Бюджеты накладных расходов на реализацию (коммерческих) и административных (управленческих) накладных расходов подготавливаются в разрезе отдельных статей этих затрат по центрам ответственности.
При разработке бюджета коммерческих расходов следует исходить как из предполагаемых в течении бюджетного периода объемов продаж, так и представлений руководства о необходимости и интенсивности усилий по продвижению своей продукции на рынок.
Бюджет накладных управленческих затрат определяется в первую очередь оценкой расходов, которые следует понести для поддержания всех видов деятельности организации и выпуска всех видов продукции.
К финансовым бюджетам относятся бюджет движения денежных средств, бюджетный отчет о прибылях и убытках и бюджетный баланс.
В организациях любых масштабов и форм собственности все решения так или иначе бывают связаны с деньгами.
Для организаций, действующих в рыночной экономике в условиях жесткой конкуренции, проблема организации движения денежных средств является ключевой, поскольку от ее решения зависит возможность продолжения деятельности организации, как в коротком периоде, так и на долгосрочную перспективу. Хроническая нехватка денежных средств может привести к срыву контрактных обязательств, а в особо тяжелых случаях и к банкротству.
Поскольку денежные средства являются важнейшим ресурсом любой организации, бюджет денежных средств можно рассматривать в качестве одного из основных функциональных бюджетов, главной целью которого является обеспечение постоянной платежеспособности хозяйствующегосубъекта, а также избежания кассовых разрывов и кризиса неплатежей.
Приступая к разработке бюджета движения денежных средств следует решить ряд ключевых проблем:
• Периодичность. Насколько часто будет составляться плановыйдокумент. Временной горизонт и периодичность планированиядвижения денежных средств соответствуют общему регламентубюджетирования организации, однако корректируют его чаще, чемдругие бюджеты. Планирование движения денежных средствцелесообразно осуществлять понедельно, а в периоды финансовыхзатруднений - по дням недели.
• Детализация по времени. В масштабах финансовой деятельностилюбой организации денежный потенциал может испытыватьдостаточно большие колебания даже в пределах недели. Поэтомуиногда целесообразно профилировать план движения денежныхсредств по дням, особенно, если даты крупных выплат илипоступлений известны точно.
• Детализация по статьям расходов и доходов. Поступления ивыплаты большинства организаций складываются из множествастатей. Предсказать и запланировать каждый платеж невозможно ине нужно. Выделение группы платежей в отдельную статью планадвижения денежных средств следует организовать в соответствии сих экономической природой, с учетом их значимости в суммарномденежном потоке организации и организационной структуры самойорганизации. При разработке плана движения денежных средствможно опираться на содержательную классификацию,
предусмотренную ПБУ 4/99 (ст.29). однако поскольку пландвижения денежных средств является внутренним учетно-управленческим документом, жестко следовать требованиям ПБУнет никакой необходимости, и поэтому приведенную в немклассификацию следует адаптировать к потребностям текущего планирования конкретной организации.
• Балансирующая статья. Если организация не имеет открытого банковского овердрафта, остаток денежных средств в ее распоряжении всегда должен быть неотрицательным. Это означает, что за любой период времени платежи не могут превышать сумму поступлений вместе с остатком денежных средств на начало этого периода. Должно выполняться неравенство:
∑ выплат ≤ ∑поступлений + остаток на начало периода
Это означает, что план движения денежных средств таких организаций фактически не содержит балансирующей статьи, которая позволяла бы уравнивать денежные притоки и оттоки.[11]
Если же организация имеет открытую кредитную линию, балансирующей статей становится именно кредит, который позволяет игнорировать неравенство. При использовании кредит ресурсов следует помнить и о дополнительных статьях расходования в следующих периодах - процентах за пользование этим кредитом.
Для разработки движения денежных средств, помимо информации, имеющейся в бюджете продаж, требуются дополнительные сведения:
- для разработки графика платежей необходима информация о том какиезатраты на денежный поток не влияют (амортизация); какие платежиотносятся к тому же периоду, в котором начисляются (арендная плата), какиев следующем (заработная плата с отчислениями), а какие- авансом (налог наимущество);
- для определения доходов от продаж следует знать величинудебиторской задолженности на начало периода и ее изменение за плановыйпериод. Поступления за период составят:
Поступления = ДЗ на начало + Выручка - ДЗ на конец
За период периода периода
- для определения сумм платежей в оплату закупок следует знатьвеличины кредиторской задолженности и запасов на начало периода и ихизменения за период.
