Для изложения организационных аспектов управления экономическим субъектом по созданию подразделений внутреннего аудита может быть использовано понятие «служба». Под службой следует понимать организационно-штатную единицу, включающую в себя работника, группу, бюро, отдел, управление, департамент или другой элемент организационной структуры управления (структурное подразделение) и специализирующуюся на выполнении комплекса однородных функций управления.
Основным объектом деятельности службы внутреннего аудита является финансово-хозяйственная деятельность организации. Целесообразно сохранить в отдельных случаях прежний порядок, сформировавшийся при функционировании контрольно-ревизионной службы, и при необходимости привлекать опытного специалиста, как представителя службы внутреннего аудита.
Однако служба внутреннего аудита решает более широкий спектр задач, чем контрольно-ревизионная служба. Поэтому в её составе должны быть не только специалисты по проверке финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и другие специалисты (по налогообложению, правовым вопросам, финансовому анализу и т.д.) осуществляющих информационное взаимодействие в виде прямых и обратных связей, имеющих соответствующее материально-техническое и информационное обеспечение и подчиняющихся соответствующему исполнительному органу.
Несомненно, сотрудники службы внутреннего контроля должны иметь образование, соответствующее характеру их деятельности. Целесообразно в составе службы внутреннего аудита предусмотреть наличие аудитора, имеющего соответственный квалификационный аттестат, поскольку он должен владеть специфическими приемами проверки, которые базируются на оценке существенности и аудиторского риска.
Рассмотрим примерный состав службы внутреннего аудита и свойственные её членам функциональные обязанности:
1. Руководитель службы (аттестованный аудитор)- это наиболее квалифицированный специалист, обладающий разносторонними знаниями и навыками, способный дать высшему руководству самый компетентный совет в области экономики и финансов. Главный аудитор в идеале должен иметь познания и практические навыки в области бухгалтерии, налогового права, экономики, финансового менеджмента, общей юриспруденции, маркетинга, общего управления, менеджмента персонала, иметь собственно аудиторские знания и навыки. Кроме того, он должен знать задачи, поставленные высшим руководством перед организацией, возможности и потребности коллектива, внешние связи своей организации. Ему необходимы достаточные знания в области компьютерной техники и технологии.
Рассмотрим функции руководителя:
- составляет план-графика проверок;
- определяет состав группы для проверки филиала и документальное оформление результатов аудиторских процедур;
- может взять на себя проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности;
- проводит консультации по отдельным вопросам;
- контролирует выполнение приказов и распоряжений руководителя головной организации по финансово-хозяйственным вопросам;
- составляет общий отчет о проделанной службой внутреннего аудита работе;
- может разрабатывать методический материал по повышению профессионального уровня работников бухгалтерии и управления, проводить семинары по доведению последних требований налогового законодательства и т.п. (в данный момент он может принять участие в разработке регистров для ведения на предприятии налогового учета).
2. Специалист по расчетам с головной организацией:
- проводит анализ финансовых потоков между филиалами и головной организацией;
- консультирует по финансовым вопросам;
- участвует в составлении общего плана и программы внутреннего аудита;
- участвует в текущем контроле за финансовой деятельностью филиалов;
- составляет отчет по результатам внутреннего аудита.
3. Специалист по камеральным и документальным проверкам отчетности филиалов:
- составляет план-график проверок;
- комплектует выездную группу;
- организует и осуществляет текущий контроль работы с филиалом;
- составляет общий план и программу внутреннего аудита;
- доводит до сведения руководителя службы основные результаты аудита, которые могут повлиять на содержание и выводы отчета о внутреннем аудите;
- участвует в подготовке и непосредственно осуществляет и документально оформляет результаты аудиторских процедур;
- составляет отчет по результатам внутреннего аудита;
- организует и контролирует работу участников выездных аудиторов;
- проводит консультации, проверку выполнения приказов и распоряжений руководителя головной организации по финансово-хозяйственным вопросам.
4. Специалисты по налогообложению, по правовым вопросам, по финансовым вопросам.
