По истечение отчетного месяца все мемориальные ордера вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. На обложке должна быть надпись: наименование учреждения или централизованной бухгалтерии, название и порядковый номер папки, дела, отчетный год и месяц, начальный и последний номера мемориальных ордеров, количество листов в деле.
Автоматизированная система бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с межотраслевыми типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Проекты должны предусматривать следующие разделы учета: труда и заработной платы; расчетов по специальным видам платежей; продуктов питания; материальных ценностей, расчетных операций, кассовых и фактических расходов и сводный синтетический учет.
Бухгалтерский учет ведется на основе единого классификатора учетных номенклатур по всем синтетическим и аналитическим счетам. Первичные документы кодируются в строгом соответствии со структурой и значностю кодов, приведенных в классификаторах учетных номенклатур.
Данные синтетического и аналитического учета отражаются в машинограммах, предусмотренных межотраслевыми типовыми проектными решениями с применением электронных вычислительных машин, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.
Машинограммы являются регистрами синтетического и аналитического учета.
Обязанность по кодированию и оформлению документов для передачи их вычислительной установке, возлагается на бухгалтерские службы. Машинограммы должны быть оформлены надлежащим образом, подписаны лицами, ответственными за их выпуск, и скреплены печатью. Они хранятся отдельно по каждому номеру машинограммы соответствующего субсчета.
В соответствии с законодательством бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий, о движении имущества и обязательств путем сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций.
Соответственно, исходя из этого определения, объектами бухгалтерского учета в учреждениях здравоохранения являются:
· имущество,
· обязательства,
· хозяйственные операции, осуществляемые предприятием в процессе своей деятельности.
Имущество учреждения представляет собой совокупность всех имеющихся в распоряжении активов: основные средства, здания, сооружения, оборудование, автотранспорт, строительные, горючее и смазочные материалы, медикаменты, перевязочные средства, продукты питания, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, белье, постельные принадлежности, обувь, денежные средства на текущем расчетном счете и в кассе, финансовые активы и т.д.
Имущество учреждений классифицируется на несколько групп:
1. Основные средства;
2. Материальные запасы;
3. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;
4. Денежные средства и финансовые вложения.
К основным средствам относятся здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины и оборудование, вычислительная техника, медицинское оборудование (зубоврачебные кресла, операционные столы, кровати со специальным оборудованием и др.), измерительные приборы (дозаторы, барометры, индикаторы, манометры, хронометры, мерники, специальные весы), регулирующие приборы и устройства (кислородно-дыхательные приборы, регулирующие устройства электрические, пневматические и гидравлические, пульты автоматического управления), лабораторное оборудование(пирометры, регуляторы, калориметры, приборы для определения влажности, микроскопы и т.д.), транспортные средства, инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий и продуктивный скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и нематериальные активы. Также к ним относятся капитальные вложения на улучшение земель и в арендованные здания, сооружения и другие объекты.
К материальным запасам относятся: строительные материалы, оборудование к установке, материалы, продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, топливо и горючее, корма, фураж, тара, запасные части к машинам и оборудованию, продукция и изделия подсобных хозяйств, молодняк животных на откорме, материалы для учебных, научных и других целей, а также материалы длительного пользования, спецоборудование для хоздоговорных и научно-исследовательских работ.
К малоценным и быстроизнашивающимся предметам относятся: предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости, или стоимостью в пределах 500 рублей за единицу, независимо от срока службы за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительного механизированного инструмента, рабочего и продуктивного скота; орудия лова; специальные инструменты и приспособления; специальная одежда, обувь, постельные принадлежности, форменная одежда, обувь; временные (нетитульные) сооружения, приспособления и устройства, затраты по возведению которых относятся на себестоимость строительно-монтажных работ в составе накладных расходов; тара для хранения товарно-материальных ценностей стоимостью в пределах установленного лимита; предметы, предназначенные для выдачи напрокат независимо от стоимости; молодняк животных, птица, кролики, а также подопытные животные; многолетние насаждения, выращиваемые в питомнике в качестве посадочного материала.
Денежные средства учреждений здравоохранения хранятся в учреждениях банка на текущих расчетных счетах. Для осуществления своей деятельности в учреждениях хранится наличные денежные средства в кассе. Это необходимо для оплаты труда, выплаты компенсации, пособий, доплат, а также на выдачу в подотчет для хозяйственных операций (приобретение ГСМ, хозяйственных средств), возмещения командировочных расходов и т.д.
С расчетного счета денежные средства учреждений могут быть перечислены на основании платежного поручения, другим учреждениям и организациям, путем безналичного расчета. Главными распорядителями ассигнований в учреждениях банка открываются отдельные текущие счета:
1. На расходы учреждения;
2. На расходы учреждений и организаций, обслуживаемых централизованной бухгалтерией; для перевода средств подведомственным учреждениям;
3. На финансирование капитальных вложений.
Обязательства учреждения перед третьими лицами возникают, в ходе хозяйственной деятельности и погашаются по мере получения финансирования на покрытие расходов.
Возникновения обязательств связано с приобретением товарно-материальных ценностей у поставщиков, возникновение задолженности по оплате труда, начислению страховых взносов и платежей, оплата налогов, начисление процентов по полученным ссудам и т.д.
Операции изменяющие финансово-хозяйственное состояние предприятия: расчетные операции (начисление, оплата задолженности и взыскание обязательств по долгам); операции изменяющие состояние средств предприятия (финансовых, денежных, материальных, основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов), это поступление и выбытие основных средств и материальных ресурсов, приобретение и расходование медикаментов и перевязочных средств на лечение больного и т.д.; операции по капитальному вложению (строительство здание, сооружений, капитальный ремонт машин и оборудования),
Все операции учреждения здравоохранения должны быть оформлены первичными документами. Они должны содержать определенные реквизиты, иначе документы будут являться недействительными. При необходимости к первичным документам должны прилагаться сопроводительные документы. Например, если был составлен акт приемки основных средств, то в нем указываются все характеристики объекта, стоимость, износ, годы выпуска, постройки, а так же прилагаемые к акту сопроводительные документы: технический паспорт, типовая документация по проектированию и другие виды документации.
Поступление бюджетных средств на финансирование расходов учреждения, также является объектом бухгалтерского учета. Денежные средства полученные в счет финансирования и на выполнение определенных мероприятий, если они поступают из федерального бюджета, то оприходуются записью в дебет субсчета 100 и кредит субсчета 230, а если поступают от главного распорядителя ассигнований то записываются в дебет субсчета 100 и кредит субсчета 140.
При работе учреждения возникают следующие виды расходов:
Расходы на заработную плату основным работающим и совместителям, включая оплату очередных и дополнительных отпусков, доплат за совмещение, за ненормированый и напряженный труд, за работу в ночное время, в выходные и праздничные дни, оплату районных коэффициентов и других видов доплат;
Расходы на оплату начислений от заработной платы, оплата взносов в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Фонд занятости населения, Фонд обязательного медицинского страхования;