Для обліку цінностей, що зберігаються в грошовому сховищі, завідуючий касою веде книгу обліку готівки оборотної (операційної) каси й інших
цінностей банку, а також книгу обліку наявності іноземної валюти та платіжних документів в іноземній валюті, що знаходяться в касі. У цих книгах щоденно вказуються загальні суми залишку окремих видів цінностей на кінець кожного дня, а в книзі обліку готівки оборотної (операційної) каси та інших цінностей банку, крім того, відображаються ще й обороти по надходженнях та видатках готівки в національній валюті за день.
Перевірка грошових білетів та монети повинна проводитись таким чином:
1. Грошові білети оборотної (операційної) каси спочатку перевіряються за пачками і корінцями, монета — за надписами на ярликах, прикріплених до мішків, а заздалегідь підготовлені для видачі і запаковані гроші — за надписами на ярликах, прикріплених до мішків. Загальна сума грошей звіряється з даними книги обліку готівки оборотної (операційної) каси й інших цінностей. Після зазначеної перевірки грошові білети й монета оборотної (операційної) каси підлягають суцільному поаркушному перерахуванню і перерахуванню за кружками.
Аудитор, передаючи касирові грошові білети для поаркушного перерахування, попередньо знімає з корінця бандероль і залишає її в себе разом з часткою грошових білетів для контролю. Аудитор, перерахувавши гроші, повинен повідомити їх суму або кількість білетів, до яких аудитор додає суму грошей або кількість білетів, залишених для контролю, і, одержавши результат, порівнює з даними бандеролі. При співпаданні загальної суми (кількості білетів) залишені на контролі грошові білети передаються касиру для перерахування і формування корінця в установленому порядку. При невідповідності гроші повинні бути перераховані аудитором, після чого знову перераховані і обандеролені в установленому порядку касиром, який проводив їх первісне перерахування. Бандеролі, верхня накладка і обв'язка з нерозрізаною пломбою від розкритої пачки повинні залишатися у аудитора до повного перерахування всіх грошей, що знаходяться в пачці.
Грошові білети і монети, які знаходяться у вечірній касі, перевіряються за пачками, корінцями і надписами на ярликах, прикріплених до мішків, а гроші, запаковані в сумки для видачі заробітної плати, — за надписами на ярликах. Загальна сума грошей порівнюється з даними касового журналу вечірньої каси або контрольної стрічки контрольного касового апарату, а також контрольної відомості щодо перерахування виручки. Сума приходних касових документів звіряється з підсумком касового журналу або контрольної стрічки і контрольною відомістю. Після такої звірки грошові білети і монета перераховуються повністю поаркушно і за кружками.
Грошові білети і монета, які знаходяться в касі перерахування, перевіряються поаркушно і за кружками в розмірі, що визначається керівником відділу внутрішнього аудиту або керівником установи банку, за розпорядженням якого проводиться перевірка;
Нерозкриті сумки з проінкасованою виручкою підприємств і організацій, готівкою кас банку при підприємствах, які знаходяться в касі перерахування, у вечірній касі та під відповідальністю інкасаторів, звіряються з даними накладних (супровідних відомостей), журналів обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок, реєстрів, путьових відомостей і довідок про порожні сумки, видані інкасаторам при виїзді їх на маршрути.
При виявленні сумок, які мають пошкодження, з порушеними пломбами і печатками чи з пломбами і печатками, що не відповідають зразкам, гроші, що в них знаходяться, перераховуються поаркушно. У разі необхідності до участі в перерахуванні грошей можуть бути залучені представники відповідних підприємств і організацій, а також правоохоронних органів;
Нерозібрані посилки з грошима розкриваються і перевіряються за пачками і корінцями, а в несправній упаковці — поаркушно;
Іноземна валюта та дорожні чеки в іноземній валюті перевіряються за пачками, корінцями і надписами на ярликах, прикріплених до мішків, і, крім того, поаркушним перерахуванням і перерахуванням за кружками в розмірі, який визначає керівник перевірки. Перерахована іноземна валюта повинна бути також перевірена на достовірність.
У разі виявлення недостачі або надлишку грошових білетів усі пачки, сформовані касиром, у якого вони виявлені, підлягають суцільному поаркушному перерахуванню. На розсуд керівника ревізії такій перевірці підлягає і монета при виявленні її недостачі або надлишку в мішку.
Суми розписок та інших документів, не проведених через бухгалтерський облік, у виправдання залишку каси не приймаються і вважаються нестачею касира. При цьому ці недостачі грошей незалежно від суми (навіть якщо вони погашені при виявленні) списуються у видатки по касі і записуються на рахунок № 3552 за особистим рахунком працівника, в якого виявлена нестача, та обліковуються на цьому рахунку до повного їх погашення.
