Результаты работы центров ответственности отражаются в отчетах об исполнении бюджетов и смет, составляемых с заданной периодичностью. Несмотря на то, что данные отчеты являются основным поставщиком информации о работе менеджеров, они не должны служить источником обвинения тех или иных управляющих; их основная цель - выявить "узкие" места в деятельности организации, указать на ситуации и проблемы, которые в будущем должны быть приняты во внимание.
Учет затрат и доходов по центрам ответственности должен носить системный характер. Можно выделить три основных принципа, заложенных в систему учета по центрам ответственности:
Выделение зон ответственности и персонализация учетных документов.
Определение контролируемых статей, относящихся к отдельным центрам ответственности.
Составление руководителями центров ответственности смет и бюджетов и предоставление ими отчетности по фактическим результатам работы. Причем по каждому экономически обособленному центру ответственности должны быть разработаны необходимые и присущие только ему показатели и формы отчетности.
При передаче продукции или полуфабрикатов из одного центра ответственности в другой контроль за показателями затрат и их влиянием на конечные результаты деятельности организации осуществляется по отклонениям.
В зависимости от особенностей организации, ее виды деятельности и подразделения могут группироваться очень широко либо очень узко, но настолько, насколько это необходимо с точки зрения соответствия следующим основным критериям:
группировка видов деятельности в центре ответственности не должна приводить к дублированию ответственности за отдельные показатели;
степень детализации информации по центрам ответственности не должна быть избыточной: выделяемые места возникновения затрат и доходов должны упрощать сбор информации и принятие управленческих решений, а не усложнять их;
разделение видов деятельности на центры ответственности недолжно противоречить принципу целесообразности - возможные выгоды от контроля затрат не должны превосходить расходы на содержание системы контроля.
Таким образом, учет затрат и доходов по центрам ответственности представляет собой систему контроля и регулирования деятельности организации, предполагающую прямую и обратную связь.
Прямая связь реализуется через составление планов деятельности, выраженных в бюджетах и сметах, составленных для центров ответственности, которые являются главным ориентиром для оперативного управления организацией.
Обратная связь осуществляется путем сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными, их анализом и принятием управленческих решений в целях корректирующего воздействия и обеспечения желаемых результатов в будущем. Своевременность и оперативность обратной связи обеспечивается тщательной разработкой системы документов и документооборота, а также широким использованием автоматизированных систем учета.
Учет по центрам ответственности способствует формированию четко налаженного механизма управления деятельностью подразделений организации, совершенствованию системы внутренней отчетности, повышению уровня мотивации персонала в достижении высоких результатов работы.
Тесты
1. Центры ответственности выделяются:
а) в результате децентрализации управления и делегирования ответственности от высших звеньев к низшим;
б) как следствие организационной структуры организации;
в) как необходимые структурные звенья управления затратами.
2. Территориальная обособленность центра ответственности:
а) обязательна;
б) желательна;
в) не играет никакой роли.
3. Расходы места затрат и центра ответственности у одного и того же подразделения организации:
а) всегда совпадают по сумме затрат;
б) никогда не совпадают друг с другом;
в) могут совпадать, но могут быть и различными.
4. Руководитель центра ответственности отвечает:
а) за все затраты, связанные с его подразделением;
б) только за доходы;
в) за те показатели, на которые он может оказывать свое управленческое воздействие.
5. В качестве центра прибыли может выступать:
а) любое подразделение организации;
б) подразделение организации, занимающееся сбытом продукции;
в) подразделение организации, в котором можно соотнести затраты с результатами деятельности.
Анализ "затраты-объем-прибыль" является одним из самых популярных инструментов управленческого учета. Он дает возможность проследить взаимосвязь между такими характеристиками, как затраты, объем и прибыль, т.е. определить влияние, которое оказывают изменения в затратах, цене товара, объеме его производства и номенклатуре выпускаемых товаров на величину получаемой от реализации продуктов прибыли, а также для оценки изменения одного из этих факторов или нескольких факторов вместе.
Указанные взаимосвязи формируют основную модель финансовой деятельности, которая выражается формулой:
ВР (выручка от реализации) = ПЗ (переменные затраты) +
+ФЗ (постоянные затраты) + П (прибыль)
Результаты данного анализа широко используются при принятии управленческих решений на краткосрочную перспективу.
