Концептуально система бухгалтерского учета обособлена от конт-
рольных процедур, образующих третий элемент структуры контроля.
Однако на практике такого разделения между системой бухгалтерского
учета, использующейся для достижения целей контроля, и процедурами
контроля хозяйственных операций, регистрируемыми системой бухгал-
терского учета, не существует. Именно поэтому состав и содержание кон-
трольных процедур зависит от элементов системы бухгалтерского учета,
например средств обработки, объема хозяйственных операций, уровня
совершенства и т.п. Простая ручная система бухгалтерского учета и вы-
сокосовершенная система бухгалтерского учета на базе компьютерных
технологий направлены на достижение целей проведения контроля в слу-
чае, если процедуры контроля хозяйственных операций, обработанных
каждой системой, соответствуют ей. :;
Так, ручная система бухгалтерского учета, использующаяся для об
работки счетов-фактур на реализацию продукции, может способствовать достижению цели, заключающейся в контроле за процессом реализации в случае, если:
• все счета-фактуры и документы на отгрузку были предварительно пронумерованы;
• отсутствующие или неподходящие документы были выявлены и от-корректированы лицами, не занимающимися отгрузкой или составлением счетов-фактур;
• персонал службы контроля провел проверку и утвердил вышеука-занные процедуры.
В совершенной компьютеризированной системе соответствующая процедура контроля обычно включает в себя:
• проверку совместимости заказов на отгрузку с файлом заказа и фай-
лом хозяйственной операции по реализации;
• выдачу компьютером отчета;
• управление программами защиты файлов данных;
• осуществление контроля и руководства со стороны персонала, име-ющего соответствующие полномочия.
В каждом случае состав процедур контроля определяется составными элементами системы бухгалтерского учета.
Система же бухгалтерского учета сама является предметом, для которого необходим строгий внутренний контроль. Но поскольку система бухгалтерского учета является неотъемлемой частью всех функциональных областей, то нет необходимости представлять ее в виде отдельной схемы. Цели системы внутреннего контроля и примеры средств контроля на ООО "Транссервис ЛТД", используемых для их достижения, приводятся ниже.
| Цели внутреннего контроля в области системы бухгалтерского учета | Примеры средств внутреннего контроля, служащих для достижения целей |
| 1. Система бухгалтерского учета должна отражать все санкционированные, и только санкционированные операции | Контроль доступа к терминалам, с которых осуществляется непосредственный ввод информации (пароли и прочие идентификационные процедуры): - исключительный доступ для ограниченного круга пользователей- контроль за взаимосвязанными операциями- документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей- проверка полноты бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер- разделение обязанностей между подготовкой первичных документов, санкционированием хозяйственных операций и разноской по счетам бухгалтерского учета |
| 2. Точная входящая информация | Внутренняя проверка на начальной стадии:- выборочные проверки суммирования расчетов- использование внутрифирменных должностных инструкций, профессиональная подготовка и эффективный надзор- регулярные проверки качества выполненного анализа- анализ внутренними аудиторами ошибок кодирования |
| 3. Точная разноска по регистрам бухгалтерского учета | Регулярная сверка счетов:- регулярное составление пробного баланса- использование документов дебиторов и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета расчетов с дебиторами и кредиторами- сверка выписок банка и кассовой книги- контроль соблюдения сметы и прочие виды контроля за существенными суммами |
| 4. Сохранность учетных документов | Создание надежных копий банка данных и файлов данных (для компьютеризованной системы), изменяющихся при каждом новом появлении информации:- ограниченный доступ к массиву информации или проверка персонала- обеспечение конфиденциальности и сохранности всех, не дублируемых данных- дублируемое электропитание на случай сбоев в сети |
| 5. Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников предприятия | Разделение обязанностей:- ротация обязанностей- обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников- своевременная регистрация документов, активов- регулярная сверка счетов бухгалтерского учета- достаточные трудовые ресурсы в пиковые периоды |
| 6. Обеспечение оперативной управленческой информации | Использование предельных сроков представления внутренней отчетностиРегулярные консультации о ценности и достаточности представляемой информации |
| 7. Выявление необычных или аномальных фактов | Обязательное представление документов, если операция превышает установленные лимиты времениРегулярный анализ существенных отклонений |
2.2. Функциональные области контроля
Наиболее общими функциональными областями контроля на ООО “Транссервис ЛТД” являются:
1. реализация и дебиторская задолженность
2. снабжение и кредиторская задолженность
3. платежи по счетам и поступление денежных средств в кассу
4. расчеты с персоналом по зарплате
5. инвестиции
6. основные средства
7. запасы
В нижеприведенной таблице дано описание каждой из указанных функциональных областей
| Организация контроля | Функциональные области |
| 1. Основные цели внутреннего контроля в конкретной функциональной области | Реализация и дебиторская задолженность Поступление денежных средств Снабжение и кредиторская задолженность |
| 2. Основные направления контроля в определенной функциональной области | Погашение кредиторской задолженности Денежные средства в кассе Запасы Расчеты заработной платы Инвестиции |
| 3. Процедуры внутреннего контроля, которые могут быть применены в функциональных областях | Основные средства Нематериальные активы |
2.3. Организация документооборота
Правильная организация документооборота — неотъемлемое условие успешной работы ООО “Транссервис ЛТД”.
Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях дая других участников хозяйственных операций, а также для работников органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”, п. 7 ст. 9).
Согласно Закону “О бухгалтерском учете” все первичные учетные документы ООО “ТРанссервис ЛТД” составляются по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” является коммерческой тайной организации. Статья 139 ч. IГражданского кодекса РФ оговаривает условия, при которых документ как носитель информации может составлять коммерческую тайну организации:
• информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;
• к ней нет доступа на свободном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Ответственность за противоправные действия с документами и ин-формацией предусмотрена Уголовным кодексом РФ, введенным в действие с 1 января 1997 г. Так, ст. 183 УК РФ гласит: “Собирание сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом в целях разглашения либо незаконного использования этих сведений наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или ииого дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет”.