При расхождении между данными аналитического и синтетического учета нужно выяснить их причины и виновных в этом должностных лиц, определить последствия и внести предложения по устранению выявленных недостатков. Особо тщательно следует проверить полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств, а также инвентаризационные описи и приложенные к ним протоколы заседания инвентаризационных комиссий, сличительные ведомости, ведомости результатов последней инвентаризации, решения руководства организации по итогам ее проведения и правильность отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Такая проверка аудитору крайне необходима для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам внутреннего контроля, чтобы скорректировать аудиторский риск и, соответственно, аудиторские процедуры.
В ходе проверки рекомендуется проведение контрольной инвентаризации или, хотя бы, осмотра отдельных объектов основных средств (в местах их постоянного или временного хранения), особенно арендуемых основных средств, так как на практике часто используют фиктивные договоры для начисления арендной платы с целью увеличения себестоимости продукции и присвоения средств.
Проверяя сохранность основных средств, аудитору необходимо убедиться: в правильности оценки основных средств в бухгалтерском учете в соответствии с нормами Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете» (статья 11); проводилась ли переоценка основных средств и правильно ли проведена переоценка этих объектов.
При небольшом количестве объектов основных средств такую проверку можно провести в сплошном порядке, а при значительном перечне — выборочно. В любом случае проверка правильности оценки и переоценки основных средств аудитору нужна, так как необоснованное или искусственное повышение стоимости основных средств ведет к повышению себестоимости продукции (работ, услуг) (через амортизацию) организации и искажению ее финансовой отчетности.
Следующей важной задачей контроля основных средств является выявление соблюдения действующего порядка приобретения и списания, а также отражения их наличия и движения в бухгалтерском учете.
При проверке операций по поступлению основных средств необходимо установить, обоснованно ли экономически строительство тех или иных объектов, включено ли оно в план капитальных вложений, обеспечено ли необходимым финансированием, имеется ли в полном объеме проектно-сметная документация. Необходимо также установить целесообразность и законность приобретения, выявить полноту и своевременность оприходования поступивших в хозяйство основных средств, а также правильность документального оформления и реальность их оценки.
Полноту и своевременность оприходования основных средств устанавливают путем изучения первичных документов и записей по счетам 01 «Основные средства», 08 «Капитальные вложения», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 11 «Животные на выращивании и откорме» и др.
Источниками таких данных являются акты приемки-передачи основных средств; акты на перевод животных из группы в группу; акты приемки многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию; накладные на внутрихозяйственное перемещение; акты приемки-сдачи отремонтированных объектов; инвентаризационные описи (форма Инв.-1); инвентарные карточки; ведомости № 73-АПК, № 79-АПК, № 80-АПК; журналы-ордера №№ 13,14-АПК и др.
При проверке поступления основных средств в порядке их безвозмездной передачи устанавливают наличие соответствующих двусторонних актов приемки-передачи указанных объектов, их техническое состояние и своевременность оприходования и закрепления за материально-ответственными лицами. Приобретение бывших в эксплуатации объектов у других организаций должно быть тщательно проверено с точки зрения установления законности и целесообразности каждой операции, а также своевременности поступления и полноты оприходования таких объектов на балансовый учет.
Практика аудиторских проверок показывает, что основные нарушения и ошибки допускаются при оформлении движения основных средств. Поэтому следует отметить, что, в отличие от других материальных ценностей, основные средства требуют особого первичного учета.
Оприходование и ввод в эксплуатацию объекта основных средств должны быть оформлены актом приемки-передачи основных средств. Только с этого момента начинается отсчет начисления износа (амортизации) и возмещения уплаченного поставщикам налога на добавленную стоимость по основным средствам. Разумеется, НДС должен быть выделен отдельной строкой в расчетно-платежных документах. Отсюда следует вывод, что несвоевременное оприходование основных средств влечет за собой недоначисление износа, что приводит к искажению остаточной стоимости объектов и финансовых результатов деятельности организации, а также увеличение платежей в бюджет по НДС в данном периоде.
