Для учета денежных средств, выданных подотчет своим работникам (состоящим в списочном составе) на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.
Физические лица, использовавшие собственные денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей, оказание услуг, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.
Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду, выплачиваются суточные и другие расходы в соответствии с действующим порядком.
Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется и утверждается главным бухгалтером предприятия. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов.
Учет по счету 71 ведется в регистре №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.
1.2. Учет расчетов с бюджетом
Предприятие постоянно ведет расчеты с бюджетом по платежам в бюджет и ассигнованиям из него. При этом основная часть расчетов с бюджетом — это платежи. К ним относятся:
налог на прибыль (доходы);
налог на добавленную стоимость;
подоходный налог с граждан;
платежи за землю;
Для обобщения информации о расчетах с бюджетом по уплачиваемым налогам предназначен активно-пассивный синтетический счет 68 "Расчеты с бюджетом".
На причитающиеся суммы в пользу бюджета этот счет кредитуется в корреспонденции с разными счетами в зависимости от вида платежей и источника их уплаты.
1.3. Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами
Кроме выше рассмотренных расчетов, предприятия ведут расчеты с разными организациями по операциям некоммерческого характера (учебными заведениями, научными организациями и т.п.), с транспортными организациями за услуги, оплачиваемые чеками, по депонированной заработной плате и премиям, по расчетам с организациями по исполнительным документам и др.
Для обобщения информации о всякого рода указанных расчетах с дебиторами и кредиторами предназначен синтетический активно-пассивный счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". К этому счету могут открываться соответствующие субсчета. Так, например, могут быть открыты следующие субсчета:
расчеты с организациями и лицами по исполнительным документам, на котором учитываются расчеты предприятий по удержанным суммам из заработной платы работников в пользу разных организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений судебных органов и др.;
· депонированная заработная плата, премии и другие аналогичные выплаты;
· расчеты с прочими дебиторами и кредиторами, на котором учитываются расчеты с разными организациями по операциям некоммерческого характера (учебными заведениями, НИИ и др.), со съемщиками квартир и лицами, проживающими в общежитиях жилищно-коммунального хозяйства предприятия, с арендаторами нежилых помещений ЖКХ, с родителями детей, принятых в детские учреждения, и с транспортными организациями за услуги, оплачиваемые чеками, и др.
Безнадежная к взысканию дебиторская задолженность списывается по решению руководителей либо за счет резерва по сомнительным долгам, либо на убытки предприятия, или за счет чистой прибыли.
Синтетический учет указанных расчетов ведется в регистре формы №8, а аналитический — в ведомости №7.
1.4. Учет кредитов банков
В процессе деятельности у предприятия может возникнуть ситуация, когда для осуществления расчетов недостаточно собственных средств. В этом случае они берут кредит банка. Кредиты бывают краткосрочные и долгосрочные.
Краткосрочные кредиты предоставляются на цели, связанные с формированием и движением оборотных средств предприятия. Для учета краткосрочных ссуд банка предназначен пассивный счет 66 "Краткосрочные кредиты банка", а аналитический – для учета по их видам на отдельных субсчетах к указанному счету в журнале-ордере формы №4.
Настоящим законодательством предусмотрено направление краткосрочного кредита в обход расчетного счета сразу на расчеты с поставщиками: Дт сч. 60 Кт сч. 66
Долгосрочные кредиты предприятия берут в банках на территории страны и за рубежом на срок более одного года в национальной и иностранной валютах. Наиболее часто такими кредитами пользуются при капитальных вложениях, приобретении дорогостоящего оборудования и т.п.
Порядок кредитования, оформления кредитов и их погашения регулируется правилами банков и кредитными договорами. Также для получения кредита финансовый отдел предприятия оформляет следующие документы: заявка на кредит, расчет потребности кредита, расчет погашения кредита и оплаты процентов за пользование кредитом, расчет проверки обеспечения кредита, баланс предприятия на отчетную дату, сертификат регистрации договора о залоге имущества, договор залога и опись к договору залога.
Для обобщения информации о состоянии и движении различных долгосрочных кредитов предназначен счет 67 "Долгосрочные кредиты банков". Учет долгосрочных кредитов также ведется в регистре формы №4.
1.5. Инвентаризация кассовых операций и операций по счетам в банке
Целью проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существующих аспектах.
Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира и главного бухгалтера. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.
Проверка кассовых операций организуется в следующей последовательности:
o инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
o проверка правильности документального оформления операций;
o проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
o аудиторская проверка правильности списания денег в расход;
o проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;
o проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
o оформление результатов проверки.
Бухгалтер-кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.
Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывает бухгалтер-кассир и главный бухгалтер организации. На обратной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании.
В результате проверки условий хранения денежных средств выясняют:
o обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка;
o имеется ли для хранения денег в кассе сейф;
o застрахована ли касса организации;
o соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа. Так, в Порядке ведения кассовых операций установлено, что дубликаты ключей в опечатанных бухгалтером-кассиром пакетах и печати хранятся у руководителя предприятия;
o соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям устанавливают, все ли внесенные в них лица, являются работниками данной организации.
Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы. Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором (соглашениями, отдельными договоренностями).