5. Специалист владеющий навыками контроля в соответствующих технико-технологических направлениях. (т.к. в организации могут быть специализированные контролирующие подразделения, такие как: отдел методов и средств контроля, отдел входного контроля, отдел технического контроля, работники обслуживающие функционирование компьютерных систем и т.д.)
Специалисты по налогообложению, правовым вопросам и финансовому анализу могут не состоять в штате и привлекаться к работе на договорных началах наряду с экспертами.
Применяя отдельные положения аудиторского правила (стандарта) «Использование работы эксперта» служба внутреннего аудита при необходимости должна иметь возможность привлекать к работе экспертов - не состоящих в штате специалистов, имеющих достаточные знания и (или) опыт в определенной области (по определенному вопросу), отличной от бухгалтерского учета и аудита, и дающий заключение по вопросу, относящемуся к этой области.
Сведения о службе внутреннего аудита, о порядке её образования и полномочиях должны быть зафиксированы соответствующим распоряжением по головной организации. Обязанности сотрудников службы и уровень их квалификации должны быть зафиксированы в должностных инструкциях.[5]
5. Записи по программе аудита
Записи по программе аудита должны включать в себя:
а) записи, связанные с отдельными аудитами:
- планы аудита,
- отчеты (акты) по аудиту,
- отчеты о несоответствиях,
- отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям,
- отчеты о действиях по результатам аудита, если это требуется;
б) результаты анализа программы аудита;
в) записи о персонале, привлекаемом к аудиту:
- оценка компетентности аудитора и его деятельности,
- выбор аудиторской группы,
- поддержание и повышение компетентности.
Записи должны храниться и должным образом быть защищены.[5] Поэтому было решено создать базу данных «Внутренний аудит».
6. Практическая часть
База данных «Внутренний аудит» была создана для удобства использования и хранения комплекта документов по внутренним аудитам, которые проводятся в Саратовском Государственном Университете.
Электронная база данных внутренних аудитов создана на основе электронной таблицы Excel, которая часто используется для ведения простейших баз данных. Таблица, используемая в качестве базы данных, состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись.
Таблица состоит из следующих столбцов:
структурное подразделение-
Указывается название подразделения (факультет, управление и др.);
наименование подразделения
Указывается название подразделениё (нано и био-мед.технологий);
номер аудита-
Указывается порядковый номер аудита;
проверяемый элемент-
Указываются пункты, по которым проводится проверка;
приказ-
Указывается номер приказа и дата подписания приказа;
номер плана-
Указывается номер плана;
программа аудита-
Указывается дата проведения аудита;
номер отчёта-
Указывается номер отчёта о проведении аудита.
Основная работа любой базы данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записи поиск информации затрудняется. Поэтому для облегчения поиска производится сортировка данных по различным признакам.
Для облегчения поиска документов различной категории в базе они выделены различными цветами.
Особенностью электронной базы данных внутренних аудитов является то, что в ней используется команда гиперссылки. Эта команда дает возможность вставлять ссылку в исходную программу (ячейку таблицы Excel), которая позволяет перейти в определенное место конечного документа (в документ Word). При нажатии на ссылку в исходной ячейке таблицы конечный документ открывается на нужном месте в соответствующей программе (Word).
Заключение
В результате курсовой работы была разработана база данных «Внутренний аудит».
Были решены следующие задачи:
изучено понятие «внутренний аудит», выяснены его задачи, функции и характеристики;
рассмотрены виды внутреннего аудита;
была разобрана схема проведения внутреннего аудита;
изучен состав службы внутреннего аудита;
рассмотрен комплект документов по программе аудита.
В базу данных были занесены данные по аудиту, проведённому в Саратовском Государственном Университете. База данных «Внутренний аудит» будет постоянно пополняться по ходу проведения следующих внутренних аудитов.
Список использованных источников
1)Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. М., 1998
2) Мельник М.В. Ревизия и контроль: Учебное пособие для вузов-М: ИД ФБК-ПРЕСС,2003
3) http://www.std1.ru/
4) http://www.fineart-audit.ru/services/risk-management/internal_audit/
5) ГОСТ Р ИСО 19011-2003. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента.