Зміст роботи:
ВСТУП
РОЗДІЛ 1.Основи роботи з базами даних
1.1 Поняття бази даних та систем управління базою даних
1.2 Проектування бази даних
1.3 Робота з базами даних робітників служб документаційного забезпечення управління
1.4 Використання баз даних в роботі діловода
РОЗДІЛ2.Використання баз даних та інформаційно-пошукових системдля раціонального ведення діловодства на прикладі Криворізької районноїадміністрації
2.1.Особливості загальної організації діловодства в установі
2.2. Напрямки оптимізації діловодства районної Криворізької адміністрації
2.3. Шляхи створення комп’ютерно-інформаційної системи для робот із документами районної Криворізької адміністрації
2.4. Автоматизація роботи канцелярії та машбюро
ВИСНОВКИ
ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТКИ
ВСТУП
Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.
Система управління базами даних надає повний контроль над процессом визначення даних, їх обробкою та використанням. Система управління базами даних також істотно полегшує обробку великих об’ємів інформації, які зберігаються в багаточисленних таблицях.
Відсутність необхідності рукописним способоим розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації, істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques).
Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.
Традиційна система діловодства, що існує в Україні, потребує особливих методів вирішення проблем з точки зору комп’ютеризації.
Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.
Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і присвячена дана робота.
Метою написання курсової роботи є вивчення теоретичних основ щодо баз даних та інформаційно-пошукових системам та практичнее застосування для оптимізації документообігу організаці.
Предметом курсової роботи виступає процес використання баз даних та інформаційно-пошукових систем в роботі з документами.
Об’єктом курсової роботи автоматизація документообігу на прикладі Криворізької державної районної адміністрації.
Під час написання роботи я використовувала навчальну та науково-методичну література з вивчаємого питання.
РОЗДІЛ 1. Основи роботи з базами даних
1.1. Поняття бази даних та систем управління базою даних
Відомі два підходи до організації інформаційних масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних.
База даних - це сукупнiсть взаємопов'язаних даних, що збеpiгаються pазом, пpи чому:
- для даних допускається така мiнiмальна надлишковiсть, що допускає їх оптимальне викоpистання для кiлькох застосувань;
- забезпечується незалежнiсть даних вiд пpогpам;
- для пошуку, доповнення та модифiкацiї даних застосовуються спiльнi засоби;
В самій суті база даних - це набір записів та файлів, організованих особливим образом. В комп’ютері, наприклад, можна зберігати прізвища та адреси друзів, або клієнтів.
Один із типів баз даних – це документи,набрані за допомогою текстових редакторів та сгруповані по темах. Інший тип – файли електроних таблиць, об’єднані в групи по характеру використання.
Основними та невід'ємними властивостями баз даних є такі:
- для даних допускається така мінімальна надлишковість, яка сприяє їх оптимальному використанню в одному чи кількох застосуваннях;
- незалежність даних від програм;
- для пошуку та модифікації даних використовуються спільні механізми;
- як правило, у складі бази даних існують засоби для підтримки її цілісності та захисту від неавторизованого доступу;
- забезпечується цiлiснiсть та захист вiд неавтоpизованого доступу.
Система управління базами даних надає повний контроль над процесом визначення даних, їх обробкою та використанням. Система управління базами даних також істотно полегшує обробку великих об’ємів інформації, які зберігаються в багаточисленних таблицях.
Різноманітні засоби системи управління базами даних забезпечують виконання трьох основних функцій: визначення даних, обробка даних та оперування даними.
Дані – це набір різнорідної неорганізованої інформації, подібний до рахунків, кинутих у ящик столу, або сюжету останього поганого роману. Для того щоб дані стали корисними, потрібний засіб управління ними – система управління базою даних.Тому потрібно упорядкувати усі розкидані рахунки з тим, щоб можна було легко знайти те, що потрібно в даний момент. Організований набір даних і є базою даних.
Переваги комп’ютерної бази даних :
- Комп’ютеризована база даних – швидка. Навіть якщо у вас усього декілька сотен рахунків,то вам потрібно багато часу, щоб найти потрібну. З електроною базою даних ви найдете вірний шлях для пошука необхідних даних на протязі декількох секунд.
- Комп’ютеризована база даних – потужна. Навіть величезна папка не зможе умістити записи про тисячі співробітників та продані товари. А електронна база даних може підтримувати на жорсткому диску вашого комп’ютера стільки записів скільки вам необхідно одну, сотню, мільйон.
- Комп’ютеризована база даних – розумна, так як може робити висновки. Тому, якщо вона використовується для ведення бізнесу, вона у повній мірі може вести фінансові справи. Її можна використовувати, наприклад, для підрахунка доходів, які отримуються від певного виду діяльності.
Електронні таблиці та текстові документи є чудовими засобами для вирішення так званих “однокористувачевих” задач, але вони погано пристосовані для сумісного користування даними.
Електронні таблиці також корисні в якості шаблонів для простих форм вводу інформації, але, якщо необхідно провести комплексну перевірку даних, то тут їх функцій явно недостатньо. Наприклад, електронна таблиця чудова в якості шаблона для рахунка фактури у невеликій фірмі.
Але, якщо з розширенням бізнесу починає збільшуватись кількість співробітників, що вводять у комп’ютер закази, то без бази даних вам не обійтись. Так само електронна таблиця може використовуватись на великих підприємствах для підготовки співробітникам звітів про свої витрати, але для створення загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні збиратися у базі даних.
Коли виникає необхідність колективного використання інформації,справжня система управління базами даних дає можливість захищати інформацію від несанкціонованого доступа так, що право продивлятись дані або вносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.
1.2. Проектування бази даних
Проектування баз даних є складним творчим процесом, успішне здійснення якого вимагає від виконавця високого рівня сформованості основних прийомів розумової діяльності – аналізу, синтезу, порівняння, абстрагування й узагальнення.
Для успішного, свідомого і творчого використання інструментарію, що надається сучасними інформаційними технологіями опрацювання даних, спеціалісту необхідні глибокі знання теоретичних основ, на яких ґрунтуються ці технології, вміння досліджувати предметну галузь і проблемне середовище створюваного банку інформації, а не тільки володіння прийомами роботи з певним програмним засобом.
Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об'єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.
Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об'єкти, їх властивості та зв'язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.