Заступник головного бухгалтера веде облік товарно-матеріальних цінностей по центральному складу, облік паливо-мастильних матеріалів, розрахунки з постачальниками, зведену відомість та журнал обліку по товарно-матеріальних цінностях господарства, облік основних засобів.
Бухгалтер з обліку виробництва (рослинництва) обробляє первинні документи, такі як Відомість руху зерна та іншої продукції, реєстри відправлення зерна та іншої продукції з поля, ТТН, Дорожні листи вантажних автомобілів, Реєстри приймання зерна вагарем, Талони, накладні внутрішньогосподарського призначення, акти на списання насіння та садивного матеріалу, акти на списання добрив, засобів захисту рослин, рахунки-фактури та ін. Він складає виробничі звіти, розрахунки обчислення собівартості продукції, Відомість доведення планової собівартості до рівня фактичної та ін.
Бухгалтер з обліку виробництва (тваринництва) обробляє такі перинні документи, як Відомості руху молока, Журнал надою молока, ТТН, Журнали обліку витрат кормів, Щоденник надходження сільськогосподарської продукції, Акти на оприбуткування приплоду тварин та ін. Він складає Виробничий звіт із тваринництва, Журнали-ордери 9,10 АПК, Звіт про рух худоби і птиці та ін.
Бухгалтер з обліку праці і зарплати обробляє Табелі обліку робочого часу, Розрахунки оплати праці працівникам тваринництва, облікові листи праці і виконаних робіт, Журнал обліку робіт і витрат. Він складає Розрахунок оплати праці за кінцеві результати за виробничими підрозділами, здійснює всі нарахування на зарплату та утримання з неї, Розрахунково-платіжну відомість, Зведену відомість нарахованої зарплати за її складом і категоріями працівників, проводить нарахування відпускних, а також по лікарняних листках.
Бухгалтер по автопарку веде облік робіт по автопарку (автотранспорту) і додатково облік по їдальні, дитячому садку, рахунках 91, 92.
Касир проводить касові операції, працює в програмі "Клїєнт-банк".
Згідно із Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" підприємство має право самостійно обирати форму бухгалтерського обліку. В СТОВ «Щербашенське» застосовують журнально-ордерну форму обліку. Основними реєстрами бухгалтерського обліку при такій формі є журнали-ордери. Вони нагадують собою накопичувальні відомості, в яких систематизація і групування документів ведеться в хронологічному порядку по кореспондуючих рахунках. Журнали-ордери, як правило призначені для синтетичного обліку операцій господарської діяльності підприємства.
Ведення записів у журналах-ордерах здійснюється у порядку однобічної реєстрації. Реєструються тільки кредитові обороти в кореспонденції з дебетовими, Журнали-ордери побудовані за кредитовою ознакою, тобто кредитові обороти по кожному балансовому рахунку збираються в одному журналі-ордері, а дебетові обороти по цьому рахунку знаходять відображення в різних журналах-ордерах.
Поєднання хронологічного запису ("журнали") із зазначенням, на які рахунки зараховують суму операцій ("ордер") послужило підставою для назви основних реєстрів журналами-ордерами.
Для забезпечення правильного групування даних первинних документів у журналах-ордерах передбачено типову кореспонденцію по кредиту рахунків бухгалтерського обліку.
Записи в облікових реєстрах проводять у міру надходження документів або підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту операції. На документах, дані яких включені до журналів-ордерів, відомостей, реєстрів і аркушів-розшифрувань, вказують номери відповідних реєстрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). По документах, які відображені в реєстрах загальним підсумком, номер реєстру і номер запису вказують на окремому аркуші, який прикріплюється до зброшурованих документів.
Для узагальнення даних журналів-ордерів , взаємної перевірки правильності проведених записів по окремих синтетичних рахунках і складання бухгалтерського балансу за місяць, квартал і рік використовують Головну книгу. У ній відображують залишки по рахунках, на яких вони були на початок місяця, поточні обороти і залишки на кінець місяця по відповідних синтетичних рахунках. Записи оборотів у Головну книгу є одночасно і реєстрацією облікових даних, що відображені в журналах-ордерах. В Головній книзі записи здійснюють по дебету рахунків у кореспонденції з кредитованими рахунками, в той час, як в журналах-ордерах записи роблять по кредиту в кореспонденції з рахунками, котрі дебетуються, що забезпечує взаємний контроль показників.
Головну книгу відкривають на рік, для чого на кожен синтетичний рахунок відводять окремий аркуш, а, за необхідності, по окремих рахунках-два аркуша.
Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку дозволяє в значній мірі полегшити працю облікових працівників, знизити її трудомісткість, збільшити ефективність і підвищити достовірність даних бухгалтерського обліку. Вона є найбільш прогресивною серед інших форм обліку, таких як меморіально-ордерна, Журнал-головна форма.