Тобто при виявленні нестачі робиться проводка:
Дт — 3552 “Нестачі та інші нарахування на працівників банку”
Кт — 1001 “Банкноти та монета в касі банку”.
А при погашенні касиром нестачі здійснюється проводка такого виду:
Дт — 1001 “Банкноти та монета в касі банку”
Кт — 3552 “Нестачі та інші нарахування на працівників банку”.
Якщо нестача грошей є результатом розтрати, недбалості або розкрадання, керівник установи банку повинен негайно повідомити про це правоохоронним органам і до їх рішення усунути від роботи з цінностями працівника банку, в якого виявлена нестача.
До акта про виявлені нестачі (надлишки) при перерахуванні грошей, що надсилається до вищої установи відповідного банку, додається спеціальне повідомлення за підписами керівника і головного бухгалтера установи банку із зазначенням в ньому місця і дати події; дати виявлення нестачі або надлишку; характеру події (розтрата, розкрадання, пограбування, підробка); суми завданого збитку; посади, прізвища, імені та по батькові винної особи; часу його роботи в банку і заходів щодо забезпечення інтересів банку і надходження коштів на відшкодування збитку.
Виявлені надлишки каси повинні бути оприбутковані і поверненню не підлягають. В окремих випадках повернення цих сум може проводитись за клопотанням підприємств, об'єднань, організацій і установ шляхом зарахування на їх рахунки, а також окремих осіб з дозволу керівника установи банку після розгляду обставин, які підтверджують належність їм надлишків, що утворилися.
Тобто при виявленні надлишку в касі банку бухгалтерія повинна здійснити таку проводку:
Дт — 1001 “Банкноти та монета в касі банку”
Кт — 6399 “Інші банківські операційні доходи”.
У тому разі, якщо з'ясується, що виявлений надлишок належить клієнту банка, цей факт слід детально перевірити і зробити проводку типу:
Дт — 1001 “Банкноти та монета в касі банку”
Кт — 2600 “Поточні рахунки суб'єктів господарської діяльності”.
Якщо ж після розгляду обставин, що призвели до утворення надлишку, буде доведено належність його окремій особі (наприклад, касиру банку), керівник установи банку може прийняти рішення щодо повернення суми надлишку. У цьому випадку проводка матиме вигляд:
Дт — 3659 “Інші нарахування працівникам банку”
Кт — 1001 “Банкнота та монета в касі банку”.
Усе листування, що стосується розкрадань, розтрат та інших зловживань, а також нестач здається в архів лише після повного погашення заборгованості або списання цього боргу з балансу банку .
Перевірка бланків цінних паперів, суворої звітності та інших цінностей і документів у банку “Весна”.
У грошовому сховищі банку, крім готівкових грошей у національній та іноземній валюті, зберігаються бланки цінних паперів і суворої звітності, а також інші цінності та документи.
До бланків цінних паперів відносяться:
* акції;
* облігації внутрішніх республіканських та місцевих позик;
* казначейські зобов'язання;
* ощадні сертифікати;
* прості та переказні векселі;
* приватизаційні папери;
* інші бланки, передбачені чинним законодавством. До бланків суворої звітності відносяться:
* грошові та розрахункові чекові книжки;
* лімітовані чекові книжки;
* дозвіл на вивіз іноземної валюти (форма 01);
* довідки форми 377 та 377А;
* доручення на видачу коштів (форма М-2);
* вкладні книжки;
* ощадні книжки;
* депозитні книжки;
* трудові книжки та вкладиші до них;
* платіжні картки;
* квитанції;
* конверти з ПІН-кодами;
* інші бланки суворої звітності.
До інших цінностей і документів, що зберігаються в грошових сховищах установ банків, належать:
* цінності та документи, які не враховуються на інших позабалансових рахунках (наприклад дорожні чеки, отримані від емітентів на консигнацію);
* цінності та документи, які на час надходження не можуть бути зараховані на відповідні балансові та позабалансові рахунки;
* цінності та документи, списані з інших рахунків, але не видані за призначенням.
У плані рахунків позабалансові операції обліковуються у 9 класі. Зокрема, для обліку бланків цінних паперів призначений позабалансовий рахунок № 9820, для обліку бланків суворої звітності—рахунок № 9821, а інші цінності та документи обліковуються на рахунку № 9819. Обороти по надходженнях та видатках цих позабалансових рахунків також відображаються у книзі обліку готівки оборотної (операційної) каси й інших цінностей банку, книзі обліку бланків суворої звітності або в іншому аналогічному документі.
Крім того, для обліку бланків цінних паперів і бланків суворої звітності, а також інших цінностей і документів використовуються позабалансові рахунки групи 989 “Бланки та цінності в підзвіті та в дорозі”: