- за загальним фондом - відповідно до кошторисних призначень, помісячних планів асигнувань, зареєстрованих зобов'язань у межах залишку коштів на рахунку за певним кодом економічної класифікації видатків;
- за спеціальним фондом - у межах загального залишку коштів на спеціальному реєстраційному рахунку за всіма кодами економічної класифікації видатків, залишків кошторисних призначень та зареєстрованих зобов'язань.
Для оформлення документів на отримання заробітної плати, стипендії, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів, що видаються на видатки, які не можуть бути проведені безготівковою оплатою, розпорядники бюджетних коштів подають до органів Державного казначейства заявку на видачу готівки.
Органи Державного казначейства перевіряють підтверджувальні документи на оплату рахунків розпорядників коштів, а також можуть відмовляти в оплаті рахунків за відсутності затверджених кошторисів, за відсутності або недостатності коштів на відповідних рахунках бюджетних установ, у разі неподання необхідних підтверджувальних документів для оплати рахунків чи недотримання або порушення встановленого порядку використання коштів, y деяких інших випадках.
1.4 Облік зобов’язань
У бюджетних установах специфічними об'єктами обліку є зобов’язання та фінансові зобов'язання. Порядок обліку зобов'язань розпорядників коштів бюджету регламентується Порядком обліку зобов'язань розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства, затвердженим Наказом Державного казначейства України від 19.10.2000 № 103 з подальшими змінами (Наказ Державного казначейства України від 12.10.2001 № 180).
Відповідно до цих нормативних документів зобов’язання це відповідальність розпорядника коштів бюджету як споживача товарів, робіт, послуг, що виникає з договорів (угод, замовлень), згідно з якими він повинен сплатити належну суму виконавцеві за умов реалізації цих договорів.
Фінансові зобов'язання - це зобов'язання розпорядника коштів бюджету сплатити кошти за надані товари (послуги) чи інші ідентичні операції, що виникають як наслідок виконання договорів (угод, замовлень) або відповідно до первинних фінансових документів, тобто кредиторська заборгованість і/або попередня та авансова оплата.
Бюджетні установи-розпорядники коштів мають право брати зобов'язання:
- у разі виконання кошторису за загальним фондом - у межах кошторисних призначень з огляду на необхідність забезпечити виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року з урахуванням погашення заборгованості минулих років;
- у разі виконання кошторису за спеціальним фондом .- у межах кошторисних призначень.
Облік зобов'язань є, по суті, методом попереднього й поточного контролю за виконанням кошторису та ведеться розпорядниками коштів і органами Державного казначейства.
Останні ведуть облік зобов'язань і фінансових зобов'язань розпорядників коштів на рахунках позабалансового обліку Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів.
Бюджетні установи ведуть облік зобов'язань у книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань. Книга є регістром оперативного обліку та призначена для реєстрації угод, укладених бюджетними установами в будь-якій формі, і контролю за відповідністю прийнятих зобов'язань бюджетним асигнуванням. Книга відкривається на рік на підставі затвердженого кошторису доходів і видатків установи згідно з КЕКВ. Для кожного коду функціональної класифікації відводяться окремі сторінки. Книга ведеться окремо за загальним і спеціальним фондом. У книзі реєструється кожна укладена угода, за наслідками виконання якої бюджетна установа повинна буде сплатити кошти за отримані послуги чи матеріальні цінності. Після кожної зареєстрованої угоди у книзі виводиться залишок кошторисних призначень за кодами функціональної та економічної класифікації, у межах яких установа надалі може приймати зобов'язання. Якщо за якимись угодами прийняті в поточному році зобов'язання не були повністю оплачені, вони переносяться до книги на наступний рік.
Фінансові зобов'язання обліковуються розпорядниками коштів бюджету як кредиторська заборгованість чи реєструються у відповідних регістрах бухгалтерського обліку як попередня й авансова оплата, тобто ведеться аналітичний облік кредиторсько-дебіторської заборгованості.
З метою реєстрації зобов'язань в органах Державного казначейства, які виникають у процесі виконання кошторису доходів і видатків, розпорядники коштів складають на паперових (електронних) носіях Реєстр зобов'язань розпорядників коштів бюджету (табл. 1.4) і Реєстр фінансових зобов'язань розпорядників коштів бюджету (табл. 1.5).
Таблиця 1.4. РЕЄСТР ЗОБОВЯЗАНЬ РОЗПОРЯДНИКІВ КОШТІВ БЮДЖЕТУ від «22» березня 2002 року
№ з/п КЕКВ Дані зобов’язання примітка Дата Номер документа
Із ким укладено угоду (код за ЕДРПОУ) Термін дії угоди Сума зобов’язання, грн. Попередня оплата Інші істотні умови
31 1133 22/03/2002 1 КДУ02050006 31/12/2002 112176 0,00 112176 0,00
Керівник установи
Головний бухгалтер
До зазначених реєстрів додаються первинні документи або їх копії (засвідчені в установленому порядку) про взяття зобов'язання чи фінансового зобов'язання. Окремі фінансові зобов'язання, наприклад заробітна плата, нарахування на заробітну плату, видатки за відрядженнями, стипендії, різні види допомоги чи попередня проплата оформляються Довідкою про суми фінансових зобов'язань (табл. 1.6).
