В целях совершенствования документального оформления отпуска материалов на производство на МП "Ульяновскводоканал" можно предложить повысить контрольные функции первичного учета и ввести в обращение лимитно - заборные карты, которые преднозначены, во - первых, для последовательного оформления отпуска материалов, потребляемых при выполнении работ систематически, например, химические реагенты, используемые при очистке водопроводных и сточных вод, а во - вторых, для текущего контроля за лимитами отпуска материалов на производственные нужды. С этой целью необходимо установить лимит отпуска химических реагентов на производство, основываясь на прогрессивных нормах их расхода и плановых объемах реализации водопроводных и сточных вод.
Лимитно - заборная карта формы М - 8, М - 9 является накопительным первичным документом, служит основаеием для списания материальных ценностей со склада. Исходя из плановой потребности в тех или иных материальных ценностях, отдел материальнотехнического снабжения или плановый отдел выписывают лимитно заборные карты в двух экземплярах на месяц (квартал, полугодие, год, с отрывными месячными талонами на фактический отпуск). Один экземпляр карты передается потребителю (цех, участок),
а второй - на склад . В каждом экземпляре указываются установленный лимит, наименование, номенклатурный номер материалов, шифр затрат и другие данные.Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем участка своего экземпляра лимитно - заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита. По окончании месяца оба экземпляра лимитно - заборных карт передают в бухгалтерию предприятия для отражения расхода материалов на соответствующих счетах бухгалтерского учета. В лимитно - заборной карте ведется также учет возврата материалов, не использованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Лимитно - заборные карты способствуют усилению контроля за отпуском материалов со склада в пределах предусмотренного лимита и резко сокращают число разовых документов. Однако их применение не позволяет контролировать использование материалов непосредственно в производстве. Данному требованию отвечают такие типовые первичные документы, как акт - требование на замену (дополнительный отпуск) материалов формы М - 10 и раскройные карты. Последние в силу специфики производства не могут применяться на рассматриваемом предприятии.
Более широкое внедрение ЭВМ в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать складской учет, что позволит механизировать обработку информации о внутреннем перемещении материальных запасов, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации , что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета движения материальных ценностей на пред-
приятии.
Следующим важным звеном в организации учета и контроля расходования материальных ценностей на производство является выбор аналитического (сортового) учета материалов, согласно требованиям, изложенных в нормативных документах по бухгалтерскому учету.
2.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА РАСХОДА
МАТЕРИАЛОВ НА ПРОИЗВОДСТВО.
Аналитический учет материалов организуется по местам их хранения (складам), по каждому материально - ответсвенному лицу, по каждому номенклатурному номеру материала в количественном и стоимостном выражении, как правило, с использованием ЭВМ.
Согласно приказу Минфина Российской Федерации от 28 июля 1994 года N 100 "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика предприятия", в редакции Приказа от 26 декабря 1994 года N170, способ организации аналитического учета материалов на предприятии должен быть в обязательном порядке отражен в его учетной политике, которая не может быть изменена в течении отчетного года, а следовательно должна быть продумана еще до его начала.
Выбор наиболее эффетивного способа организации аналитического учета материальных ценностей зависит от конкретной деятельности предприятия, его размеров и финансовых возможностей, он должен быть основан на следующих предпосылках:
1) классификация материалов в зависимости от их роли в процессе производства;
2) система кодирования различных номенклатур, необходимых для учета движения материалов;
3) современное состояние складского хозяйства;
4) разработка прогрессивных технико - экономических норм хранения и отпуска материлаов;
5) механизация и автоматизация операций учета движения материалов.
Важной предпосылкой правильной организации учета производственных запасов является их классификация по назначению и роли в процессе производства и техническим признакам. Согласно этой классификации производственные запасы подразделяются на следующие:
1) сырье и материалы;
2) покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкциии детали;
3) топливо;
4) тара и тарные материалы;
5) запасные части;
6) прочие материалы;
7) строительные материалы;
8) малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП).
В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета для каждой из указанных групп на счете 10 "Материалы" (кроме МБП) предназначен отдельный субсчет.
Сырье и материалы образуют вещественную основу вырабатываемой продукции. Обычно к сырью принято относить продукты добывающей промышленности (нефть, руда, газ и др.) или сельского хозяйства (шерсть, хлопок, зерно и др.), а также некоторые продукты обрабатывающей промышленности (искусственные и синтетические волокна химической промышленности). Основные материалы являются продуктами обрабатывающих отраслей промышленности (металл, ткань, кожа и др.). К этой группе предметов труда относятся и вспомогательные материалы, которые не образуют основу изготовляемого продукта, а лишь
способствуют преобразованию сырья и основных материалов, вызывая в них необходимые изменения (краски, красители и др.), либо содействуют производственному процессу (смазочные, обтирочные материалы).
В учете в отдельную группу выделены покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, которые по своей функциональной роли в процессе производства являются основными материалами (трубы, шланги и др. на МП "Ульяновскводоканал). Широкая специализация и кооперирование приводят к увеличению удельного веса покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, что обуславливает необходимость выделения их в отдельную группу.
Топливо является,как правило, вспомогательным материалом, но вследствие его большого народнохозяйственного значения и специфики потребления в учете оно выделяется в отдельную группу. В нее включаются нефтепродукты (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.), смазочные материалы, предназначенные для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий,твердое (уголь, торф, дрова и др.).
В отдельную группу выделяются тара и тарные материалы. Тара предназначена для хранения, упаковки и сохранения качества материалов и готовой продукции. Различают два основных вида тарыинвентарную и неинвентарную. В зависимости от стоимости и сроков службы инвентарная тара учитывается либо в составе основных средств, либо в составе малоценных быстроизнашивающихся предметов. Неинвентарная тара учитывается в составе производственных запасов и предназначается для упаковки готовой продукции. К ней относятся материалы, детали, используемые для изготовления тары и ее ремонта.
Запасные части выделяются в учете в отдельную группу в связи с их специфическим назначением. Они предназначаются для
производства ремонтов, замены изношенных частей машин,оборудования, транспортных средств и т. п., а также автомобильных шин в запасе и обороте. В этой же группе учитываются обменный фонд полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов.
В составе прочих материалов учитываются отходы производства (обрубки, обрезки, стружка и т. п.), возвратные отходы от неисправимого брака; материальные ценности, полученные от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части на данном предприятии.
В особую группу выделяются строительные материалы. Указанные ценности используются непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, проведения ремонтов.
В составе оборотных средств условно числятся малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые по своей роли в процессе производства являются средствами труда. К ним относятся предметы, стоимостью в пределах пятидесяти минимальных заработных плат за единицу (комплект) независимо от срока их службы (за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительного механизированного инструмента, рабочего и продуктивного скота) или служащие менее одного года независимо от стоимости. Они учитываются на отдельном счете 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы".
Материальные ценности, принадлежащие МП "Ульяновскводоканал" соответствуют приведенной классификации, но для целей бухгалтерского учета и контроля выделяются лишь 3 укрупненных группы материалов (рис. 3):