– проездные документы (транспортные билеты, багажные квитанции, страховые документы);
– документы о найме жилья (счета отелей);
– акты;
– другие документы, которые подтверждают расходы, осуществленные подотчетным лицом;
– чеки;
– квитанции;
– справки.
Авансовый отчет предъявляется в бухгалтерию, в течение трех дней после возврата из командировки и десяти дней после получения средств на хозяйственные потребности. В бухгалтерии происходит конечный расчет с подотчетным лицом: проверяется правильность оформления первичных документов, законность осуществленных расходов, а также правильность арифметических расчетов, делается конечный расчет фактически осуществленных расходов, подтвержденных соответствующими документами. При этом следует учитывать, что возмещению подлежат следующие расходы:
– на наем жилого помещения в пределах норм возмещения расходов с учетом бытовых услуг (стирка, чистка, ремонт, глажка одежды, обувь), предоставляемых в отелях, — в размере не больше чем 10% норм суточных расходов за все дни проживания;
– транспортные расходы, то есть расходы на проезд к месту назначения и во время командировки с учетом страховых платежей, расходов. Исключением являются расходы на проезд работника в более комфортных условиях (мягкий вагон, каюты, которые оплачиваются по 1-4 группами тарифных ставок, морских судов и речных судов 1-2 категории, 1-й класси бизнес-класс воздушного транспорта), которые возмещаются в каждом конкретном случае с разрешения руководителя учреждения;
– расходы на служебные телефонные переговоры в размерах, согласованных с руководителем учреждения;
– расходы на питание, стоимость которого включается в счет стоимости проживания в отеле; при одноразовом питании — не больше 20%, при двухразовом — не больше 45%, при трехразовом — не больше 65% нормы суточных расходов (приложение к постановлению Кабинета Министров Украины от 23 апреля 1999 г. № 663);
– расходы на оформление загранпаспортов, разрешения на въезд, комиссионных (при обмене валюты);
– расходы на бронирование билетов (не больше 50% их стоимости).
Следует отметить, что возмещение расходов на проживание свыше установленной нормы и оплате расходов на провоз более как 30 кг багажа осуществляется при наличии соответствующих документов в оригинале и только с разрешения руководителя учреждения (норма суточных расходов по Украине — 6 грн., по заграничным странам — от 40 до 160 грн.). Свыше установленных норм компенсации возмещаются расходы на уплату налога на добавленную стоимость, на проездные билеты, использование постели, наем жилого помещения.
На основании указанного расчета аванса на командировку определяется сумма, которая подотчетное лицо должно внести в кассу как неиспользованный остаток средств, или наоборот — сумму, которую учреждение должно выплатить подотчетному лицу.
Неиспользованная денежная наличность в течение трех дней должна быть внесена работником в кассу. Если работник нарушает это правило, руководитель учреждения имеет право издать распоряжение бухгалтерии на удержание суммы неиспользованного аванса из заработной платы работника. В некоторых случаях указанные суммы могут быть взысканы через суд.
Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 16 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету
указанного счета фиксируются суммы, выданные подотчетным лицам, а также суммы перерасходов, возмещаемые подотчетным лицом, по кредиту — затраты суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм. Таким образом, субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует с соответствующими субсчетами счетов 09-12, 06, 07, 20, 21.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется при мемориально-ордерной форме в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф. 386 (м/о 8), при журнально-ордерной форме в ж/о № 13.
Учет ведется по каждому подотчетному лицу с фиксацией суммы выданного аванса, сумм осуществленных расходов и суммы возвращенного неиспользованного аванса.
В небольших бюджетных организациях аналитический учет расчетов ведется по каждому лицу на карточках формы 292-а или книге формы 292.
Если возмещение расходов подотчетных лиц происходит за счет внебюджетных средств, учет расчетов с подотчетными лицами может осуществляться в указанных реестрах в отдельности.
ПЛАН СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ
1. Характеристика, классификация и оценка основных средств бюджетных учреждений. Задачи учета основных средств бюджетных учреждений.
2. Учет наличия и поступления основных средств.
3. Учет износа и ремонта основных средств.
