Криворіька адміністрація комплектується з фахівців, які мають вищу (економічну, юридичну...) освіту і необхідну теоретичну і практичну підготовку. Усі співробітники відповідають за здійснення своїх функцій згідно з розподілом обов’язків та посадових інструкцій, затверджених головою.
Виконавчий апарат адміністрації забезпечує здійснення повноважень, наданих їй Конституцією України та Законами України. Виконавчий апарат здійснює організаційне, правове, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічне забезпечення діяльності адміністрації, її органів, депутатів, сприяє здійсненню взаємодії і зв’язків з територіальними громадами, органами виконавчої влади, органами та посадовими особами місцевого самоврядування.
Структура і чисельність виконавчого апарату, витрати на утримання встановлюються радою за поданням її голови. Виконавчий апарат очолює голова цього ж апарату.
Спостерігаючи за роботою служби діловодства можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації переважно офіційно-гозпорядчого характеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація.
Документи, що використовуються в роботі Адміністрації: накази, інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.
Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі та його підрозділах, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб.
Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється.
Новий виконавець документа зобов’язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення – реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа. Індекси структурних підрозділів на наступний рік надаються Управлінням справами відповідно до затверджених штатних розписів центрального апарату Криворізької районної адміністрації та підпорядкованих їй структурних підрозділів (сільських та селищних рад).
При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу.
Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.
До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Управління справами, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Голови Адміністрації, а також засідань ради, доручення Голови Адміністрації або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.
Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами.
Схеми обігу вхідних та внутрішніх документів наведені у додатку Б.
Схему обігу вихідних документів наведена у додатку В.
До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обов’язкового узгодження. У разі наявності такої вимоги, загальний відділ не має права відправляти вихідну кореспонденцію без наявного штампу встановленого зразку «Погоджено».
Вихідні документи в тому числу і на ПК обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).
Під час приймання від виконавців документів обов’язково перевіряється правильність написання та оформлення документу з усіма їх реквізитами, правильність зазначення адреси, наявність усіх необхідних підписів (віз) на документі, відповідність кількості примірників кількості адресатів тощо.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамт «Підлягає поверненню».
У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
Слід зазначити, що ведення діловодства в Криворізький районній адміністрації має рід недоліків:
- великий обяг вхідної документації, яка потребує реєстрації та перерозподілу конкретноним виконавцям, спричиняє недостатню швидкість руху документації, що призводить до несвоєчасного отримання інформації і, як наслідок, неналежного виконання певних операції.
Наприклад, якщо в один день надходить декілька наказів для виконання, то реєстрація останнього з них відбудеться в другій половині дня, потім документ потрапить до відділу, відбудеться його переадресація конкретному виконавцеві, який вже фізично не встигне виконати розпорядження в установлений термін, оскільки йому буде необхідна інформація служб, робочий час яких вже скінчився.
- до того ж необхідність обробки великого обсягу документації підвищує вирогідність того, що при реєстрації або розподілі документів буде зроблена помилка.
Для того, щоб запобігти таким недолікам, Криворізькій районній адміністрацї необхідно створювати централізовані багаторівневі бази даних та створювати доступ до цих баз тим співробітникам, в роботі яких використовується. Щоб спростити отримання необхідної в роботі інформації слід використовувати інформаційно-пошукові систуми мережі Internet.
2.2. Напрямки оптимізації діловодства районної Криворізької
адміністрації
На сьогоднішній день комп’ютерно-інформаційні технології проникають у всі сфери життя суспільства. Але, як не прикро, комп’ютерно-інформаційне забезпечення діяльності владних структур знаходиться на низькому рівні. Комп’ютеризація органів влади розвивається стихійно, переважно в напрямку поставок комп’ютерної техніки, без використання її можливостей направлених на створення багаторівневих інформаційних систем (баз даних, електронний документообіг і т.д.), згідно чіткої ієрархії владних структур.
Єдине інформаційне середовище скоординує роботу служб органів влади по горизонталі та вертикалі, що в свою чергу забезпечить вирішення таких організаційно-управлінських задач:
- оперативне та перспективне планування діяльності структур всіх рівнів влади, як кожної зокрема, так і у їх взаємозв’язку;
- планування та техніко-економічне обгрунтування розгортання видів виробничо-підприємницької діяльності на певній території;
- раціональне використання людських та земельних ресурсів, соціального захисту населення;
- прозору взаємодію виконавчих, комунальних, та інших служб та організацій (відділи субсидій, соцзахисту, ДПІ та інш.)
- проведення загально-державних заходів таких як перепис населення, вибори, цільова допомога при стихійних лихах тощо;
- кредитно-інвестиційна діяльність;
- розв’язання інших задач виробничого, організаційного та управлінського характеру.
Систему програмно-інформаційного забезпечення організаційно-управлінської діяльності районної адміністрації пропонується побудувати на базових концепціях для таких масштабів, розроблених корпорацією Microsoft, так званій системі Microsoft Solutions Framework (MSF), яка дозволяє розглядати архітектуру інформаційних технологій з п’яти позицій (перспектив), а саме:
- ієрархія;
- інформація;
- програмне забезпечення;
- організація;
- управління.
При такому підході до розв’язання поставлених задач отримуються комплексні рішення, їх пріоритети чітко визначені, інформація та програми для її використання орієнтовані на досягнення основних цілей організаційно-управлінської діяльності органів влади, з врахуванням їх взаємовідносин в ієрархічній структурі територіально-адміністративного підпорядкування.
Принципи розробки інформаційно-програмного забезпечення по системі MSF включає набір моделей, підходів та методів, які допоможуть розробити для органів влади інформаційні технології, впровадити та використовувати їх для вдосконалення організаційно-управлінської діяльності.