При составлении программы проверки учета поступления, эксплуатации и списания основных средств, аудитор должен включить следующие вопросы:
- как обеспечен контроль за наличием и сохранностью основных средств;
- правильность оценки предметов и отнесение их к основным средствам;
- правильность документального оформления движения основных средств;
- правильность начисления амортизации и ее распределение;
- правильность учета и списания затрат по ремонту основных средств;
- правильность учета по аренде и лизингу основных средств.
Чтобы ответить на эти вопросы, аудитор во время проверки должен выяснить:
- какие приняты меры на предприятии по обеспечению сохранности основных средств;
- как организованы условия для сохранности основных средств;
- оформление распоряжением руководителя постоянно действующей ревизионной или инвентаризационной комиссии по проверке сохранности основных средств;
- проводились ли инвентаризации основных фондов, какова их результативность.
В зависимости от целей проверки, аудитор может проанализировать эффективность использования основных средств применяя отдельные методики экономического анализа.
Используя опыт аудиторских проверок по учету основных средств можно сгруппировать и сформулировать следующие типичные ошибки:
1. Под материальную ответственность работников закрепляют только собственные основные средства, а не арендованные и те, что находятся на ответственном хранении на предприятии.
2. При покупке основных средств у физических лиц не всегда удерживается подоходный налог (от суммы превышающей 1000 ММОТ).
3. При передаче основных средств в уставный капитал сумма превышения договорной цены над балансовой должна относиться в кредит счета 87 "Добавочный капитал", а не 83 "Доходы будущих периодов".
4. При безвозмездной передаче основных средств не всегда недоамортизированную стоимость списывают на уменьшение добавочного капитала или фонда средств социальной сферы (письмо Минфина РФ № 97 от 12.11.96 г.).
5. При приобретении основных средств НДС, оплаченный поставщику, относят в дебет счета 68 "Расчеты с бюджетом", а надо эту проводку оформлять только после оплаты и ввода в эксплуатацию.
6. Перевод основных средств в МБП осуществляют без учета периода ввода их в эксплуатацию (т.е. по времени покупки).
7. Нет соответствия данных о наличии основных средств в Главной книге с информацией по инвентарным карточкам и описям (что приводит к искажению исчисляемой амортизации).
8. Нецелевое использование основных средств.
9. При списании основных средств недоамортизированную стоимость относят на убытки, но не увеличивают налогооблагаемую прибыль при расчете на прибыль.
10. По безвозмездно полученным основным средствам не начисляют налог на прибыль на остаточную прибыль (без отражения в проводках).
11. По безвозмездно полученным основным средствам не следует начислять амортизацию с 1.01.98 г. в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/97).
При проведении проверки документального оформления поступления, наличия и движения основных средств были обнаружены следующие нарушения:
1) Ввод в эксплуатацию оборудования животноводства, требующего монтажа, было оформлено бухгалтерской записью (табл. 3.1.):
Дебет счета 01 «Основные средства» 100 850 руб.
Кредит субсчета 07-1 «Оборудование к установке
отечественное» 100 850 руб.
В результате нарушена Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденная Приказом Минфина СССР от 1 ноября 1991 г. N 56 (далее по тексту – Инструкция по применению Плана счетов) [12], где указано: «Стоимость оборудования, сданного в монтаж, списывается со счета 07 «Оборудование к установке» в дебет счета 08 «Капитальные вложения». В дебет счета 08 списываются другие затраты, связанные с монтажом оборудования. Лишь затем стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию, списывается со счета 08 «Капитальные вложения» в дебет счета 01 «Основные средства».
Аналогичное нарушение произошло при оприходовании основных средств производственного назначения от поставщиков по договорной стоимости (табл. 3.1.):
Дебет счета 01 «Основные средства» 879 руб.
Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами
и кредиторами» 879 руб.
В этом случае также осуществлялись капитальные вложения производственного назначения. Следовательно, было необходимо использование счета 08.
Так как данные нарушения не повлияли на отчетность предприятия, их можно считать несущественными. Однако они повлекли занижение льготы по капитальным вложениям для определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, предусмотренную п.4.1 Закона РФ «О налоге на прибыль предприятий и организаций» от 27.12.91 г. № 2116-1 [4].