За характером інвентаризації поділяють на планові і позапланові.
Планова інвентаризація проводиться за завчасно складеним планом відповідно до розробленого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту).
Позапланова інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника господарства (за вимогою перевіряючого органу, у випадках пожежі, стихійного лиха тощо). Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.
Порядок проведення інвентаризації.
Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України від 11 серпня 1994р. №69.
Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником підприємства, окрім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме:
- при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство та в інших випадках, передбачених законодавством;
- перед складанням річної бухгалтерської звітності (але не раніше 1 жовтня). При цьому інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років;
- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
- при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей;
- за рішенням судово-слідчих органів;
- у випадках аварій, пожежі, стихійного лиха, ліквідації підприємства.
Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолювана керівником підприємства або його заступником за обов'язковою участю головного бухгалтера і матеріально відповідальних осіб. Склад комісії, об'єкти інвентаризації, порядок її проведення визначаються наказом керівника. Відповідальність за своєчасне й якісне проведення інвентаризації несе керівник підприємства.
Інвентаризація проводиться, як правило, на 1-ше число місяця. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після 1-го числа, а дані інвентаризації коригувати станом на 1-ше число.
До початку інвентаризації матеріальні цінності на складах повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за найменуваннями, сортами і розмірами в порядку, зручному для підрахунку. Це значно прискорює проведення їх інвентаризації.
Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні закінчити опрацювання всіх документів по надходженню і видатку матеріальних цінностей, визначити залишки на рахунках на день інвентаризації.
Матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписки у тому, що всі прибуткові і видаткові документи здані ними до бухгалтерії і що ніяких не оприбуткованих або не списаних на видаток цінностей у них немає.
Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за місцями їх зберігання в присутності матеріально відповідальних осіб. Наявність залишків матеріальних цінностей визначається шляхом підрахунку, зважування, обміру. При інвентаризації матеріальних цінностей, що зберігаються в непошкодженій тарі постачальників, дозволяється, в порядку винятку, їхню кількість встановлювати за документами (з обов'язковою вибірковою перевіркою в натурі правильності документальних даних), про що в інвентаризаційному опису роблять відповідні відмітки. Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально відповідальними особами. Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. Матеріально відповідальні особи на кожному опису ставлять свій підпис під текстом такого змісту: "Всі цінності, поіменовані в даному опису, комісією перевірені в моїй присутності і внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, вказані в опису, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні."
Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, другий - передається до бухгалтерії. Цінності, що не належать підприємству, але знаходяться у нього в користуванні або на відповідальному зберіганні, записують в окремий інвентаризаційний опис. На виявлені інвентаризаційною комісією зіпсовані матеріальні цінності складають акти, в яких вказують причини й осіб, що допустили псування цінностей.
При перевірці наявності грошових коштів у касі приймається до уваги тільки фактична наявність готівки. Ніякі документи або розписки в залишок готівки у касі не включаються. При виявленні нестачі або лишків грошових коштів в акті вказують їх суму і причини виникнення. Виявлена в касі готівка коштів, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається лишком і підлягає зарахуванню в дохід підприємства; нестача коштів - підлягає стягненню з касира.
3. Синтетичний та аналітичний облік основних засобів та іншихнеоборотних активів (30).
Синтетичний облік основних засобів ведеться на рахунку 10 «Основні засоби», який призначений для обліку й узагальнення інформації про наявність і рух як власних основних засобів, так і одержаних за умов фінансового лізингу, а також орендованих цілісних майнових комплексів, які належать до складу основних засобів.
По дебету рахунка 10 «Основні засоби» відображаються:
- надходження основних засобів (придбаних, створених, безоплатно отриманих), зарахованих на баланс підприємства;
- сума витрат, яка пов'язана з поліпшенням об'єкта (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), що приводить до збільшення майбутніх економічних вигод, первісне очікуваних від використання об'єкта;
- сума дооцінки вартості об'єкта основних засобів.
По кредиту рахунка 10 «Основні засоби» відображаються:
- вибуття основних засобів внаслідок реалізації, ліквідації, безоплатної передачі іншим підприємствам;
- часткова ліквідація;
- сума уцінки вартості основних засобів.
Рахунок 10 «Основні засоби» ведеться за субрахунками:
101 «Земельні ділянки»,
102 «Капітальні витрати на поліпшення земель»,
03 «Будинки і споруди»,
104 «Машини й обладнання»,
105 «Транспортні засоби»,
106 «Інструменти, прилади та інвентар»,
107 «Робоча і продуктивна худоба»,
108 «Багаторічні насадження»,
109 «Інші основні засоби».
Аналітичний облік основних засобів ведеться по кожному об'єкту окремо.
Для обліку інших необоротних матеріальних активів, які не входять до
складу об'єктів, які відображаються на рахунку 10 «Основні засоби».
Планом рахунків передбачений рахунок II «Інші необоротні матеріальні активи», який ведеться за субрахунками:
111 «Бібліотечні фонди»,
112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи»,
113 «Тимчасові споруди,
114 «Природні ресурси»,
115 «Інвентарна тара»,
116 «Предмети прокату»,
117 «Інші необоротні матеріальні активи».
На субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» ведуть облік предметів, строк корисного використання яких більше одного року, зокрема спеціальні інструменти і спеціальні пристосування, вартість яких погашається шляхом нарахування зносу за встановленою підприємством нормою з урахуванням очікуваного строку використання таких об'єктів. Аналітичний облік необоротних матеріальних активів ведеться по кожному об'єкту таких активів.
4. Облік операційних витрат (40).
У процесі операційної діяльності підприємства виникають витрати, які не включаються до собівартості продукції (робіт, послуг), і їх не можна віднести до певного доходу звітного періоду. До таких операційних витрат належать:
— адміністративні витрати;
— витрати на збут;
— інші витрати операційної діяльності.
Для обліку операційних витрат використовуються відповідні рахунки:
Рахунок 92 «Адміністративні витрати» призначено для обліку загальногосподарських витрат, пов'язаних з управлінням та обслуговуванням підприємства в цілому, зокрема:
— загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати та ін.);
— витрати на службові відрядження й утримання апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу;
— витрати на утримання основних засобів, інших необоротних матеріальних активів загальногосподарського використання (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водо - постачання, охорона;
— винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські, по оцінці майна тощо);
— витрати на зв'язок (поштові, телеграфні, телефонні, факс тощо);
— амортизація нематеріальних активів загальногосподарського
використання;
— витрати на урегулювання спорів у судових органах;
— податки, збори та інші передбачені законодавством обов'язкові платежі (крім податків, зборів і обов'язкових платежів, які включаються до виробничої вартості продукції (робіт, послуг);
— плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків;
— інші витрати загальногосподарського значення.
Рахунок 93 «Витрати на збут» призначено для обліку витрат, пов'язаних з реалізацією (збутом) готової продукції (товарів, робіт, послуг):