5. Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).
6. Процедуры контроля - в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
1.5. Особенности компьютерной обработки данных
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
1.6. Что умеет современная САБУ?
На российском рынке САБУ имеется более двух десятков тиражируемых систем + огромное количество продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя.
Каждая из них в той или иной мере оснащена сервисными возможностями для какого-то конкретного круга пользователей. Тем не менее, общее представление о современных направлениях развития рынка автоматизированных систем учёта можно получить, рассмотрев несколько самых распространённых систем.
1.6.1. Принципы систем 1C
Опыт стран с развитой рыночной экономикой свидетельствует о том, что благодаря выбору методического обеспечения (технологий) бухгалтерского учета у организаций появляется возможность значительно влиять на эффективность учетного процесса, полноту и достоверность отражения своего имущественного и финансового положения. В результате учетная политика как совокупность принятых способов ведения бухгалтерского учета - способов группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способов применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иных соответствующих способов и приемов - может существенно отличаться у разных хозяйствующих субъектов даже в одной сфере деятельности.
Реформирование и либерализация бухгалтерского учета, появление новых объектов и понятий, критериев, способов, методов и форм учетной работы, внедрение в практику интерактивных технологий обработки информации, переход к распределенной обработке, уникальность пользовательских требований к функциональному наполнению бухгалтерской системы - все это обусловливает необходимость пересмотра концепции построения автоматизированных систем бухгалтерского учета (САБУ), выдвигая на первый план проблему гибкости, адаптируемости и настраиваемости САБУ. Рассмотрим, как решается эта проблема в программе "1С:Бухгалтерия 7.7".
Гибкий универсальный модуль - основа бухгалтерского комплекса
Проблема гибкости и настраиваемости в современных системах обработки учетной информации может иметь два пути решения: использование большого числа задаваемых пользователем системы параметров, которые в той или иной степени изменяют поведение системы (полнофункциональные системы), либо наличие в системе встроенного языка для описания алгоритмов работы системы в различных ситуациях (инструментальные системы).
В "1C:Бухгалтерии 7.7" удачно сочетаются адаптивные свойства как инструментальных, так и полнофункциональных систем.
С одной стороны, с программой поставляется типовая конфигурация, которая представляет собой готовую настройку для автоматизации наиболее важных участков бухгалтерского учета, т.е. в системе изначально имеется встроенная поддержка для решения задач бухгалтерского учета. При этом типовая конфигурация содержит ряд параметров, позволяющих управлять ее поведением, что характерно для полнофункциональных систем.
С другой стороны, типовая конфигурация открыта для изменения: подготовленный пользователь может изменять алгоритмы работы или добавлять совершенно новые функции для учета специфики конкретной организации. Для этого "1С:Бухгалтерия 7.7" содержит развитые инструментальные средства, что характерно для инструментальных систем.
Такие возможности "1С:Бухгалтерии 7.7" открывают новый, отличный от традиционного, подход к построению автоматизированной системы бухгалтерского учета. Он предусматривает, что бухгалтерский комплекс формируется из гибких универсальных модулей. Модуль представляет собой оболочку, включающую набор специализированных инструментов, предназначенных для создания информационных объектов, описания их свойств, взаимосвязей и алгоритмов обработки информации, а также механизм интерпретации этих описаний, функционально сам модуль не специализирован, но способен настраиваться на выполнение учетных функций за счет встроенных инструментальных средств. В любой момент гибкий универсальный модуль может быть перепрофилирован на выполнение иных функций вплоть до полной перестройки модуля на функции совершенно иного участка учета. Важно, что при этом настройка (конфигурация) создается не на каждом рабочем месте (не для каждого гибкого универсального модуля), а для бухгалтерского комплекса (совокупности ГУМ) в целом. При этом для каждого рабочего места (учетного работника) в рамках единой конфигурации создается индивидуальный пользовательский интерфейс, который включает перечень доступных для данного пользователя команд управления учетной и отчетной информацией. Такой подход позволяет на основе гибких универсальных модулей создавать сложные комплексы для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различной отраслевой направленности,
Типовая конфигурация - готовое решение
Для многих малых и средних предприятий бухгалтерский комплекс может быть построен с использованием возможностей типовой конфигурации. Основными принципами, положенными в основу разработки типовой конфигурации, являются:
* ведение бухгалтерского учета "от документа";
* интеграция систем налогового и бухгалтерского учета в рамках единой информационной базы;
* обеспечение гибкой настройки аналитики под конкретную предметную область;
* возможность учета новаций в законодательстве без внесения изменений в конфигурацию;
* создание автономных методически выверенных технологических циклов учета отдельных видов имущества.
Типовую конфигурацию следует рассматривать как универсальный многофункциональный комплекс готовых решений для поддержки автоматизированного учета на тех участках, которые чаще всего встречаются в практике хозяйствующих субъектов. В ней предусмотрен учет расчетов с контрагентами, работниками и подотчетными лицами; учет расчетов по налогам и взносам во внебюджетные социальные фонды; учет операций по кассе и банку: учет основных средств, нематериальных активов, материальных запасов, готовой продукции и товаров; учет затрат; учет реализации товаров, продукции, работ, услуг и т.д. Особого внимания заслуживает тот факт, что в конфигурации поддерживается стандартная методология бухгалтерского учета имущества, обязательств и операций в соответствии с текущим законодательством России для коммерческих предприятий и организаций, использующих для ведения учета План счетов, утвержденный приказом Минфина СССР № 56 от 1.11.91 г, (с последующими изменениями и дополнениями).