Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.
По способу документирования различают документы:
- Рукописные письменные (текстовые);
- Изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
- Графические (документы, выполненные графическим способом);
- Фотодокументы;
- Фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
- Кинодокументы (документы, зафиксированные помощью кино- и видеотехники);
- Документы, созданные с помощью компьютерной техники.
В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:
- Входящие (поступившие в организацию);
- Исходящие (отправляемые из организации);
- Внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.
По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают несколько вопросов.
По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные.
По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом. В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы ил отдельные части постоянно повторяющегося текста. Типовые документы используются дл документирования однотипных ситуаций, составляются на основе образца (напр. типовые письма, типовые инструкции и т. д.)
По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синоним подлинника является оригинал. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа или весь документ. Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой « дубликат».
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
В зависимости от сферы деятельности официальные документы делятся на управленческие, научные, технические, производственные и др.
Документы можно классифицировать по их назначению. Распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений.
По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.
Практическое задание
Строительная фирма УТВЕРЖДАЮ
«Подъем» Генеральный директор
5.08.2009 №87 6.09.2009 В.А. Пчела
АКТ
Контроля и приемки строительных материалов
землеустроительных работ
Основание: приказ генерального директора от07.02.2009 № 12 «О закупе строительных материалов для землеустроительных работ, их приемке и контроле».
Составлен комиссией в составе:
Председатель – заместитель главного бухгалтера И.В. Кириенков.
Члены комиссии: начальник службы кадров С.Б. Смирнова, бухгалтер Ю.А. Енина.
Присутствовали: зам. директора по кадровой работе А.А. Астахова, референт генерального директора Ю.П. Бурулева.
В период с 07.02.2009 по 15.02.2009 комиссия проверила на какую денежную сумму рассчитывается строительство и проведение землеустроительных работ. Насколько подготовлена к этому фирма насколько подходит предполагаемое место.
В ходе приемки материалов комиссия установила:
1. Количество заказанного материала на изготовление раствора под фундамент не достает на 6%, взыскать.
2. Количество заказанного кирпича получено верно, но следовало бы сделать заявку на получение еще 0,5 этого количества.
3. В целом все остальные заказанные материалы для землеустроительных работ получены, верно.
Комиссия предлагает дополучить недостающий материал и приступить к делу в пятнадцатых числах сентября.
Акт составлен в трех экземплярах:
1-й экз. направлен директору
2-й экз. – главному бухгалтеру
3-й экз. – в кадровую службу в дело №07-15
Председатель
И.В. Кириенков
Члены комиссии
С.Б. Смирнова
Ю.А. Енина
Список литературы
1. Т.В. Кузнецова «Делопроизводство» Москва МЦФЭР 2004
2. Закон РФ от 23.09.1992 № 3520-1 « О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании имеет происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД РФ. 1992. №42. Ст. 2322; СЗ РФ. 2002. №50. Ст. 4927.
3. Гражданский кодекс РФ от 26.01.1996 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.
4. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. №2. С. 26-31.
5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982. 150 с.
6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994.
7. Делопроизводство. Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 355 с.
8. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000. 477 с.
9. Организации работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002. 575 с.