Состав материалов достаточно разнообразный, а потому требует классификации. В бюджетных учреждениях основным является группировка материалов по функциональными назначению:
– материалы для учебных, научных и других целей;
– продукты питания;
– медикаменты и перевязочные средства;
– хозяйственные материалы и канцелярские приспособления;
– горючее, топливо и смазочные материалы;
– материалы в пути;
– корма и фураж;
– запасные части;
– прочие материалы.
Отметим, что указанная классификация положена в основу учета по синтетическим счетам.
Кроме классификации по функциональному признаку, с целью отображения всех видов материалов используется более детализированное их группирование в разрезе подгрупп, субподгрупп, наименований, сортов и т. п. Каждому наименованию, сорту, размеру материалов присваивают соответствующий номенклатурный номер — постоянно действующее сокращенное условное обозначение. Номенклатурный номер фиксируется в специальном реестре номенклатуре-ценнике, то естьсистематизированном перечне материалов учреждения, применяющемся как справочник для всех служб и подразделений учреждения. Кроме номенклатурного номера, в ценнике отображаются учетная цена, единица измерения, сорт, размер и наименование материала.
Важным моментом учета материалов является их оценка. В бюджетных учреждениях материалы в учете и отчетности отображаются по покупательной цене, при этом наценки, транспортные расходы, сумма НДС списывается на фактические расходы учреждения. За учетную цену принимают фиксированные цены на год (усредненные) или средневзвешенные цены.
Периодически, как правило, вследствие очередного повышения цен на материальные ценности, бюджетные учреждения осуществляют их дооценку. Последняя дооценка материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов осуществлялась соответственно приказу Главного управления Государственного казначейства и Министерства экономики Украины от 2 декабря 1997 г. № 127/138. Согласно указанному нормативному документу для проведения дооценки и установления реальной стоимости материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов приказом руководителя учреждения создавалась специальная временная комиссия по дооценке в составе:
1) заместителя руководителя учреждения (председатель комиссии);
2) главного бухгалтера или его заместителя (в учреждениях и организациях, в которых штатным расписанием должность главного бухгалтера не предусмотрена, — лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета);
3) руководителей групп учета (в учреждениях, которые обслуживаются централизованными бухгалтерами) или других работников бухгалтерии, которые учитывают материальные ценности;
4) лиц, на которых возложена ответственность по сохранению материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
5) других должностных лиц (на усмотрение руководителя учреждения). Комиссия осуществляет дооценку каждой отдельной единицы материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов путем приведения ее стоимости в соответствие с ценой, которая сложилась в торговой сети на аналогичные образцы товаров, которые производятся предприятиями Украины или предприятиями-производителями за пределами Украины и поставляются в торговую сеть.
Для определения новой цены комиссия по проведению дооценки может пользоваться:
– счетом или накладной на полученные аналогичные материальные ценности;
– опубликованным в средствах массовой информации листом или прайс-листом предприятия-поставщика и других предприятий, которые выпускают аналогичную продукцию, с отображением новой цены;
– ценами, установленными в торговой сети на подобные товары;
– экспертным выводом о стоимости материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
При этом установленные при дооценке цены на однотипные предметы в пределах одного учреждения или организации или учреждений, которые обслуживаются одной централизованной бухгалтерией, должны быть одинаковыми.
По результатам дооценки комиссия учреждения составляет в произвольной форме акт об изменении стоимости материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. В акте нужно указать наименования дооцененных материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, их количество и стоимость по данного бухгалтерского учета, новую цену единицы после дооценки и сумму разницы, которую предстоит отразить в бухгалтерском учете. Акт утверждает руководитель учреждения.
Материальные запасы бюджетных учреждений нормируются. Нормы запасов материальных ценностей определяются в минимальных размерах, которые обеспечивают беспрерывную работу учреждения, и устанавливаются в днях или в процентах к их годовому потреблению. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и объемов их потребления, организации материально-технического обеспечения и условий хранения. Выполнение норм запасов материалов является одним из направлений соблюдения финансовой дисциплины бюджетными учреждениями.
Учет материалов, как и ранее рассмотренные учетные направления, оказывает содействие выполнению ряда задач хозяйственной деятельности бюджетных учреждений. К главным задачам учета материалов относят:
– правильное и своевременное документальное оформление операций по поступлению, движения и выбытию материалов;
– контроль хранения и движения материалов на складе;
– контроль рационального использования материалов и соблюдения норм их использования.
2. В процессе хозяйственной деятельности бюджетных учреждений происходит движение материалов, включающее последовательные операции: поступление, передача в пределах учреждения и расходования (или реализация). Указанные операции отображаются в учете с помощью первичных документов, оформленных надлежащим образом.
Основными документами относительно поступления материалов выступают счета-фактуры, приходные накладные, копии железнодорожных накладных, акты по принятию материалов. В этих документах фиксируются следующие сведения: от кого поступили материалы или продукты питания, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад и подпись материально-ответственного лица, которое получило ценности. Если при принятии материалов на склад не выявлены расхождения между их фактическим наличием и документальным количеством, материалы могут быть оприходованы без выписки дополнительных документов. Если при оприходовании выявлен повреждения или потери материалов вследствие транспортировки, бюджетные учреждения составляют коммерческий акт, который передается транспортной организации, выполнявшей доставку материалов. Если расхождения выявлены при оприходовании материалов на склад, составляется акт приемки по форме 429, в котором фиксируются наименования материалов, единица измерения, шифр субсчета, номенклатурный номер, фактическое количество, цена и сумма. Акт в двух экземплярах составляется приемочной комиссией по обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или сторонней организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, второй — для направления претенциозного письма поставщику.
На основании указанных документов делается запись операций по поступлению материалов в соответствующие учетные регистры.
Затраты на наем транспорта для перевозки материалов не относятся на увеличение стоимости приобретенных ценностей, а списываются на соответствующие статьи расходов за счет ассигнований, на которые ценности приобретены. Расходы по доставке продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств относятся на код 1151 «Оплата транспортных услуг и содержание собственных транспортных средств».
Выдача материалов со склада осуществляется по документам, утвержденным руководителем учреждения. Для этого нужны:
– накладная (требование) ф. 434 — при перемещении материалов в учреждении. Она выписывается, как правило, в одном экземпляре, если другой порядок не установлен министерствами и ведомствами по согласованию с Министерством финансов Украины;
– меню-требование ф. 298 и ф. 299 — для выдачи продуктов питания. Меню-требование составляется каждый день на основании данных о количестве людей, которое посещают столовую, и норм раскладки продуктов питания. Меню-требование с подписью лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не реже чем три раза в месяц;
– ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397. По ней в пределах установленных норм отпускаются со склада корма и фураж;
– ведомость на выдачу материалов на потребности учреждения ф. 410 — для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. Записи в ведомости следует делать не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов — оставлять соответствующее количество строк, чтобы в конце месяца по каждом виду можно было подсчитать общий итог;
– заборная карточка ф. 431 — как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через соответствующие промежутки времени в течение месяца. Эта карточка выписывается на каждого получателя на несколько наименований материалов для потребностей по прямому назначению. Заборная карточка выписывается в двух экземплярах, один из которых с подписью получателя хранится на складе, второй — у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карточка выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом — на месяц;
– материалы и топливо выдаются в пределах установленного лимита при предъявлении получателем своего экземпляра заборной карточки. Выдача материалов свыше установленного лимита проводится по накладной (требованию) ф. 434;