Можно выделить следующие основные вопросы, для решения которых предоставляет информацию анализ "затраты-объем-прибыль":
оценка целесообразности производства того или иного вида продукции;
обоснование целесообразности производства или покупки комплектующих изделий и полуфабрикатов;
определение ценовой стратегии организации;
оценка целесообразности покупки оборудования;
оценка целесообразности изменений технологии и организации производства.
Благодаря такому широкому спектру применения анализ "затраты-объем-прибыль" является эффективным средством управления для достижения максимально возможной в данных условиях прибыли организации.
В основе проведения данного анализа лежит понимание поведения затрат организации. Так, планируя основные направления деятельности, менеджер должен учитывать поведение затрат при изменении объема производства. С другой стороны, поведение затрат должно быть проанализировано применительно к единице продукции. При этом ключевым моментом анализа "затраты-объем-прибыль" является деление всех затрат организации на переменные и постоянные. Учитывая различия в поведении переменных и постоянных затрат, от увеличения или уменьшения которых неодинаково зависят объем выпуска продукции и прибыль организации, можно ответить на следующие вопросы:
Какой объем продаж обеспечит покрытие всех затрат организации?
Какой объем продаж позволит организации достичь запланированного уровня прибыли?
Какую прибыль может ожидать организация при том или ином объеме продаж?
Как изменения в структуре продаж могут повлиять на финансовые результаты деятельности?
Какое влияние на уровень прибыли оказывают изменения в переменных и постоянных затратах, а также в продажных ценах на продукцию?
Как известно, переменные затраты изменяются пропорционально изменению объема производства. С другой стороны, они могут быть дискретными, т.е. изменяться ступенчато.
Постоянные же затраты в общей сумме остаются прежними при изменении объема производства, но при этом меняются в расчете на единицу продукции.
Функцию затрат в коротком периоде можно описать следующей формулой:
TC = FC+ VC,
где ТС - общие затраты на производство продукции; FC - постоянные затраты на производство; VC - переменные затраты на производство.
В то же время надо иметь ввиду, что классифицировать затраты на переменные и постоянные можно лишь в определенных пределах, в так называемой области релевантности. Каждая работающая организация рассчитана на определенный объем производства, превышение которого неминуемо повлечет ускоренный рост затрат по сравнению с ростом объема производства. Оптимальный уровень деловой активности организации характеризуется ее производственной мощностью. Это определяется как абсолютной величиной постоянных затрат, так и такими качественными характеристиками, как используемая техника, технология и организация производства. Для каждого диапазона объемов производства эти параметры различны. Интервал, в котором функция затрат носит линейный характер, называется релевантным.
Функция затрат в данном интервале описывается следующей формулой:
TC = FC + QxAVC,
где ТС - общие затраты на производство продукции; FC - постоянные затраты на производство; Q - фактический объем продаж; AVC - переменные затраты на единицу продукции.
Таким образом, постоянные затраты постоянны только относительно определенной области релевантности и определенного времени.
На практике процесс производства, как правило, характеризуется смешанными затратами, т.е. имеет и постоянную, и переменную составляющие.
Анализ "затраты-объем-прибыль" часто называют анализом критической точки. Он позволяет найти наиболее выгодное соотношение между переменными затратами, постоянными затратами, ценой и объемом производства продукции. При этом главная роль в выборе стратегии поведения организации принадлежит маржинальной прибыли. Добиться увеличения прибыли можно, повысив величину маржинальной прибыли. Под маржинальной прибылью понимают разность между выручкой от реализации продукции и переменными расходами на изготовление данного объема продукции, или разность между продажной ценой единицы продукции и переменными расходами, приходящимися на единицу продукции. Другими словами, это сумма, достаточная для покрытия постоянных затрат и получения прибыли. В первую очередь маржинальная прибыль необходима для покрытия постоянных затрат, а затем уже для получения прибыли. Если маржинальной прибыли недостаточно для покрытия постоянных затрат, организация несет убыток от своей деятельности. Так как маржинальная прибыль равна выручке от реализации за минусом переменных затрат, то маржинальная прибыль на единицу продукции равна ее цене минус переменные расходы на единицу продукции. Таким образом, маржинальная прибыль, приходящаяся на единицу продукции, показывает вклад каждой реализованной единицы продукции в покрытие постоянных затрат и общую прибыль организации. Это есть концепция маржинальной прибыли.