Таблиця 1.5 РЕЄСТР ФІНАНСОВИХ ЗОБОВЯЗАНЬ РОЗПОРЯДНИКІВ КОШТІВ БЮДЖЕТУ від «__» ______________ 2002 року
№ з/п КЕКВ Дані фінансового зобов’язання Примітка
Дата Номер документа Сума зобов’язання, гр. У тому числі попередня оплата Реквізити кредитора Код за ЕДРПОУ кредитора Назва банку МФО банку Номер рахунка в банку Дата реєстру № з/п у реєстрі
225 1111 26/04/2002 1453 2,11 0,00 02671419 Київська міська філія АКБ СОЦ.РОЗВ.УСБ 322012 26038300 04/03/02 1
226 1111 26/04/2002 1452 9,63 0,00 22873579 Радянська філія м. Києва АКБ СОЦ.РОЗВ. УСБ 322238 26012000 04/03/02 1
227 1111 26/04/2002 1451 4544,10 0,00 21707100 Філія АКБ «НАДРА», Київ-ське рег.упр. 325664 29240800 04/03/02 1
228 1120 26/04/2002 1450 12,10 0,00 24262621 УДК у м. Києві 820019 37176999 04/03/02 3
229 1120 26/04/2002 1449 175,58 0,00 26079364 П’ята філія АППБ «Аваль» 322614 2560558 04/03/02 3
230 1111 26/04/2002 1449 27,08 0,00 26079364 П’ята філія АППБ «Аваль» 322614 2560558 04/03/02 1
231 1111 26/04/2002 1448 23,78 0,00 26077968 УДК у м. Києві 820019 37176999 04/03/02 1
232 1120 26/04/2002 1447 127,16 0,00 26077968 УДК у м. Києві 820019 37176999 04/03/02 3
233 1120 26/04/2002 1446 1937,51 0,00 26087323 Акц. поштово-пенс. банк «Аваль», м. Київ 300335 2560225 04/03/02 3
234 1111 26/04/2002 1446 89,73 0,00 26087323 Акц. поштово-пенс. банк «Аваль», м. Київ 300335 2560225 04/03/02 1
235 1111 26/04/2002 1445 1148,74 0,00 26077968 УДК у м. Києві 820019 22311800 04/03/02 1
236 1111 26/04/2002 0 117,37 0,00 24262621 Акц. поштово-пенс. банк «Аваль», м. Київ 300335 2570156 04/03/02 18214,89 0,00
Керівник установи
Головний бухгалтер
Таблиця 1.6. ДОВІДКА ПРО СУМИ ФІНАНСОВИХ ЗОБОВЯЗАНЬ
№ з/п КВК КФК КЕКВ Сума фінансового зобов’язання
1 220 1160 111 161 589,74
2 220 1160 1120 60 113,00
221 702,74
Керівник установи
Головний бухгалтер
Органи Державного казначейства звіряють подані розпорядником реєстри зобов'язань та підтверджувальні документи на предмет відповідності даних, включених до реєстрів, та перевіряють наявність залишків невикористаних асигнувань за відповідними кодами функціональної та економічної класифікації видатків.
2. ОБЛІК СПЕЦІАЛЬНИХ КОШТІВ
До спеціальних коштів бюджетних установ зараховують доходи від позабюджетної діяльності, надходження яких передбачено відповідними нормативно-правовими актами. Детальний перелік спеціальних коштів бюджетних установ і організацій затверджений наказом МФУ від 29.06.2000 р. № 146 «Про затвердження Переліку власних надходжень бюджетних установ і організацій». Згідно з цим переліком до спеціальних коштів бюджетних установ належать:
- кошти від надання платних послуг бюджетними установами та інших надходжень згідно з чинним законодавством (крім послуг з утримання дітей у дошкільних закладах та плати за проживання у гуртожитках навчальних закладів);
- кошти від надання транспортних послуг, ремонту транспортних засобів, користування стоянками, що належать установі або знаходяться на її території;
- кошти від надання послуг з організації і проведення свят, зустрічей, концертів, екскурсій, спортивних та показових виступів, атракціонів, змагань, за розробку сценаріїв, за послуги зв'язку, за кіно-, фото-, теле-, відео-, аудіопослуги, експлуатацію спортивного і культурного обладнання, спорядження, тренажерів тощо;
- вхідна плата за відвідання музеїв, виставок, картинних галерей, планетаріїв, надходження від продажу репродукцій художніх творів, копій музейних документів;
- надходження від користувачів бібліотек за пошкоджені та втрачені книги;
- плата за інформаційні та рекламні послуги, за переклади іноземної літератури, складання рефератів та бібліографічних довідок, за виготовлення фоторепродукцій книг, статей, випуск і розповсюдження буклетів, програм, малотиражних газет, плакатів, медалей і т. ін.;
- надходження від виробничо-господарської діяльності допоміжних, навчально-допоміжних підприємств і господарств, що відповідають профілю роботи установи і передбачені положенням про таку установу та обліковуються на її балансі;
- кошти від реалізації путівок до туристичних і спортивних баз, пансіонатів, баз і таборів відпочинку, санаторіїв, будинків відпочинку, що знаходяться в управлінні бюджетних установ;
- надходження за видачу ліцензій, дозволів, які згідно із законодавством залишаються у розпорядженні установи, видачу сертифікатів якості, документів, квитків, паспортів, посвідчень, довідок, контрольних карток обліку;