Для раціонального використання технічних комп’ютерних засобів і програмного забезпечення розгортається корпоративна інформаційна комп’ютерна мережа, робота в якій побудована на INTERNET технологіях (обробка інформації здійснюється програмним забезпеченням, створеним на основі сучасного середовища розробки з використанням систем управління базами даних за допомогою доступу до WEB-сайтів).
Дані формуються в банки даних, що створюються та функціонують під системою управляння базами даних типу MS SQL Server, Oracle і т.д., що забезпечує їх надійне зберігання, оперативний та контрольований доступ до інформації.
Програмне забезпечення розробляється на об’єктно-орієнтованих засадах з використанням технологій Framework.Net, що в свою чергу дозволяє максимально чітко та повно моделювати основні об’єкти самоврядування та взаємозв’язки між ними.
В предметній сфері органів влади основними об’єктами є:
- людина та її соціальний захист;
- земля;
- нерухомість;
- виробничо-підприємницька діяльність;
- кредитно-інвестиційна діяльність і т.д.
На основі такого підходу виділяються основні завдання інформаційного забезпечення діяльності органів влади:
- розробка та створення баз даних по населенню, яке проживає на певній території;
- розробка та створення баз даних по землі;
- розробка та створення баз даних по об’єктах нерухомості;
- розробка та створення баз даних по виробничо-підприємницькій діяльності, яка ведеться на адміністративній території.
2.3. Шляхи створення комп’ютерно-інформаційної системи для робот із
документами районної Криворізької адміністрації
Для створення комп’ютерно-інформаційної системи районної адміністрації пропонується схема, яка передбачає вирішення поставленої задачі в три етапи:
1-й етап спрямований на первинну ланку органів влади, а саме сільські та селищні ради.
а) створення матеріально-технічної основи інформаційного забезпечення (комп’ютери та копіювальна техніка);
в) створення структури бази даних первинної інформації;
б) створення програмного забезпечення для формування та ведення бази даних, джерелом якої є первинні достовірні дані сільських, селищних рад;
г) створення електронної системи документообігу ;
д) впровадження програмного забезпечення та навчання кадрів.
Це дасть змогу:
- швидкого та якісного надання громадянам повної та достовірної інформації, необхідної для забезпечення їх особистих прав та життєвонеобхідних потреб;.
- проведення аналізу інформації для прийняття управлінських рішень на рівні сільської чи селищної ради.
2-й етап спрямований на організацію інтеграції інформаційних баз первинних ланок органів влади (сільські, селищні ради) в інформаційні бази вищого рівня (район, райдержадміністрація).
Для цього необхідно вирішити питання:
а) створення матеріально-технічної основи інформаційного забезпечення районної ради та райдержадміністрації (комп’ютери та копіювальна техніка);
б) створення інформаційної мережі для зв’язку з сільськими та селищними радами на технологіях Internet. (запровадження якісного зв’язку між районним центром та сільськими, селищними радами);
в) створення структури бази даних інтегрованої інформації рівня району;
г) створення програмного забезпечення для районної, міської влади на основі потужних систем управління базами даних для збереження та аналізу, як власної інформації, так і даних сформованих у первинних органах влади;
д) впровадження електронної системи документообігу;
е) створення WEB-сайту з можливістю відображення інформації про життя, виробничу діяльність, економічний потенціл району і т.і.;
з) впровадження програмного забезпечення та навчання кадрів.
Це дасть змогу:
- проведення аналізу інформації для прийняття управлінських рішень на рівні районної ради та райдержадміністрації;
- вдосконалення системи формування та збереження інформації на базі сучасних технологій її обробки;
- розширення можливостей надання інформаційних послуг громадянам та організаціям за рахунок передових технологій і засобів зв’язку.
Впровадження сучасного програмно-інформаційно забезпечення дасть можливість побудувати корпоративні рішення для забезпечення більш чіткої і прозорої роботи різних гілок влади і швидкого реагування на різного роду проблеми.
Це стає можливим завдяки створенню та підтримці достовірних баз даних по одному шаблону з використанням централізованої нормативно-довідникової інформації, формування консолідованої звітності на різних рівнях органів влади для проведення моніторингу і прийняття управлінських рішень.