1.2 Первинний облік виробництва зерна
Первинний облік є основою всієї системи бухгалтерського обліку. В первинних документах здійснюються перші числові записи, що відображають зміни під впливом господарської діяльності. В подальшому ці зміни відображаються та групуються в зведених бухгалтерських документах та реєстрах і концентруються в бухгалтерському балансі, що відображує стан господарських засобів (активів) та їх джерел, а також наявність, розміщення, склад і призначення цих засобів і джерел. Первинний облік здійснюють безпосередньо на виробництві. Наприклад, первинний облік зерна – в рослинницьких бригадах.
Організацією первинного обліку у господарстві керує головний бухгалтер. Відповідальність за стан первинного обліку несуть керівники виробничих підрозділів.
Сільськогосподарські підприємства для збереження сільськогосподарської продукції і товарно-матеріальних цінностей повинні мати добре організоване складське господарство. І завідуючими складами, комірниками укладають договори про матеріальну відповідальність і про додержання ними діючого порядку приймання, зберігання та відпуску цінностей і порядку ведення їх обліку
На складах (у коморах) облік здійснюють матеріально-відповідальні особи у кількісному виразі у Книгах складського обліку або Картках складського обліку матеріалів. У Книзі на кожен вид (орт) матеріальних цінностей відводять певну кількість сторінок. Після кожної операції виводять залишок. Записи проводять тільки у кількісному виразі, але у заголовку сторінки вказують ціну певного виду матеріалу. Облік на складі можуть вести також і у Картках складського обліку, які відкривають окремо на кожну назву і сорт продукції та матеріалів, додержуючись встановленої класифікації цінностей.
Для відображення руху продукції і матеріалів завідуючі складами, комірники щомісяця складають Звіт про рух матеріальних цінностей (форма № 121) і разом з відповідними накладними передають до бухгалтерії. Надходження продукції на склад оформляється накладною. На їх відпуск складають лімітно-забірну картку в двох екземплярах: один видають особі, яка одержала цінності, а інший – комірнику.
Дуже важливим об'єктом первинного обліку є своєчасний і повний облік надходження врожаю зернових. Оприбуткування зерна при зборі врожаю проводиться в початковій бункерній масі. Після сортування і сушіння втрати його, що викликані доробкою (відходи, що не використовуються, втрати вологи та тому подібне) на підставі Актів на сортування і сушку продукції рослинництва списуються.
Рослинницька продукція надходить в господарство в надзвичайно короткі строки при різних погодних умовах. Тому важливим засобом зберігання врожаю є своєчасний і правильно організований її облік. На сільськогосподарських підприємствах ведеться облік вирощеного урожаю у процесі його руху від поля до комори та інших місць зберігання. До початку збирання урожаю слід перевірити якість підготовки місць прийому і зберігання продукції, стан вагового господарства, інструктаж завідувачів токів, комірників та інших матеріально відповідальних осіб.
Для обліку урожаю сільськогосподарських культур використовуються єдині форми первинних документів для всіх типів сільськогосподарських підприємств.
Урожай зернових культур збирають роздільним або прямим комбайнуванням. Первинний облік зернової продукції, одержаної від урожаю, може здійснюватися декількома варіантами. В кожному господарстві обирають один з них, який найбільше підходить до умов даного підприємства.
Перший варіант обліку одержаної зернової продукції передбачає використання путівок на вивезення продукції з поля (форма № 77а). До початку збирання бухгалтерія видає кожному комбайнеру потрібну кількість бланків путівок, на кожному з яких зазначено назву господарства. Комбайнер на кожне відправлення зерна від комбайна виписує путівку в трьох примірниках, де зазначає своє прізвище, ім'я та по батькові, номер відділу, куди відправлено зерно, назву продукції і сорт, номер поля і автомобіля, прізвище водія і бункерну масу зерна, затверджує все комбайнер підписом. Заповнену путівку комбайнер передає водієві, який розписується про одержання зерна в усіх трьох примірниках.
Вагар повинен зважити зерно, що надійшло на від комбайна на тік чи до комори господарства і передати другий і третій примірники путівки завідувачу току (комірникові), який залишає у себе для звіту третій примірник, а другий повертає водієві.
Якщо на підприємстві прийнято другий варіант первинного обліку зерна, то за ним використовують Реєстри відправлення зерна та іншої продукції з поля (форма №77). При цьому комбайнер на кожний автомобіль один раз на день (під час першого завантаження машини) виписує реєстр у трьох примірниках. Перший примірник реєстру залишається у комбайнера, другий і третій примірники він передає водієві автомобіля або іншого транспортного засобу. Водій, в свою чергу, другий примірник реєстру залишає у себе, а третій передає завідувачу току або комірнику. За зміну у нього може накопичитися кілька других примірників реєстрів залежно від кількості комбайнів, від яких він відвозив зерно. У осіб, які приймають зерно від водіїв (трактористів)- також за зміну може зібратися декілька третіх примірників реєстру залежно від кількості комбайнерів, зайнятих на збиранні урожаю, і кількості водіїв, які доставляють зерно від комбайнів.