4. Учет выбытия основных средств.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
1. Как известно, главным результатом деятельности бюджетных учреждений является услуга. Для предоставления услуг различного характера бюджетные учреждения должны иметь, прежде всего, средства труда, поскольку как раз они являются определяющим важным элементом в процессе предоставления услуг. В бухгалтерском учете бюджетных учреждений средства труда выделены в самостоятельный объект учета, имеющий название «основные средства». Под основными средствами бюджетных учреждений понимают материальные ценности, которые используются в деятельности указанных учреждений на протяжении периода, превышающего год, и стоимость которых постепенно уменьшается из-за физического и морального износа. В состав основных средств, соответственно Инструкции по учету основных средств бюджетных учреждений утвержденной ГУДК Украины, Минэкономики Украины и Госкомстатом Украины от 2 декабря 1997 г. №124/136/71 включаются:
– дома (или часть домов), сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины, оборудование, измерительные и регулировочные приборы и устройства, вычислительная техника, инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь и приспособления, столовый и кухонный инвентарь, многолетние насаждения. Следовательно, к первой группе относятся материальные ценности, стоимость которых превышает 15 ННМДГ или срок службы больше одного года;
– сельскохозяйственные машины и орудия, строительный механизированный инструмент, рабочий и продуктивный скот, все виды средств передвижения, предназначенные для перемещения людей и грузов, музейные ценности, кроме музейных экспонатов, экспонаты животного мира в зоопарках и других аналогичных учреждениях, сценическо-постановочные средства стоимостью за единицу свыше 30% сумм ННМДГ (декорации, мебель и реквизиты, бутафория, театральные и национальные костюмы, главные уборы, белье, обувь, парики), документацию по типовому проектированию, библиотечные фонды. Отметим, что указанные материальные ценности относятся к основным средствам независимо от стоимости и срока службы;
– капитальные вложения у улучшения земель (мелиоративные, осушительные, ирригационные и прочие работы), в многолетние насаждения, в арендованные дома, сооружения, оборудование и прочие. Эта группа основных средств, в отличие от предыдущих, имеет не конкретную денежную форму измерения, а лишь денежную.
Не относятся к основным средствам материальные ценности, предусмотренные Положением об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине от 3 апреля 1993 г. № 250 и приказом министерства финансов Украины от 17 декабря 1998 г. № 258, а именно: предметы со сроком службы меньше года независимо от стоимости и предметы стоимостью по единицу до 500 гривен независимо от срока службы (кроме материальных ценностей, перечисленных в группе 2); орудия лова (тралы, невода, сети и пр.) независимо от стоимости и срока службы; бензомоторные пилы, сучкорезы, тросы для сплава, сезонные дороги, временные ответвления лесных дорог и временные здания в лесе со сроком эксплуатации до 2 лет (передвижные домики, котлопункты, пилозатачивальные мастерские, бензозаправки и пр.); специальный инструмент и специальные приспособления (для серийного и массового производства определенных изделий или для изготовления индивидуальных заказов) независимо от стоимости; специальная , специальная обувь, постельные вещи независимо от их стоимости и срока службы; форменная одежда, предназначенная для выдачи работникам учреждения, одежда и обувь в учреждениях здравоохранения, образования, социальной защиты, которые содержатся за счет бюджета независимо от стоимости и срока службы; временные (нетитульные) сооружения, приспособление и устройства, затраты на возведение которых включаются в себестоимость строительно-монтажных работ; тара для хранение товарно-материальных ценностей на составах или для осуществления технологических процессов , стоимость приобретения или изготовления которой не превышает 500 грн.; предметы, предназначенные для выдачи на прокат, независимо от стоимости; молодняк животных и животные на откорме, птица, кроли, меховые звери, пчелы, а также подопытные животные; многолетние насаждения, которые выращиваются в рассадниках как посадочный материал.
Проанализировав состав основных средств бюджетных учреждений, можно сделать вывод: круг материальных ценностей (МЦ), относящихся к основным средствам, достаточно широк, а их структура неоднородна. Средством упорядочения состава основных средств систематизации учета и отчетности в части основных фондов является их классификация. Соответственно Государственному классификатору Украины «Классификация основных фондов» № 10/3-97 от 19 августа 1997 г. по № 507 основным классификационным признаком, по которой и построена классификация, является функциональный признак. Соответственно ей основные средства делят на такие группы:
группа 1 —здания, сооружения, их структурные компоненты и передаточные устройства;
группа 2 —транспортные средства, включая грузовые и легковые автомобили; мебели, конторское оборудование; бытовые электромеханические приборы и инструмент; информационные системы, включая ЭВМ и прочие машины для автоматической обработки информации;