствующем журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров бухгалтером, после чего передаются кассиру. Расходные ордера, составленные на основе платежных (расчетно-платежных) ведомостей на выдачу заработной платы, регистрируются после ее выдачи. Выдача указанных документов на руки лицам, которые получают или вносят средства, запрещенная. Во время получения ордеров кассир должен проверить наличие и достоверность подписей главного бухгалтера, руководителя учреждения; правильность оформления документов; наличие указанных в документах приложений. Если даже один с перечисленных пунктов не соблюден, кассир возвращает документы составителю на переоформление.
По соответствующим образом оформленным документам кассир выдает или получает наличные средства, которые подтверждается его подписью на соответствующем документе. Приложения к кассовым ордерам и другим расходным документам погашаются штампом или надписью «Погашено». На основании указанных документов после получения или выдачи средств кассир осуществляет записи в кассовую книгу — реестр аналитического учета кассовых операций. Кассовая книга ведется в каждой организации, на каждом предприятии, имеющем кассу. Оформленная соответствующим образом книга (листы пронумерованы, прошнурованы, опечатаны печатью, их количество подтверждено подписью главного бухгалтера и руководителя учреждения) предоставляется в распоряжение кассира. Принцип построения кассовой книги дает возможность без лишнего дублирования воссоздавать записи в ней в двух экземплярах с помощью копировальной бумаги. Записи делаются кассиром шариковой ручкой или чернилами темного цвета. Подчистки и немотивированные исправления запрещены. Если исправление все же сделано, оно заверяется подписью кассира и главного бухгалтера (или заместителя). Функция контроля по правильности ведения кассовой книги возложена на главного бухгалтера.
Кассовая книга может вестись с помощью технических средств в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». При этом параллельно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны быть идентичными, их реквизиты имеют полностью соответствовать реквизитам, предусмотренным кассовой книгой. Данные машинограммы составляются к началу следующего рабочего дня. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» в конце месяца последней строкой автоматически печатается количество листов кассовой книги по месяц, по окончанию года — общее количество листов за год.
В конце каждого рабочего дня кассир подбивает итоги за день и выводит остаток денежной наличности в кассе, что подтверждается отчетом кассира (второй отрывной лист кассовой книги). Остаток должен соответствовать условиям лимита кассы — пределу денежных средств, которые могут находиться в кассе на конец рабочего дня. Лимит кассы предприятий и организаций определяется учреждениями банка ежегодно в течение первого квартала. Пересмотр лимита кассы возможен при условиях предоставления в учреждение банка обоснованной заявки-расчета. (Общий порядок установления лимита кассы определяется Инструкцией № 4 Национального банка Украины «Об организации работы с наличным оборотом учреждениями банков Украины», утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины 20 июня 1995 г. по № 149). Вся денежная наличность свыше лимита должна быть сдана в соответствующее учреждение банка. Сверхлимитная денежная наличность может храниться в кассе, если она получена с целью выплаты заработной платы, стипендий, пенсий, компенсаций, помощи, средств по командировкам, только три рабочих дня. По окончании этого срока неиспользованные по назначению средства возвращаются в учреждение банка.