- для подготовки профилированного бюджета движения денежныхсредств следует знать распределение платежей и поступлений по месяцам,неделям или дням внутри периода;
- для оценки реальных платежных возможностей организации следуетзнать плановый остаток свободных денежных средств на началопланируемого периода.[5]
Планирование движения денежных средств, выполненное в такой форме, позволяет распределить выплаты в соответствии с ожидаемыми поступлениями, в частности предусмотреть необходимость аккумулирования денежных средств перед крупными платежами, а также спланировать сроки, когда необходимо прибегнуть к внешнему финансированию. Кроме того, бюджет движения денежных средств дает возможность распределить платежи по времени, таким образом, чтобы, с одной стороны, минимизировать стоимость заемных ресурсов, с другой стороны, не навлечь на себя штрафные санкции со стороны контрагентов или государства.
Бюджеты движения денежных средств позволяют организациям выявить периоды, когда свободные денежные средства могут быть направлены на приобретение капитальных активов, а при необходимости осуществить крупные инвестиции - подготовиться к будущим эмиссиям и крупным кредитам.[4]
Вообще следует отметить, что бюджет движении денежных средств -пожалуй, наиболее важный документ во всей системе бюджетов организации. У небольших компаний может не быть никаких других плановых документов, однако сопоставление денежных поступлений и выплат по периодам ведется всегда даже в малом бизнесе. Информация о ликвидности жизненно важна для таких организаций, поскольку для компаний, не имеющих возможности привлечения дополнительного финансирования, дефицит платежных средств может привести к фатальному исходу. Избежать таких печальных последствий и помогает планирование денежных средств.
Вторая составляющая финансовой части мастер-бюджета - бюджетный отчет о прибылях и убытках. Этот документ весьма важен, поскольку позволяет понять различие между прибылью и денежным потоком.
Признание прибыли обычно базируется на принципе начислений, что означает ее отражение в момент возникновения прав па получение денежных средств или обязательств их выплатить. Момент этот не всегда совпадает в моментами поступлений и выплат денежных средств. Кроме того, некоторые статьи отчета о прибылях и убытках являются неденежными расходами или доходами, например амортизация или создание резерва по сомнительным долгам.
Денежный поток же формируется исключительно реальными платежами и поступлениями, регистрируемыми по бухгалтерским счетам денежных средств. Поэтому для составления бюджетного отчета о прибылях и убытках потребуется дополнительная информация, такая как бухгалтерская реализация (без НДС) и затраты основных ресурсов, относящихся к этому объему продаж.
Завершающей частью мастер-бюджета является бюджетный баланс. Поскольку для его разработки требуются данные не только функциональных бюджетов, но и бюджета денежных средств и бюджетного отчета о прибылях и убытках, бюджетный баланс составляется только после того, как готовы все эти документы. Отражение в балансе найдет и бюджет капиталовложений, а также и некоторые другие стратегические бюджеты (планируемые эмиссии акций или облигаций).
Предполагаемая нераспределенная прибыль на конец планового периода включает нераспределенную прибыль предыдущих периодов и прибыль, заработанную в бюджетном периоде. Поскольку финансовые бюджетысоставляются после всех функциональных бюджетов, уже под конецтекущего бюджетного периода, величину нераспределенной прибыли уже можно оценить с достаточной степенью точности.
Источниками информации для расчета величин по статьям текущих активов и текущих обязательств в бюджетном балансе являются:
1)Для запасов сырья и материалов - бюджет закупок;
2)Для запасов готовой продукции - бюджет производства;
3)Для сумм дебиторской и кредиторской задолженности - бюджеты продаж и закупок материалов, а также договорная политика организации в части скидок, отсрочек оплаты и условий поставки;
4) Банковские кредиты - бюджет движения денежных средств, определяющий периоды кассовых разрывов.
Бюджетный баланс из всех форм бюджетных документов является наименее полезным с точки зрения принятия управленческих решений. Этот документ представляет собой предполагаемую картину имущественного и хозяйственного состояния компании на конец бюджетного периода и, обладая всеми свойствами настоящего баланса, не дает никакой информации ни о процессе достижения такого состояния, ни о его соответствии целям организации. Может быть, поэтому реальные компании редко занимаются разработкой такого рода документа, завершая процесс бюджетирования бюджетом движения денежных средств или, реже, бюджетным отчетом о прибылях и убытках [3].