Програмне забезпечення “Самоврядування” розроблено для створення та ведення баз даних структур підпорядкованих органам влади будь-якого рівня і розмірів, від сіл і селищ до райцентрів і міст. При незначній модифікації програмного забезпечення можна використовувати для інших потреб організаційно-управлінської діяльності :
- при проведенні виборів чи інших подібних заходів;
- для роботи в житлово-комунальних службах;
- для торгівлі, медицини та ін.;
Конкретна версія програмно-інформаційного забезпечення містить:
1. Адресну частину господарства (об’єкта) (населений пункт, вулиця, дім, квартира) з підтримкою специфічних найменувань фізичного розташування, унікальний номер домогосподарства та інше (телефон, фото).
2. Інформаційний блок про мешканців господарства:
а) прізвище, ім’я по батькові усіх мешканців;
б) ведення сімейної ієрархїї (ступінь родинного зв’язку);
в) дані, що ідентифікують особу (дата народження, ідентифікаційний код, стать, освіта, пільги, фах, дані про свідоцтво про народження та паспортні дані, і т.д.);
г) соціальний статус особи (де раніше і на даний момент працює та проживає).
3. Накопичення та ведення історії про:
а) будівлі та комунальні послуги, що є в господарстві (матеріал, покриття, стан, площа загальна, площа житлова, кількість кімнат, послуги та їх характеристика) в розрізі змін, що відбувалися;
б) наявність тварин ( вид тварин, група тварин та кількість) ;
в) вид техніки, її технічний стан, стан в органах державної реєстрації.
Інформацію про земельні угіддя (категорію, площу, вид використання, тип власності, культури, під які використовується земля) з прив’язкою до конкретної людини та домогосподарства.
Довідникова інформація (довідники) (понад 35 довідників) адмініструються в районі. Дані в довідниках заповненні на базі погосподарських книг і є нормативно-довідниковими, що дозволяє:
- відкинути занесення некоректної інформації (використовуючи програмні методи);
- спростити занесення самої інформації;
- формувати консолідовану звітність на різних рівнях органів влади для проведення моніторингу і прийняття управлінських рішень.
Програма легка в користуванні, робота в ній (принципи занесення, зміни, знищення, пошуку, фільтрування, видача звітів пройшли апробацію і є однаковими при роботі з різними даними (жителі, тварини і т.д.)) є зручною і інтуїтивно зрозумілою користувачу.
Даний програмний продукт містить модуль для швидкого пошуку необхідної інформації, можливості сортування і фільтрування для зручного перегляду даних та їх обробки.
Легкі та зручні засоби для передачі інформації в EXCEL та WORD у вигляді:
- типізованої звітності (певні звіти у відділ статистики);
- різного виду довідки ( про стан сім’ї у відділ субсидії, УЕГГ, РЕМ т.д).
Крім того, є можливість формування внутрішніми засобами строгих звітів (Reports), що виключатиме можливість внесення недостовірних даних у звіт.
Сама інформація має декілька рівнів захисту:
- пароль+користувач при вході в програму;
- реляційна побудова бази даних з використанням тригерів і процедур не дозволяє занесення даних в базу за межами програми;
- використання додаткового поля в структурі файлів, де формується унікальна інформація про користувача, час його роботи є закодовано;
- передбачено можливість обмеженого доступу до інформації певним користувачам.
2.4. Автоматизація роботи канцелярії та машбюро
Як вже зазначалося в попередньому розділі, автоматизація традиційного, паперового документообігу є проміжним рішенням, яке використовується для підвищення ефективності роботи органу державної влади або місцевого самоврядування.
Автоматизація діловодства позначилася на роботі різних її підрозділів, в даному підрозділі буде розглянутий впливавтоматизації діловодства на роботу таких функціональних підрозділів з забезпечення діловодства як канцерія і машбро.
Насамперед в криворізькій районній адміністрації був упроваджений модуль «Канцелярія». Не дивлячись на те що в сучасній організації робота з документами йде в електронному вигляді, повністю виключити паперові документи з роботи неможливо, оскільки велика кількість документів, що мають юридичну силу, представлена в паперовому вигляді, і такий стан речей залишатиметься ще достатньо довго.
Як правило, навантаження по забезпеченню «паперового» документообігу і контролю виконання доручень лягає на діловодів. Саме для них і був створений окремий модуль «Канцелярія».
Основні завдання цього модуля такі:
1) єдина реєстрація всієї вхідної і витікаючої кореспонденції, а також внутрішніх документів з використанням реїстраційно-контрольних карток;
2) реєстрація місцезнаходження паперового документа на будь-якому етапі життєвого циклу документа: розгляд керівництвом, узгодження проекту документа, виконання і т.д.;
3) здійснення контролю за своєчасного виконання доручень, резолюцій і вказівок керівництва;
4) списання документів в справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ;