Делопроизводство (стр. 5 из 8)

Обязательному утверждению подлежат:

уставы;

положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

структура, штатная численность и штатное расписание;

акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

должностные инструкции;

правила внутреннего трудового распорядка;

сметы;

расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

Утверждаются документы одним из следующих способов:

ставится гриф " Утверждено" (" Утверждаю" );

издается соответствующий распорядительный документ.

Оба этих способа имеют равную юридическую силу.

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Требования к изготовлению документов

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущий машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений, Существуют определенные правила изготовления документов печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят m нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 — 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 — 3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

• От границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

Ниже приведено краткое описание оформления основных организационно-распорядительных документов.

Учредительный договор – организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица. Учредительный договор оформляется на листах бумаги формата А4 по следующей форме.

Титульный лист

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННРЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«МИЛИДИ»

Ростов н/Д - 2006

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

Вводная часть.

Цель заключения договора.

Наименование и правовая форма организации.

Предмет деятельности.

Местонахождение организации.

Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

Порядок образования имущества.

Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

Порядок управления делами юридического лица.

Права и обязанности участников (учредителей).

Ответственность за нарушения договора.

Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

Порядок рассмотрения споров.

Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.

Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной организации. Общие положения об уставе содержаться в части первой Гражданского кодекса РФ [1]. Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учередительного договора и устава или только учредительного устава. Юридическое лицо, не являющегося коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида. Устав утверждается его учредителями, в соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность организации.

Титульный лист

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